Plan Comunicacion

Reuniones informativas

Desarrollar jornadas y espacios de información para los públicos internos sobre el contenido del plan de comunicación.

• Creación y concertación de espacios (cara a cara).

• Citar responsables.

• Periodicidad: mensual.

• Público: general.

Proceso de inducción y re-inducción

Estandarizar los procesos de inducción y re-inducción con el fin de mantener presentes la misión, visión y políticas de la empresa, con coherencia entre los objetivos de la misma y la actitud que deben tener los colaboradores para desarrollar su trabajo.

• Material didáctico: presentación del video institucional y exposición en Power Point de la historia, objetivos, misión, visión, principios, políticas y productos de la empresa.

• Recorrido y visita a cada una de las plantas de la empresa.

• Responsables: Departamento de comunicaciones.

• Periodicidad del proceso de re-inducción: anual.

• Público: stakeholders nuevos y antiguos.

Intranet

Fomentar y divulgar la información referente a las actividades, logros y metas alcanzados por la organización, a través del plan de comunicación.

• Información actualizada.

• FAQ (preguntas más frecuentes).

• Encuesta de la semana.

• Público: administrativo y operativo.

Producción audiovisual

Realización de un video institucional que enseñe a los stakeholders nuevos y antiguos, en los procesos de inducción y re-inducción cuál es la historia, los objetivos, la misión, visión, principios, políticas y productos de la empresa.

• Entrevistas.

• Duración: 10 minutos

Boletín informativo “Míster”

Este medio de información busca mantener informado mensualmente al personal de las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa, además, contiene un espacio en el que el colaborador puede opinar y manifestar sus ideas.

• Impresión (100)

• Periodicidad: mensual.

• Responsable: Comunicador social.

Cartilla ilustrativa

El propósito es realizar un cuento que informe de manera lúdica los logros de la organización.

• Impresión (100)

• Periodicidad: anual.

• Responsable: Oficina de comunicación y publicidad.

Creación de un manual de carteleras

Informar aspectos que son importantes para el cliente interno, de allí que se tenga en cuenta los sitios estratégicos para su ubicación y obviamente la información pertinente y su lecturabilidad.

• Responsable: Oficina de comunicación y publicidad.

Cd’s Informativos (AUDIO)

El propósito es llegar a los públicos que no tienen accesibilidad a la Internet y/o Intranet.

• Públicos: Operarios.

• Periodicidad: Anual

• Copias: 40

Identificación de líderes

La idea es nombrar dos líderes en cada una de las plantas que facilite y ayude a informar las diferentes actividades que contempla el plan de comunicación.

• Públicos: operarios y/o administrativo.

• Periodicidad: anual.

Diseño de un logo y un manual de imagen

Crearle una nueva imagen corporativa a la organización que sea más acorde a los productos que ofrece la empresa, institucionalizándola en un manual de imagen que logre posicionar productos y armonizar los espacios de la empresa.

• Diseñar la hoja membreteada con el logo.

• Diseñar plantillas de power point.

• Institucionalizar un tipo de letra.

• Institucionalizar los colores del logo.

Creación de un buzón de sugerencias

Recoger, leer y analizar las sugerencias que hacen los stakeholders.

• Ubicación estratégica.

• Clasificación de la información (positiva y negativa).

• Periodicidad de la recolección: mensual.

Creación de un correo electrónico

A través de la Intranet (Outlook) crear un correo al que los colaboradores envíen sus sugerencias, dudas y opiniones.

• Dar a conocer la existencia del correo.

• Enviar los mensajes con la opción “confirmación de lectura”.

Sistema de medición de lecturabilidad de los mensajes

Implementar un sistema de medición que indique qué tan receptivos han sido los mensajes enviados, de igual forma cuál es el impacto que estos han tenido.

• Escuetas.

• Entrevistas.

• Concursos (Boletín).

• Correo electrónico (mensajes por la Intranet).

• Periodicidad: Trimestralmente.

