Planeacion

La planeación es la determinación del rumbo hacia el que se dirige la organización y los resultados que se pretende obtener mediante el análisis del entorno y la definición de estrategias para minimizar riesgos tendientes a lograr la misión y visión organizacional con una mayor probabilidad de éxito.

Importancia de la planeación

A través de la planeación se plantea el rumbo hacia donde se dirige la organización, por eso la planeación es el punto de partida del proceso administrativo. De esta forma, gran parte del éxito de cualquier empresa depende de la planeación. Mediante la planeación se responde a las preguntas: ¿qué queremos?, ¿quiénes somos?, ¿hacia dónde nos dirigimos? De esta forma, con la planeación se promueve la eficiencia, se optimizan recursos se reducen costos y se incrementa la productividad al establecer claramente los resultados por alcanzar.

Algunas de las ventajas de la planeación son:

• Define el rumbo de la organización de tal forma que todos los esfuerzos y

recursos se dirijan hacia su consecución.

• Establece alternativas para hacer frente a las contingencias que se pueden

presentar en el futuro.

• Reduce al mínimo las amenazas, se aprovechan las oportunidades del

entorno y las debilidades se convierten en fortalezas.

• Establece la base para efectuar el control.

Tipos de planeación

De acuerdo con el nivel jerárquico en el que se realice, con el ámbito de la organi-

zación que abarque y con el periodo que comprenda, la planeación puede ser:

Estratégica. Se realiza en los altos niveles de la organización. Se refiere a la planeación general; generalmente es a mediano y a largo plazo, y a partir de ésta se elaboran todos los planes de los distintos niveles de la empresa.

Táctica o funcional. Comprende los planes que se elaboran en cada una de las áreas de la empresa con la finalidad de lograr el plan estratégico.

Operativa. Se diseña de acuerdo con los planes tácticos; y, como su nombre lo indica, se realiza en los niveles operativos.

El plan estratégico es también conocido como plan maestro o plan de negocios; en él se plasman los elementos del proceso de planeación.

Elementos del plan estratégico

Cada uno de los elementos que a continuación se mencionan forma parte de un plan estratégico.

Filosofía. Son el conjunto de valores, prácticas y creencias que son la razón de ser de la organización y representan su compromiso ante la sociedad. La filosofía organizacional es imprescindible para darle sentido y finalidad a todas las acciones de la empresa.

Misión. La misión de una empresa es su razón de ser, es el propósito o motivo por el cual existe. La misión es de carácter permanente.

Visión. La visión es el enunciado del estado deseado en el futuro para la organización. Provee dirección y forja el futuro de la empresa estimulando acciones concretas en el presente.

Objetivos estratégicos. Son los resultados específicos que se desea alcanzar, medibles y cuantificables a un tiempo, para lograr la misión.

Políticas. Se refiere a los lineamientos generales que deben observarse en la toma de decisiones. Son las guías para orientar la acción.

Estrategias. Son los cursos de acción que muestran la dirección y el empleo general de los recursos para lograr los objetivos.

Programas. En ellos se detallan el conjunto de actividades, responsables y tiempos necesarios para llevar a cabo las estrategias.

Presupuestos. Son indispensables al planear, ya que a través de éstos se proyectan, en forma cuantificada, los recursos que requiere la organización para cumplir con sus objetivos. Su principal finalidad consiste en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que permite controlar las actividades de la organización en términos financieros

Filosofía organizacional

Para formularla debe considerarse la pregunta: ¿Qué temas, valores y prioridades filosóficas son importantes para el futuro de la organización?

La filosofía comprende:

Credo. Conjunto de valores, postulados o creencias que orientan la conducta de los integrantes de la empresa.

Valores. Pautas de conducta o principios que orientan la conducta de los individuos en la empresa. Los valores deben compartirse y practicarse por todos los miembros de la empresa.

Compromiso. Responsabilidad de la empresa ante la sociedad.

Definición de misión y visión

Las siguientes tres preguntas son básicas para definir la misión:

¿Quiénes somos?

¿A qué nos dedicamos?

¿Cuál es nuestro valor agregado y/o ventaja competitiva?

También responde a las preguntas:

¿Para qué y por qué existe la empresa? ¿Cuál es su propósito? ¿A quién sirve?

