Organización Y Sistematización

II UNIDAD

El DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

CONCEPTOS

Es el análisis de los planes de acción colectivos, procedimientos, formas de equipo, con el fin de simplificar y estandarizar las operaciones de oficina.

A. OBJETIVOS E IMPORTANCIA

El Objetivo del departamento de sistemas es desarrollar. sistemas y procedimientos eficientes, es decir, la maximización en la utilidad de los recursos humanos, materiales, y financieros. Esto es efectuar una labor con el menor esfuerzo, con el menor tiempo y al menor costo

Los cuatro puntos fundamentales de la importancia del departamento son:

• El campo de acción del departamento de operación

• La profundidad del estudio que va a ejecutarse

• El volumen y el complejo de las operaciones de la compañía

• Si la función de los sistemas va a ser centralizada o descentralizada

Se ha intentado determinar el número del personal asesor de los métodos en relación con el número total del personal de la compañía. Es probable que el mejor camino para enfocar este hecho sea de establecer un modelo basado en los problemas de sistemas que van a encontrarse, por ejemplo con los especialistas en las siguientes campos se consideran como parte del personal necesario de asesoría.

• Modelo de formas y coordinación

• Archivo y manejo de informes

• Examen y análisis de procedimientos y equipos Standard, incluyendo tarjetas perforadas y equipo de computador electrónico..

Si va a centralizarse a función de los sistemas y el departamento de persona de asesoría va a ejecutar el trabajo, actuando en calidad de consultor. La importancia del departamento será también mayor.

B LOCALIZACION

La mayoría de los departamentos de asesoría preferirían que se les instalara en lugar preferente de la jefatura de dirección, en donde estarían rodeados y con el apoyo de la Gerencia. Sin embargo, las necesidades peculiares de la organización en particular deben tomarse en cuenta. Hay varias razones de peso por las que el departamento de sistemas y procedimientos deberá más bien informar al Jefe Ejecutivo o a un vicepresidente. Una de ellas es porque la labor de este departamento se incorpora a todas las funciones colectivas y penetra a través de todos los asuntos departamentales.

En muchas organizaciones importantes en vez de informar al jefe Ejecutivo, este departamento se coloca en la información financiera informando por lo general al Contralor. Puesto que muchos proyectos del departamento de sistemas se relacionan con las actividades financieras y dado que el contralor tiene a su cargo promover la más alta eficiencia dentro do los terrenos de su responsabilidad funcional, es lógico colocar al departamento dentro de esta esfera de acción

La selección objetiva de la localización del departamento debe estar basada en la lógica de colocarlo tan alto como sea posible de la empresa con objeto de ganar la aceptación rápida y universal.

En donde quiera que se sitúe la responsabilidad de los sistemas, el alcance de sus actividades deberá definirse claramente por la Gerencia Ejecutiva y también comprenderse claramente por todos los segmentos de la organización.

Total.- No debe existir misterio acerca de lo que va a hacer cada empleado. Ahora viene el problema de la unidad de sistemas centralizada, contra la descentralizada. Deberá ejecutarse esta labor por un centro de dirección del personal de asesoría que circule por el campo de trabajo o deberá hacerse por asesores de métodos divisionales cuyos programas y técnicas serian coordinados por un pequeño grupo consultor de sistemas en la oficina matriz. En esto podemos recurrir a un principio fundamental: la unidad deberá ser “HECHAA LA MEDIDA” para que se ajuste a la compañía en particular. El número, la variedad de productos y la distribución de las oficinas de la compañía indicará e camino a seguir a favor o en contra de la centralización del personal de sistemas

Son varias las ventajas de la centralización de las unidades de sistemas. Puesto que los problemas de los sistemas y procedimientos con frecuencia atraviesan los métodos de departamento, un grupo centralizado está en la posición de reconocer estas relaciones y de coordinar planes y proyectos con un esfuerzo mínimo. Se elimina duplicar el trabajo y-se reducen los costos.

Las principales ventajas de la descentralización sin la familiaridad.obtenida por el grupo con una operación determinada y la atención rápida y con frecuencia se les puede dar a los problemas que se van presentando.

