PRESIDENCIA MUNICIPAL DE URUAPAN, MICH.

PRESIDENCIA MUNICIPAL DE URUAPAN, MICH.

SECRETARIA DEL AYUNTAMIENTO

Archivo Administrativo e Histórico

del Municipio de Uruapan, Michoacán

CURSO DE ARCHIVOS DE TRÁMITE

1. OBJETIVO GENERAL

Comprender y aplicar los fundamentos técnicos archivísticos, que permitan

organizar la información documental generada -en los Archivos de Trámite- en el

ejercicio de la Administración Pública. Con dicha organización, se podrán tomar

decisiones adecuadas que respondan con eficacia a las demandas de la sociedad; la

localización y entrega oportuna de la información que sea susceptible de ser

entregada a todo aquel que la solicite.

El Acervo Documental que la administración municipal produce o recibe,

adquiere trascendencia porque en él se encuentra la base de la memoria histórica de

la sociedad, de ahí la necesidad de que sus condiciones físicas de organización y

manejo, sean óptimas para contribuir al enriquecimiento de nuestro municipio, así

como para lograr la gestión acertada, la buena toma de decisiones y el cumplimiento

de los nuevos requerimientos de información que la sociedad demanda.

Para lograr este objetivo, es necesario implementar acciones tendientes a

organizar, conservar y difundir adecuadamente el valioso acervo documental con que

contamos.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS DE ESTE CURSO

 Conocer los términos archivísticos

 Conocer el manejo técnico del acervo documental

 Saber elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística

 Saber elaborar el Catálogo de Disposición Documental

 Hacer correctamente las transferencias al Archivo de Concentración

3. ¿ QUÉ ES UN ARCHIVO?

Curso “Archivos de Trámite” Página 1

Se define como “Uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuera su fecha, su

forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o

Institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservando y respetando

aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o Institución

que los produce, para los ciudadanos o para ser fuente histórica”. (Antonia Heredia

Herrera).

4. TERMINOS ARCHIVISTICOS

1. Administración de Documentos: Los actos y acciones destinados a clasificar,

ordenar, regular, coordinar y fortalecer el funcionamiento y uso de los documentos

existentes en los Archivos Administrativos e Histórico del Municipio de Uruapan,

Michoacán, así como los actos que se realicen para generar, recibir, mantener,

custodiar, reconstruir, depurar y valorar los documentos administrativos o

históricos, que por su importancia sean fuentes esenciales de información;

2. Archivo es el conjunto debidamente ordenado y clasificado de documentos

que contienen la historia administrativa de una dependencia.

Archivar es clasificar, organizar y guardar los documentos en forma

sistemática.

3. Archivos: Unidades Administrativas responsables de la administración de

documentos.

4. Archivos Administrativos: Se entiende como tales, indistintamente, a los Archivos

de Trámite y Archivo de Concentración.

5. Archivo de Trámite: Documentación clasificada recibida o generada por

determinada Dirección o dependencia municipal en el ejercicio de sus funciones

durante un año calendario;

6. Archivo de Concentración: Unidad Administrativa en la que se reúne la

documentación recibida de los Archivos de Trámite de las diferentes dependencias.

7. Archivo Histórico: Unidad Administrativa a la cual se transfieren, del Archivo de

Concentración, los documentos que deben conservarse permanentemente.

8. Depuración de Documentos: Proceso mediante el cual se seleccionan y desechan

documentos que por sus características y previa valoración no deben permanecer

en los archivos de trámite y de concentración.

9. Documento: Toda información producida por el sector público del Estado y sus

Municipios, personas físicas en el ejercicio de la función pública, y de particulares

entregadas a aquel; independientemente del soporte material en que se produce.

10. Fondo; Documentación total existente en un Archivo y que corresponde a una

Dirección, Departamento o dependencia.