¿A qué se dedica la organización? ¿En qué negocio se está? ¿Cuál es el valor

agregado? ¿Cuáles son o deberían ser los productos principales, presentes y

futuros? ¿Cuál es la ventaja competitiva?

Los siguientes son los requisitos que debe reunir una misión:

• Amplia. Dentro de una línea con expansión pero lo suficientemente especí-

fica y bien definida para que sea fácil de entender y lograr.

• Motivadora. Inspiradora y alcanzable.

• Permanente. Orientada a inspirar a la empresa durante todo su ciclo de vida.

• Congruente. Consistente con lo que se hace y se desea.

Visión

La visión debe reunir las siguientes características:

Breve.

Fácil de captar y recordar.

Inspiradora.

Asimismo, la visión fija el rumbo de la institución, plantea retos, sirve como punto de consenso, estimula la creatividad y coordina esfuerzos.

Para formularla se deben responder las siguientes preguntas:

¿Qué se nota como clave para el futuro? ¿Qué contribución única se debe de hacer en el futuro? ¿Cuál es la oportunidad de crecimiento? ¿En qué negocios no deberíamos estar? ¿Quiénes son o deberían ser nuestros clientes? ¿Cuáles son o deberían ser nuestras divisiones? ¿Qué es probable que cambie en nuestra organización dentro de tres o cinco años?

Determinación de objetivos

Una vez que se han establecido la filosofía, visión y misión, se determinan los objetivos que indicarán los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado.

Los objetivos deben reunir las siguientes características:

• Establecerse a un tiempo específico.

• Determinarse cuantitativamente.

• Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo.

Diseño de estrategias

A través de las estrategias se plantea el cómo lograr específicamente y de la mejor manera los objetivos. Por ello es que existen tantas estrategias como objetivos se planteen en una organización.

A manera de ejemplo, para el objetivo “incrementar las ventas a 1 millón de dólares anuales” se podrían plantear las siguientes estrategias de mercadotecnia.

Diseñar una campaña publicitaria para radio y televisión durante todos los meses del año:

• Radio. Transmitir un comercial con jingle de la marca en las tres principales estaciones de radio juvenil y en los cuatro programas de mayor rating con una frecuencia de seis cápsulas por programa y 30 segundos de duración del mensaje.

• Televisión. Incluir dos comerciales diarios de 30 segundos durante el programa de mayor audiencia juvenil por tres meses a fin de lograr la penetración en el mercado.

Obviamente en el plan táctico deberán incluirse y detallarse todas las estrategias de difusión con la finalidad de que se pueda elaborar el programa y calcular el presupuesto correspondiente.

Al diseñar estrategias es conveniente recordar que:

• Cada decisión implica un riesgo, por lo que las estrategias deberán evaluarse cuidadosamente.

• Para cada objetivo deben establecerse las estrategias correspondientes.

• Los errores son inevitables cuando se permite que personas poco capacitadas y con escasa visión tomen decisiones y participen en el proceso.

• Las decisiones deben basarse en un proceso lógico, en datos estadísticos y numéricos y preferentemente utilizar alguna técnica cualitativa o cuantitativa.

• La participación y compromiso de los directivos en la implantación de las estrategias es indispensable para que los miembros de la organización confíen y acepten el plan.

• Las estrategias deben relacionarse con la misión, visión y objetivos de la empresa, es decir, ser consistentes.

• Las estrategias deben facilitar la creación de ventajas competitivas.

Políticas

Las políticas son lineamientos que auxilian el logro de objetivos y facilitan la toma de decisiones. La diferencia que existe entre una política y una regla es que las reglas son mandatos precisos que deben acatarse; mientras las políticas son flexibles.

A continuación se presenta un ejemplo de cada una:

Regla:

• Los empleados de mostrador deben ser del sexo masculino.

Política:

• Las edecanes serán mayores de 25 años.

En conclusión, las reglas son rígidas y determinan lineamientos muy precisos que deben cumplirse; su no cumplimiento se sanciona. Tanto las políticas como las reglas determinan un esquema de conducta que debe seguir el personal.

Para que una política sea operante y cumpla con su finalidad, debe:

Establecerse por escrito y redactarse claramente y con precisión.

Difundirse en los niveles en donde se vaya a aplicar.

Actualizarse periódicamente.

Servir de sustento a la filosofía, misión y visión organizacional, y ser flexible.

