Proceso Administrativo

EL PROCESO ADMINISTRATIVO ORGANIZACIÓN Una organización es una asociación deliberada de personas para cumplir determinada finalidad. ¿POR QUÉ ESTUDIAR ADMINISTRACIÓN? A lo largo de nuestras vidas pertenecemos a una organización u otra, el instituto, un equipo deportivo, un grupo musical o teatral, o una empresa. Algunas organizaciones como las empresas tienen una estructura muy formal. Otras, como el equipo de futbol del barrio, tienen una estructura más informal. Sin embargo, todas las organizaciones, sean formales o informales, están compuestas por dos o más personas que trabajan juntas, de manera estructurada con el fin de alcanzar una o varias metas específicas. ¿QUÉ HACEN LOS ADMINISTRADORES? En estos días que los gerentes enfrentan la economía global, las incertidumbres políticas y los avances tecnológicos, el cambio es una constante. Estos cambios tienen efectos en la manera en que los gerentes planean, organizan, dirigen y controlan. Cabe resaltar que existen además dos cambios que parecen tener un impacto significativo en el trabajo de los gerentes: la importancia creciente de los clientes y la innovación. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control, que constituyen el proceso de la administración. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración es: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Página 2 1. LA PLANEACION: Para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse. 2. LA ORGANIZACIÓN: Para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo, para establecer y reconocer las relaciones necesarias. 3. LA DIRECCIÓN: Por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. 4. EL CONTROL: De las actividades para que se conformen con los planes. PLANEACIÓN Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de ¿Qué trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará? ¿Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos? En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACIÓN a. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. b. Pronosticar. c. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo. d. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. e. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo. f. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño. g. Anticipar los posibles problemas futuros. h. Modificar los planes a la luz de los resultados del control. ORGANIZACIÓN Después de que la dirección ha sido determinada, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las actividades necesarias de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Estas actividades están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logren o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en el número o en la calidad de los miembros administrativos se procurarán tales miembros. Cada uno de ellos asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros de la empresa. ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Página 3 ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIÓN a. Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos) b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos c. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. d. Aclarar los requisitos del puesto. e. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. f. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración. g. Proporcionar facilidades personales y otros recursos. DIRECCIÓN Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorar su trabajo mediante su propia creatividad. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA DIRECCIÓN. a. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión. b. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. c. Motivar a los miembros. d. Comunicar con efectividad. e. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. f. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. g. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo. CONTROL Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé está haciendo para asegurar que el trabajo de otros está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva. ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Página 4 ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL a. Comparar los resultados con los planes generales. b. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño. c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. d. Comunicar cuales son los medios de medición. e. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

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