PROCESO ADMINISTRATIVO

El Proceso Administrativo

El administrador debe combinar y coordinar los distintos recursos para lograr los objetivos de la organización. Esto se logra realizando cuatro funciones básicas que constituyen un proceso: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.

Planificación

Es la primera etapa del proceso administrativo. Planificar es la función administrativa que determina anticipadamente cuales son los objetivos deseados y lo que debe hacerse para alcanzarlos de manera adecuada.

Consiste en determinar anticipadamente que se va a hacer, como se va a hacer y cuando se va a hacer.

La planificación siempre persigue una acción futura. Una vez elaborado el plan, el administrador está en condiciones de organizar, dirigir y controlar.

Planificar ═› Racionalidad

Administración racional significa escoger los medios adecuados para alcanzar determinados objetivos.

Ventajas de la planificación:

a) Contribuye a actividades ordenadas y con un propósito.

b) Señala la necesidad de cambios futuros

c) Proporciona una base para el control

d) Obliga a la visualización de un todo

e) Dirige la atención hacia los objetivos

Desventajas de la planificación:

a) Está limitada por la poca precisión de la información y por la incertidumbre de los hechos futuros

b) La planificación tiene un alto costo

c) La planificación puede ahogar la iniciativa

d) En algunos casos puede demorar las acciones

El administrador debe considerar dos principios que sirven para una mejor planificación:

1.- Principio de definición del objetivo. Este debe ser definido en forma clara y concisa.

2.- Principio de la flexibilidad de la planeación. El plan debe ser elástico con el fin de adaptarlo a situaciones imprevistas.

Tipos de Planificación

1.-Planificación Estratégica. Es la determinación de los planes más importantes para la empresa. Involucran un horizonte de tiempo de largo plazo. Los planes de este nivel son los siguientes.

a) Propósito. Toda organización tiene una tarea fundamental que la sociedad le asigna, es decir su razón de ser.

b) Misión. Es el camino que determinan los administradores para alcanzar el propósito de la organización.

c) Objetivos. Son los fines hacia los cuales se dirigen las actividades de la empresa. Nos muestran hacia donde deben dirigirse las otras fases del proceso administrativo. Siempre debe existir una red o jerarquía de objetivos. Tenemos:

 Objetivos para la empresa como un todo

 Objetivos para las distintas áreas funcionales

 Objetivos para los departamentos de la empresa

 Objetivos individuales

Toda jerarquía de objetivos debe cumplir con tres requisitos mínimos para que sean efectivos en la organización.

- Los administradores deben entender la finalidad de los objetivos. Hacia donde se dirigen los esfuerzos

- Se deben expresar en forma adecuada, es decir deben ser claros, temporales, realistas, entendibles, estimulantes y consistentes.

- Debe existir aceptación y compromiso por los objetivos.

d) Estrategias. Consiste en determinar y transmitir a través de un sistema de objetivos y políticas una imagen de que tipo de organización se desea proyectar. Es el conjunto de acciones que una empresa pone en práctica para asegurarse una ventaja competitiva sostenible.

e) Políticas. Son pautas de acción que deben encuadrar las decisiones y actividades al interior de una empresa. Señalan el área en la cual deben tomarse las decisiones, no dan la decisión. Las características son: deben ser amplias, acordes, deben cubrir aquellas áreas que considera la empresa importantes, deben estar referidas a nivel, no se deben violar, reflejan la imagen de la empresa y son dinámicas.

2.-Planificación Operativa. Se relaciona con el funcionamiento y la operación cotidiana de la empresa. Son planes específicos necesarios para concretar la planificación estratégica. Son planes de corto y mediano plazo, que sirven de guía para las operaciones día a día.

a) Procedimientos. Son planes que establecen un método obligatorio para manejar las actividades futuras. Son guías para la acción más que para el pensamiento. Son secuencias cronológicas de acciones. También son jerarquizables. Deben incluir dos aspectos fundamentales, indicar como efectuar la tarea y señalar cuando se debe ejecutar.

b) Reglas. Son normas o regulaciones que definen lo que debe y no debe hacerse. Uniforman la acción. Ej. Prohibición de fumar, entrar con tarjeta de identificación.

c) Programas. Son planes que incluyen el uso futuro de diferentes recursos en un esquema integrado, que establecen una secuencia cronológica para el logro del objetivo.

d) Presupuestos. Constituyen una expresión de los resultados esperados en términos numéricos. Se pueden expresar en horas hombre, unidades, productos, horas máquina, o cualquier otro término numéricamente medible.

Modelos Estratégicos

Análisis FODA

Permite conocer como va a ser la relación de la organización con diferentes aspectos como la competencia, la ubicación, el mercado, y la empresa misma.

Es una de las herramientas esenciales que provee de los insumos necesarios al proceso de planeación estratégica. Proporcionando información necesaria para la implantación de acciones y medidas correctivas.

Conceptos

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