Proceso Administrativo

INTRODUCCIÓN

El Proceso Administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, este proceso dirigir, controlar e integrar sus actividades.

Se ha comprobado que la eficiencia de una empresa es la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante el uso adecuado de los medios (órganos y cargos), a los fines que se desean alcanzar. Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas: Planificación, organización, dirección y el control.

Aunque este marco ha sido sujeto a ciertas discusiones, en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, integrar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.

Nuestro trabaja quiere hablar sobre las principales etapas en un proceso administrativo.

PROCESO ADMINISTRATIVO.

El proceso administrativo implica la interrelación de una serie de etapas que se dan en forma continua y dinámica en etapas, su aspecto fundamental es el cumplimiento de los objetivos planteados en una organización.

A diferencia de la actividad privada, la actuación pública requiere seguir unos cauces formales, más o menos estrictos, que constituyen la garantía de los ciudadanos en el doble sentido de que la actuación es conforme con el ordenamiento jurídico y que ésta puede ser conocida y fiscalizada por los ciudadanos.

El procedimiento administrativo se configura como una garantía que tiene el ciudadano de que la Administración no va a actuar de un modo arbitrario y discrecional, sino siguiendo las pautas del procedimiento administrativo, procedimiento que por otra parte el administrado puede conocer y que por tanto no va a generar indefensión.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

El proceso administrativo está compuesto por la fase mecánica y la dinámica:

Mecánica: Comprende a la planeación (¿Qué se va hacer?) y la organización (¿Cómo se va hacer?).

Dinámica: Se encuentra la dirección (¿Con que se va hacer?), la integración y el control (¿Cómo se ha realizado?).

La definición de algunos autores es la siguiente:

Urwick define el proceso administrativo como las funciones del administrador, que con siete (7) elementos que se detallan de la siguiente forma:

1. Investigación

2. Planificación

3. Coordinación

4. Control

5. Previsión

6. Organización

7. Comando

Según Koontz y O´Donnell el Proceso Administrativo lo compone cinco (5) elementos que son:

1. Planificación

2. Designación de Personal

3. Control

4. Organización

5. Dirección

Y Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) pasos:

1. Planificación

2. Organización

3. Dirección

4. Coordinación

5. Control

PLANIFICACIÓN.

Antes de iniciar una acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que se pretenden alcanzar, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficientemente.

La planeación establece las bases para determinar los elementos de riesgo y minimizarlo; además propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos, reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos.

Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas.

Objetividad y cuantificación: basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, no en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios.

Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de acción a seguir.

Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general de la empresa u organización y al logro de los propósitos y objetivos generales.

Políticas: Son los principios que orientan a la acción.

Procedimientos: Son las secuencias de operaciones y métodos.

Programas: Fijación de tiempos requeridos para cada acción.

Herramientas:

Matriz de riesgo

Plan de Acción

Presupuesto

Cronograma

ORGANIZACIÓN.

Consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades así como del establecimiento de métodos, y la aplicación de técnicas que permita la simplificación del trabajo, y establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organización, es necesario determinar qué medidas utilizar, para alcanzar los objetivos, se buscan los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos, para evitar lentitud e ineficiencia en las operaciones realizadas y reducir o eliminar la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Funciones: Son las que determinan como deben de dividirse y asignarse (cómo lo vamos a realizar).

Jerarquías: Es la fijación de autoridad y responsabilidad, correspondiente a cada nivel existente dentro de una organización (indicar límite de responsabilidad y ordenamiento).

Herramientas:

Organigrama

Descripción de Cargos

Manual de Procedimientos

Políticas

Diagramas de flujo o de procedimiento

INTEGRACIÓN.

Función a través de la cual se eligen y obtienen los recursos necesarios para ejecutar los planes. Comprende el recurso material, humano, tecnológico y financiero.

Introducción: Es la mejor manera de buscar para lograr que los nuevos elementos se integren al proceso lo más óptimo y rápidamente posible (personal que se sienta a gusto dentro de la nueva organización).

Desarrollo: Todo elemento de una organización busca y necesita progresar por lo que el desarrollo busca la capacitación, adiestramiento y la formación de personal.

Herramientas:

Recursos Humanos

Exámenes psicométricos

La entrevista

Análisis de puestos

...