Proceso Administrativo

PLANEACION

Una de las principales responsabilidades de los administradores es decidir hacia donde debe dirigirse la organización en el futuro y como llegar hasta ahí. Sin metas ni planes claros, los empleados no pueden desempeñarse a su máximo potencial ni la organización prosperar.

Entre las cuatro funciones administrativas (relación, organización, dirección y control).

1. La planeación es fundamental. Las demás se derivan de ella. Sin embargo, la planeación también es la función administrativa más controvertida ¿de qué manera los administradores planean para el futuro en un entorno de cambio constante?, la mayoría de las organizaciones enfrentan agitaciones e incertidumbre. la confusión económica política social de años ha hecho que muchos administradores se pregunten como pueden enfrentarla y ha despertado un interés renovado en la planeación organizacional, sobre todo en la planeación para problemas y procesos inesperados. No obstante, la planeación no puede adivinar un futuro incierto, ni manejar un entorno turbulento.

Ejemplo; una declaración del Gral. Collin Powell, ex secretario de estado de Estados Unidos ofrece una advertencia a los administradores” ningún plan de batalla sobrevive al contacto con el enemigo”.

Se explora el proceso de planeación y se considera la forma en la que los administradores desarrollan planes efectivos que pueden crecer y cambiar para enfrentar nuevas condiciones. Se presta una atención especial al establecimiento de metas, ya que es el comienzo de la planeación.

TERMINOS BASICOS

Es el proceso de definición de metas organizacionales y de cómo lograrlas.

Planeación estratégica; consiste en anticipar la dirección que tomara una organización y cada uno de sus elementos señala su misión respecto al que es su giro principal. Los resultados de este tipo de planeación incluyen lineamientos amplios y generales para la selección de ciertas áreas de la empresa o mercados a los que se desea entrar o a los que se retiraran

Planeación a largo plazo; analiza las alternativas para cumplir con la misión de la empresa; los resultados son por lo común nichos de oportunidad dentro de la industria o el mercado.

Planeación operacional; señala itinerarios específicos y objetivos medibles

PROPÓSITOS O MISIONES

La misión al propósito (los dos términos se usan indistintamente) identifica la función básica o tarea de una empresa o dependencia o de cualquier parte de ella. Todo tipo de operación organizada tiene, o por lo menos debería tener si ha de ser significativa o propósito o misión. En todo sistema social las empresas tienen una función o tarea básica que les ha sido asignada por la sociedad, el propósito de un negocio es la producción de bienes o raíces. El propósito de un departamento de carreteras estatales es el diseño, construcción y operación de una red de carreteras estatales.

OBJETIVOS Y METAS

Los objetivos y metas son los fines hacia los cuales se encaminan las actividades. No solo representan el punto final de la planeación, sino también el destino al que se encamina la organización, la integración del personal, la dirección y el control.

ESTRATEGIAS

Durante años el ejército uso la palabra “estrategia” para referirse a grandes planes hechos en la luz de lo que se creía que un adversario podría o no hacer. Aunque el término “estrategia” todavía tiene de ordinario una implicación competitiva, los administradores lo usan últimamente para reflejar amplias áreas de las operaciones de una empresa.

La estrategia se define como la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de líneas de acción, así como la asignación de los recursos necesarios para la consecución de estas metas.

POLITICAS

Las políticas también son planes, puesto que son declaraciones o ideas generales que guían o encausan los razonamientos al tomar decisiones. No todas las políticas son “declaraciones”. A menudo no son interferencias extraídas de las acciones de los administradores; el presidente de una compañía puede seguir estrictamente (quizás por conveniencia en lugar de política) la práctica de ascender a los propios empleados de la empresa; entonces, esta práctica se interpreta como la política y subordinados la acatan esmeradamente.

Las políticas definen el ámbito en el que se toman las decisiones y aseguran que sean congruentes y contribuyen a un mejor objetivo. Las políticas resuelven las disputas antes de que se vuelvan problemas, con lo que hacen innecesario analizar la misma situación cada vez que se presente, y unifican otros planes para que los administradores puedan delegar la autoridad sin perder el control sobre lo que hacen sus subordinados.