• Público: General.

Planeación de reuniones formales

Realizar tres tipos de reunión, una para personal administrativo, otra para operativo y otra general, con el fin de retroalimentar las percepciones, inquietudes y dudas sobre los procesos comunicativos, objetivos y metas de la organización.

• Concertación de espacios.

• Informar y convocar a los públicos a través de las carteleras.

• Material de apoyo: Fotocopias, Power Point, dinámicas.

• Periodicidad: Trimestral.

• Público: General.

• Responsables: Gerente comercial y el comunicador social.

Concertación de reunión con los líderes

Con el fin de tener un mayor control sobre lo que se está informando, de igual manera aprovechar la reunión para recibir las sugerencias, bien sean del mismo líder o de la gente que representa.

• Concertación y acuerdo de espacios.

• Citar líderes.

• Material didáctico: Fotocopias, Power Point, dinámicas comunicativas.

• Periodicidad: Mensual.

• Público: Líderes.

Preguntas más frecuentes (FAQ)

Dentro de la Intranet abrir un espacio de preguntas más frecuentes (FAQ) donde el cliente interno pueda plantear inquietudes referentes a su trabajo, a los objetivos y metas de la empresa y sobre el desarrollo del plan de comunicación.

• Crear un Banner en la Intranet con (FAQ).

• Periodicidad: Semanal.

• Público: Administrativo y operario.

Creación de un personaje representativo

Un Dumy llamado Míster informe y enseñe a los colaboradores como se debe trabajar para mejorar la cultura organizacional de la empresa, además que éste los anime y convide a participar activamente en las diferentes actividades programadas por la empresa.

El personaje “Míster”, lleva el mismo nombre del boletín y de la marca de algunos de los productos de la organización; dentro de las funciones que este personaje debe desarrollar se encuentran las siguientes:

• Informar: A través de la Intranet y un correo electrónico llamado misterinformativo@pnevado.com, informarle a los públicos internos de las actividades de la organización.

• Periodicidad: Cada tres días.

• Motivar: A través de la programación de visitas con el personaje a cada una de las plantas, entregar material institucional que contenga la misión, visión, principios, políticas, objetivos y metas de la empresa.

• Periodicidad: Semestral.

• Capacitar: Por medio de mensajes enviados por la Intranet, llamados Mistertipss, instruir y recordar a los colaboradores cuál debe ser el manejo del material institucional y el manejo de las máquinas y equipos de alto riesgo.

• Periodicidad: Quincenal

Creación de un plan de capacitación

Trabajar en conjunto con el departamento de talento humano con el fin de crear y programar un plan de capacitación que permita fortalecer el conocimiento y las relaciones interpersonales y laborales del recurso humano.

• Capacitaciones técnicas.

• Capacitaciones en relaciones humanas.

• Involucrar a la ARP aseguradora de riesgos profesionales con el fin de dictar charlas de motivación y capacitación.

• Periodicidad: Trimestral.

• Público: Operativo y administrativo.

Identificar y estimular a los líderes

Con el apoyo del área de talento humano y cada uno de los directores de depto. se elegirán dos líderes por planta, con el fin de que informen, retroalimenten y apoyen el plan de comunicación que busca mejorar la cultura organizacional de la empresa.

• Selección de líderes.

• Capacitación de los líderes.

• Recopilación de información en reuniones con los líderes.

• Periodicidad: Mensual.

• Público: Líderes.

Cartilla ilustrativa

A parte de mantener informado al público interno, el propósito es motivar a las personas a través de mensajes sensibilizadores que busque la construcción de una cultura organizacional sólida.

• Diseño de cartilla.

• Creación, caracterización y perfil de los personajes.

• Selección de los temas y del contenido.

• Periodicidad: Anual.

• Responsables: Oficina de comunicación y publicidad.

• Público: General.