Elaboración de los programas

Un programa establece la secuencia de las actividades para lograr los objetivos. Las técnicas que se pueden utilizar para elaborar un programa son múltiples, aunque los métodos PERT (Program Evaluation Review Technique) y el CPM (Critical Path Method), conocido como el Método de Ruta Crítica, son los más aconsejables. El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia, a la deter- minación de las fechas de iniciación y terminación de cada actividad.

Para la elaboración de un programa hay que tener en cuenta los siguientes lineamientos:

• Ordenar en una secuencia cronológica las actividades.

• Interrelacionar las actividades. Es decir: determinar qué actividad debe realizarse antes de otra; cuáles actividades pueden efectuarse simultáneamente y, por último, qué actividades deben llevarse a cabo.

• Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.

• Designar a los responsables.

• En su formulación deben participar tanto el responsable del programa,

como aquellos que intervendrán en la ejecución.

Los presupuestos

Los presupuestos implican una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.

Los presupuestos se calculan de acuerdo con los pronósticos y datos numéricos de los resultados obtenidos con anterioridad en la empresa. En su elaboración deben participar los responsables de las áreas funcionales, los departamentos y/o secciones involucradas.

Un sistema presupuestal integral debe incluir:

• Presupuestos de operación. Abarcan presupuestos de ventas, producción, compras, mano de obra y gastos diversos.

• Presupuestos de capital. Comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa, y de activos fijos tales como maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario, mantenimiento.

• Presupuesto financiero. Incluye: balance, estados de resultados, de origen y de aplicación de recursos, y de flujo de caja.

Herramientas de planeación

Las técnicas de administración pueden ser cuantitativas cuando se aplican métodos matemáticos o estadísticos, y cualitativas cuando se aplican métodos no matemáticos como el criterio y/o la experiencia.

Las herramientas de planeación pueden ser generales, cuando apoyan la planeación y la toma de decisiones a nivel general o corporativo, y funcionales o específicas cuando se utilizan en cada área de la organización.

Las técnicas de planeación más usuales son:

1. Análisis FODA. El análisis FODA consiste en detectar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que pueden afectar el logro de los planes.

• Fortalezas. Son puntos fuertes y características de la organización que facilitan el logro de los objetivos.

• Oportunidades. Son factores del entorno externo que propician el logro de los objetivos.

• Debilidades. Factores propios de la empresa que obstaculizan el logro de los objetivos.

• Amenazas. Factores externos del entorno que afectan negativamente e impiden el logro de los objetivos.

La finalidad del FODA es convertir las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. También es conocido como DOFA o SWOT (por sus siglas en inglés).

Se basa en el análisis del entorno y se fundamenta en proyecciones estadísticas, económicas y financieras.

2. Gráfica de Gantt. Conocida como gráfica de barras. En esta gráfica se anotan las actividades y los responsables y mediante una barra o línea se señalan las fechas de inicio y terminación de cada actividad; conforme avanza el proyecto se señala con una línea de distinto color el progreso real de las actividades de tal forma que es posible comparar lo realizado en relación con lo planeado.

Principios

A continuación se presentan los principios que deberán observarse durante todas y

cada una de las etapas y actividades del proceso de planeación:

1.Factibilidad Los planes deben ser posibles; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos

u optimistas que no se puedan lograr. La planeación debe adaptarse a la realidad y a

las condiciones objetivoas que actúan en el medio ambiente.

2. Objetividad Es indispensable utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado,

estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, modelos matemáticos y datos

numéricos al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.

3. Flexibilidad Deben considerarse márgenes de holgura que consideren los imprevistos en todos

los planes.

4. Cuantificación Tanto el plan estratégico como los planes tácticos y operativos deben explicitarse en

términos numéricos y cifras exactas. Es común que las empresas establezcan objetivos

de manera general sin establecer números y cantidades de tiempo, lo que convierte

los planes en un conjunto de buenas intenciones.

5. Unidad Los planes tácticos y operativos deben subordinarse al plan estratégico y dirigirse al

logro de la misión y visión organizacional. Debe existir congruencia y consistencia

en todos los planes.

6. Del cambio de Siempre deben considerarse planes alternos para un escenario optimista, otro

estrategias realista y un pesimista. Comúnmente se conoce a esto como plan a, plan b y plan c;

de tal fomra que se afronten posibles cambios en el entorno.

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