REGLAS

Las reglas establecen acciones específicas requeridas por la esencia de acciones, sin permitir ninguna discreción. Normalmente son del tipo del plan más sencillo “no fumar “es una regla que no acepta ninguna desviación de una línea de acción marcada. La esencia de una regla es que refleja una decisión administrativa en el sentido del que debe tomarse o no tomarse cierta acción. Hay que estar seguros de distinguir las reglas de las políticas. El propósito de las políticas es guiar la toma de decisiones delimitando los ámbitos en que los administradores pueden aplicar sus administraciones. Las reglas no permiten ninguna discreción en su aplicación 

PROGRAMAS

Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, encargos de trabajo, pasos que hay que tomar, recursos para consumir y otros elementos necesarios para llevar a cabo una actividad; ordinariamente estas apoyados por los presupuestos.

PRESUPUESTOS

Un presupuesto es una declaración de resultados esperados que se expresan en términos numéricos. Puede considerarse un “programa expresado en números”. De hecho, el presupuesto financiero de operaciones se denomina también plan de utilidades. Un presupuesto puede expresarse en términos financiero de horas de mano de obra, unidades de producto y en hora maquina o en cualquier otro termino mensurable. Puede tratar de las operaciones, como lo hace el presupuesto de gastos; puede reflejar desembolsos del capital, como lo hace el presupuesto de gastos del capital o puede mostrar un flujo en efectivo, como lo hace el presupuesto de efectivo.

Los pasos prácticos que se notan abajo y que se presentan en forma de diagrama son de aplicación general, pues en la práctica uno debe de estudiar la viabilidad de las posibles líneas de acción en cada etapa.

ORGANIZACION

El proceso organizacional lleva a la creación de la estructura de las empresas, la cual define la división de las tareas y la movilización de los recursos. La estructura organizacional se define como: 1) el conjunto de tareas formales asignadas a individuos y departamentos; 2) La relaciones de subordinación formales, incluidas las líneas de autoridad la responsabilidad de la decisión el número de niveles jerárquicos y el tramo de control de los administradores; 3) El diseño de sistemas para asegurar una coordinación eficaz, a través de los departamentos de los empleados.

El conjunto de tareas formales y relaciones de subordinación ofrecen modelo de control vertical de la organización.

La estructura de una organización debe diseñarse para poner en claro quién ha de hacer que trabajos y quien es responsable por cuales resultados. Muchas personas usan el término “organización” con gran vaguedad algunos dirían que abarca toda la conducta de todos los participantes otros la equiparan con el sistema de relaciones sociales y culturales.

El termino organización se refiere a una estructura intencional formalizada de funciones o puestos las personas que trabajan en colaboración deben desempeñar ciertas funciones de manera uniforme eficaz y eficiente en grupo .Desde luego la mayoría de los administradores consideran que están organizando cuando establecen tal estructura intencional.

ORGANIZACIÓN FORMAL

Se refiere a la estructura intencional de funciones de una empresa organizada de una manera formal. Decir que una organización es “formal” no significa que tengan algo inherente inflexible o restringido. Para que un administrador organice bien la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el desempeño contribuya de la mejor manera a las metas del grupo.

La organización formal debe ser flexible en la más formal de las organizaciones debe haber espacio para la discreción el uso ventajoso de los talentos creativos y el reconocimiento de los gustos sin embargo el esfuerzo individual en una situación de grupo debe encausar hacia el grupo y hacia las metas.

ORGANIZACIÓN INFORMAL

Chester Bernard, autor de la obra clásica de administración la función de los elementos dirigentes describió a la organización informal como cualquier actividad personal deliberada sin un propósito consiente de colaboración aun cuando contribuya a los resultados colectivos. Es mucho más fácil pedir ayuda sobre un

Problema de la organización a alguien que uno conozca

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