PLAN DE COMUNICACIONES

MATRIZ DE INTERESADOS

Stakeholder Información que necesita ¿Recibe esta información? ¿Por qué? Recomendación

CLIENTE - Plan de Gestión

- Plan del Alcance

- Cronogramas

- Plan de Riesgos

- Plan de Adquisiciones

- Avance del Proyecto

- Actas de reunión

- Planos de Arquitectura

- Planos de Ingeniería

- Informe mensual de ventas

- Informes de cierre La información es contractual. Enviar la información dentro del plazo y frecuencia establecida ya para evitar penalizaciones e insatisfacción por parte del cliente.

GERENTE DE OPERACIONES - Plan de Gestión

- Plan del Alcance

- Cronogramas

- Plan de Riesgos

- Plan de Adquisiciones

- Avance del Proyecto

- Actas de reunión

- Planos de Arquitectura

- Planos de Ingeniería

- Informe mensual de ventas

- Informes de cierre

- Plan de calidad

- Desempeño Es necesario conocer la planificación y el estado de implementación de las mismas, para poder identificar la fortalezas y debilidades de proyecto, de tal forma se tomaran las acciones correctivas necesarias La información debe de estar actualizada y disponible.

GERENTE DE PROYECTO - Avance del Proyecto

- Actas de reunión

- Cronograma Actualizado

- KPI proyecto

- Desempeño

- Informe mensual de ventas

- Control de Cambios Es necesario conocer la planificación y el estado de implementación de las mismas, para poder identificar la fortalezas y debilidades de proyecto, de tal forma se tomaran las acciones correctivas necesarias

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INGENIERO DE PROYECTO - Gestión

- Plan del Alcance

- Cronogramas

- Plan de Riesgos

- Plan de Adquisiciones

- Avance del Proyecto

- Actas de reunión

- Planos de Arquitectura

- Planos de Ingeniería

- Informe mensual de ventas

- Informes de cierre

- Plan de calidad

- Desempeño Es necesario conocer la planificación y el estado de implementación de las mismas, para poder identificar la fortalezas y debilidades de proyecto, de tal forma se tomaran las acciones correctivas necesarias

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JEFE DE DESARROLLO - Cronogramas

- Planos de replanteo y de proyecto

- Reportes de ensayos

- Reportes de rendimientos

- Informes de supervisión de trabajos

- Informes de incidentes

- Requerimientos de materiales,

- equipos y personal

- Avance del Proyecto

- Actas de reunión

- Cronograma Actualizado

- KPI proyecto

- Desempeño

- Informe mensual de ventas

- Control de Cambios Es necesario conocer la planificación y el estado de implementación de las mismas, para poder identificar la fortalezas y debilidades de proyecto, de tal forma se tomaran las acciones correctivas necesarias

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ANALISTA DE DESARROLLO - Reporte Diario de actividades Se debe de controlar el avance diario del proyecto para evaluar el cumplimiento del cronograma y la eficacia del sistema implementado

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JEFE DE MANTENIMIENTO - Cronogramas

- Planos de replanteo y de proyecto

- Reportes de ensayos

- Reportes de rendimientos

- Informes de supervisión de trabajos

- Informes de incidentes

- Requerimientos de materiales,

- equipos y personal

- Avance del Proyecto

- Actas de reunión

- Cronograma Actualizado

- KPI proyecto

- Desempeño

- Informe mensual de ventas

- Control de Cambios Es necesario conocer la planificación y el estado de implementación de las mismas, para poder identificar la fortalezas y debilidades de proyecto, de tal forma se tomaran las acciones correctivas necesarias

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ANALISTA DE MANTENIMIENTO - Reporte Diario de actividades

Se debe de controlar el avance diario del proyecto para evaluar el cumplimiento del cronograma y la eficacia del sistema implementado.

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JEFE DE INFRAESTRUCTURA

ANALISTA DE INFRAESTRUCTURA - Cronogramas

- Planos de replanteo y de proyecto

- Reportes de ensayos

- Reportes de rendimientos

- Informes de supervisión de trabajos

- Informes de incidentes

- Requerimientos de materiales,

o equipos y personal

- Avance del Proyecto

- Actas de reunión

- Cronograma Actualizado

- KPI proyecto

- Desempeño

- Informe mensual de ventas

- Control de Cambios Es necesario conocer la planificación y el estado de implementación de las mismas, para poder identificar la fortalezas y debilidades de proyecto, de tal forma se tomaran las acciones correctivas necesarias

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ANALISTA DE INFRAESTRUCTURA - Reporte Diario de actividades Se debe de controlar el avance diario del proyecto para evaluar el cumplimiento del cronograma y la eficacia del sistema implementado

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ANEXO I

Plan de Gestión de Comunicaciones PMBOOK 10.1.3.1

Componente Descripción

Grupo Grupo 7

Título del Proyecto Implantación del Portal de Perugas

Gerente de Proyecto Carlos Cabrera / Gerente del Proyecto

Coord. de Tecnologías de Información Sénior

Requisitos de comunicaciones de los interesados

Información que debe ser comunicada a) Plan de Gestión

b) Plan del Alcance

c) Cronogramas

d) Plan de Riesgos

e) Plan de Adquisiciones

f) Avance del Proyecto

g) Actas de reunión

h) Planos de Ingeniería

i) Informe mensual de ventas

j) Plan de Calidad

k) Informes de cierre

Ver anexo 2. Matriz de Comunicaciones.

Responsables de distribuir la información Los responsables de distribuir la información son: Gerente de Proyecto, Ingeniero de Proyectos, Jefe de Área, Analista de Desarrollo, Analista de Mantenimiento, Técnico de Mantenimiento, Analista de Infraestructura.

Ver anexo 2. Matriz de Comunicaciones.

Personas que recibirán la información Las personas que recibirán la información serán: El cliente, sponsor, coordinador del proyecto, comité de control de cambios.

Métodos o tecnologías para recibir la información Las tecnologías para recibir la información será por medio de:

a) Documento digital (PDF) por Vía correo electrónico

b) Colgado en la NUBE (Dropbox)

c) Documento Impreso

Ver anexo 2. Matriz de Comunicaciones.

Todos los correos electrónicos deberán seguir las siguientes pautas:

1. Los correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto de System Support & Service y el Cliente deberán ser enviados por el Project Manager con copia al Sponsor, para establecer una sola vía formal de comunicación con el Cliente.

2. Los enviados por el Cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto de System Support & Service deberán ser copiados al Project Manager y el Sponsor (si es que éstos no han sido considerados en el reparto), para que todas las comunicaciones con el Cliente estén en conocimiento de los responsables de la parte contractual.

3. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto de System Support & Service deberán ser copiados a la lista del Equipo de System Support & Service que contiene las direcciones de los miembros, para que todos estén permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto.

Frecuencia de comunicación La frecuencia de comunicación será: mensual, semanal y a diario.

Ver anexo 2. Matriz de Comunicaciones.

Proceso de Escalamiento

Método para actualizar y refinar el plan de comunicaciones El Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado cada vez que:

1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.

2. Hay una acción correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de información de los stakeholders.

3. Hay personas que ingresan o salen del proyecto.

4. Hay cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.

5. Hay cambios en la matriz autoridad versus influencia de los stakeholders.

6. Hay solicitudes inusuales de informes o reportes adicionales.

7. Hay quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de información no satisfechos.

8. Hay evidencias de resistencia al cambio.

9. Hay evidencias de deficiencias de comunicación intra proyecto

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