C. OPCIONES

C-1 DEPARTAMENTO PROPIO

Es muy importante que las empresas cuenten con un departamento de sistemas. Dicha importancia varia de una empresa a otra y existirá sólo cuando la empresa sea grande. El departamento de sistemas y procedimientos trabaja estrechamente y ayuda a todos los otros departamentos en los problemas de sistemas conforme se le solicita.

Los objetivos básicos, el enfoque y el plan de acción, por lo general se discute, y aprueban por los gerentes del departamento de sistemas y del o de los departamentos interesados.

La función de los sistemas y procedimientos es la de un personal de asesoría con las responsabilidades normales y la autoridad de la asignación usual de un personal directivo. El personal de asesoría trabaja como un complemento de las unidades de operación. Los principios aceptados acerca del trabajo eficiente del personal de asesoría, proyectos que este formula, así como de su actuación completa se aplican también a la función de los sistemas-

El departamento de sistemas no espera que el de operación le presente sus problemas más importantes: él hace planes para solucionarlos- El procura prever los problemas y explorar campos de acción antes de que aquellos lleguen, en realidad, a ser “problemas”. Actuación completa de asesoría quiere decir ejecutar un trabajo con tal comprensión como sea posible, sin dejar datos sueltos.- Cuando la dirección de organización tiene la responsabilidad de hacer la verdadera instalación, el departamento de sistemas debe estar listo para ayudar en la instalación del plan suministrado el potencial humano y proporcionando el consejo que se le pide. Es muy conveniente que los interesados en llevar a cabo los nuevos procedimientos participen en su desarrollo, siendo importante también a fin de lograr un escenario satisfactorio, consultar a todos los interesados, antes de la instalación del mismo.

C.1-1 CUALIDADES PEQUERIDAS PARA EL PERSONAL DE SISTEMAS

La persona perfecta para los sistemas debe reunir varias cualidades clave que son necesarias para triunfar en diferentes campos de acción

• Debe tener un espíritu interrogador

• Es el tipo de persona que busca la respuesta al qué, cuándo, por qué, dónde, quién y como al igual que en la profesión del periodismo.

• Capacidad para utilizar la información por medio del análisis. la correlación y el poder creativo-

• capacidad para escudriñar los hechos, dirigirse a lo indispensable, ajustar en su lugar las piezas y atender al todo. así como a las partes.

En resumen, para actuar en este atractivo y variado campo, el especialista en sistemas requiere una personalidad multifacética y diversas habilidades, de las cuales no son las menores en sentido común y a percepción de los valores-

La persona que dirige las actividades del departamento de sistemas y procedimientos debe ser un profesional experimentado que ha hecho el recorrido y puede guiar a su personal en medio de la multitud de escollos. Deberá poseer todas aquellas cualidades que él espera encontrar en los miembros de su persona.

• Don de mando y personalidad

• Capacidad analítica

• Facilidad de hablar y escribir

• Paciencia

• Voluntad

• Sentido Común

• Habilidad necesaria para contratar, congeniar con personas de todo tipo

• Debe reconocer por su voluntad. el mérito de otros y ser capaz de lograr la ejecución de un trabajo usando solo autoridad del jefe del personal .

C.1.2 FASES DE LOS PROGRAMAS

Cuando en una organización se implanta un departamento de sistemas y procedimientos, hay por lo general numerosas oportunidades para su realización en campos productivos. El departamento correspondiente descubre que su fase inicial se concentra, al principio, en la producción de manuales que abarquen el plan de acción y los procedimientos involucrados para llevar a cabo los programas básicos del departamento y en segundo lugar, en la revisión de los procedimientos básicos de la compañía y en la redacción de los manuales que los abarcan.

Por lo común hay seis programas diferentes:

Sistemas de Oficina: Dirige los estudios acerca de los procedimientos y relaciones de organización en términos de alcance la estandarización practicable, simplificación y medición de la producción. En el programa se desarrollan unidades de cálculo de trabajo relacionándolas con el número de empleados que

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