Planeación de actividades lúdicas

Organizar actividades de recreación y educación con el fin de integrar al cliente interno y hacerlo participe en actividades que representen a la empresa; además se busca amplificar el sentido de pertenencia que estos tienen con la empresa.

Selección de las actividades a desarrollar:

• Campeonatos de fútbol, microfútbol, baloncesto, voleibol, entre cada uno de los departamentos y/o plantas. Periodicidad: Semestral.

• Jornadas “Míster sabio”, la cual consiste en una serie de preguntas acerca de temas relacionados con la organización; este evento se realizará cada dos meses y busca identificar cuál es la persona que tiene mayor conocimiento de la organización, las preguntas se hacen a través de un software instalado en unos computadores ubicados en un stand montado en cada una de las plantas.

• La Míster Yincana, que consiste en una carrera de observación que tiene como fin integrar a los colaboradores de la empresa, además se busca a través de esta actividad que por medio de adivinanzas aprendan un poco más acerca de la organización. Esta actividad será anual y se premiarán a los tres primeros grupos en cumplir con la prueba.

• Talleres de manualidades y artesanías que le permitan al cliente interno la capacidad de crear artículos que sirvan para la venta y estos a su vez representen una alternativa más para aumentar sus ingresos.

Propagandas pedagógicas

Crear videos (propagandas) pedagógicas que sensibilicen y enseñen a los stakeholders como debe ser su trato con el compañero de trabajo, con sus superiores y con sus subalternos; está estrategia busca estimular valores como el respeto y el compañerismo.

• Selección de los temas.

• Identificación de los personajes (colaboradores).

• Grabación de las propagandas.

• Ubicación de televisores en espacios y momentos estratégicos.

Concurso colaborador del mes

Se realizará con el fin de motivar a cada uno de los colaboradores de la organización, incentivándolos con premios y reconocimientos en público para que éste siga desempeñando cada vez mejor sus funciones.

• Inicialmente se escogerán los colaboradores del mes en cada una de las áreas.

• Se realizará un concurso entre cada uno de los escogidos para nombrar el colaborador empresarial del mes.

• Periodicidad: Mensual

• Público: General.

Campañas de reforzamiento

Posicionar las diferentes herramientas comunicacionales que se han diseñado en el plan de comunicación, además, busca que el personal administrativo y operativo tenga presente lo importante que es construir y mantener una cultura organizacional óptima.

• Visita a cada una de las plantas y departamentos con el personaje Míster.

• Entrega de material P.O.P (porta lapiceros, camisetas, termos, lapiceros, gorras, etc.).

• Entrega del boletín y/o Cartilla ilustrativa.

• Condecoración y reconocimiento en público al colaborador del mes de la dependencia y la planta.

Vinculación de la familia del colaborador a la empresa

Realizar actividades donde se haga participe y se vincule de forma directa a la familia del colaborador con el fin que éste sienta que su familia y él son importantes para la empresa, lo cuál lo motivará a seguir trabajando eficazmente en la empresa.

• Organización de eventos (fiestas).

• Regalos.

• Público: Familiares (compañero(a),hijos, padre y/o madre).

• Días a celebrar: Día de la madre, día del niño, día del Halloween, día del padre, novena navideña.

Intranet

Los mensajes que se envían deben incluir información pedagógica, buscando que estos motiven y sensibilicen al público interno de lo importante que es trabajar con una excelente comunicación.

• Información más específica.

• Contenido: Informe de los avances del plan de comunicación y de las diferentes actividades a realizar.

• Responsables: Oficina de Comunicación y Publicidad.

• Periodicidad: Quincenal.

• Público: Docentes y administrativos.

Creación de un fondo de empleados

Brindarle a los stakeholders de Productos El nevado la posibilidad de tener un fondo de ahorros, al que puedan recurrir o utilizar planes que ofrece dicho fondo.

• Planes: Carro

• Vivienda.

• Viaje familiar.

• Calamidad doméstica.

• Responsables: Talento humano, gerencia administrativa y Oficina de comunicación y publicidad.

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