Curso “Archivos de Trámite” Página 2

5. TIPOS DE ARCHIVO

Para efectos de la administración pública, los Archivos se clasifican en tres clases:

ARCHIVO DE TRÁMITE O ADMINISTRATIVO

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO HISTÓRICO

ARCHIVO DE TRÁMITE O ADMINISTRATIVO

Se integra por documentos o expedientes relativos a los asuntos que no han

sido concluidos o resueltos y cuya conservación en la oficina o unidad administrativa

es necesaria hasta el término de la gestión de que se trate. Los Archivos

Administrativos son consultados frecuentemente por los funcionarios y el personal de

las unidades administrativas que lo generan, pero no están abiertos a la consulta

pública. Se conservan solo durante un año o fracción, debiendo remitirse, depurados,

al Archivo de Concentración para su custodia y resguardo.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Se integra por los documentos y expedientes, que ya cumplieron su función

administrativa y que son considerados como Archivos semiactivos ya que su consulta

es de manera esporádica por las dependencias y unidades administrativas, y se

conservan durante 12 años.

ARCHIVO HISTÓRICO

Es el lugar donde se conservan y custodian permanentemente los documentos

que han cumplido su vida administrativa, y que han sido depurados separando los

documentos que perdieron valor legal y fiscal, Los documentos con valor histórico

pasan a formar parte de la memoria documental del Municipio, y son fieles testimonios

para la historia e identidad nacional por lo que su consulta es abierta a investigadores,

estudiantes y público en general.

6. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Primero.- No guardar en un Archivo todo aquello que no sea material

documental.

La organización de los Archivos se basa en dos principios archivísticos

fundamentales:

Principio de Procedencia

Principio de Orden Original

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Es decir, que la documentación debe organizarse de acuerdo a la persona,

unidad administrativa o entidad orgánica que le dio origen.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Curso “Archivos de Trámite” Página 3

Los documentos deben guardarse en el orden que se les dio durante su función

administrativa; esto es, que los documentos deben conservarse tal y cual fueron

integrados en el curso de la actividad oficial de la oficina respectiva.

Con la ordenación de los documentos se permiten tres cosas:

1.- Facilitar la localización de los mismos.

2.- Conocer su índole y contenido.

3.- Su mejor conservación.

NIVELES DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Fondo: La totalidad de los documentos, independientemente de la forma o medio,

creados orgánicamente, acumulados y usados por la dependencia en el curso de sus

actividades y funciones.

Sección: La subdivisión de un fondo que contiene un cuerpo de documentos

relacionados, correspondientes o subdivisiones administrativas en la organización o

grupos semejantes del mismo material. Cuando el cuerpo creador tiene una estructura

jerárquica compleja, cada sección tiene tantos subgrupos (series) subordinados como

son necesarios para reflejar los niveles de estructura jerárquica de la unidad

administrativa subordinada principal.

Serie: Documentos arreglados de acuerdo con un sistema archivístico o mantenidos

como unidad, ya que son el resultado de los mismos procesos de acumulación,

actividad o archivo.

EJEMPLO

Fondo: Secretaría del Ayuntamiento

Sección: Convenios

Serie: Convenios con otros municipios

Años: 2005-2007

Exp.: 10

Caja: 01

7. CLASIFICACIÓN

El termino clasificación se refiere esencialmente a la acción de colocar por clases

según un cierto orden. Esta acción será regida por sus dos principios fundamentales

que son el Principio de Procedencia y Principio de Orden Original.

La clasificación debe adaptarse al orden establecido por la dependencia que

creó la documentación; de esta manera los fondos deben permanecer íntegros y estar

distribuidos juntos con sus respectivas series bajo un orden realista y funcional. Para

ello es necesario elaborar un cuadro clasificador que consistirá en rehacer la vida

institucional de la entidad o estructura orgánica que generó el documento y que

permitirá la identificación de los Fondos, Secciones y Series.

Existen varias formas de clasificación y estas pueden ser por el siguiente

orden:

Asuntos

Cronológico

Alfabético

Onomástico

Numérico

Curso “Archivos de Trámite” Página 4

8. DEPURACIÓN DOCUMENTAL

Consiste en seleccionar y eliminar la documentación que ha cumplido su

función administrativa y que no tiene

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