Planeacion

• EVALUACIÓN: con base en los resultados obtenidos y sus costos, se hace la evaluación, mediante la comparación, el análisis, la revisión y la interpretación de ellos, para formular un juicio y determinar si se está procediendo correctamente, o de lo contrario, tomar las decisiones necesarias. Los juicios servirán de plataforma a los directivos para la toma de decisiones y para la obtención de mayor eficiencia, así como para un costo óptimo.

Las reglas básicas para la formulación de los Presupuestos son:

Elaborar un organigrama

Construir una pirámide presupuestal

Establecer un programa contable por cada departamento

Diseñar los instrumentos informativos básicos

Requisitos del presupuesto:

o Conocimiento de la empresa

o Exposición del plan o política

o Coordinación para la ejecución del plan o política

o Fijación del periodo presupuestal

o Dirección y vigilancia

o Apoyo Directivo

Proceso de elaboración de los presupuestos

Se recomienda se haga de acuerdo a áreas de responsabilidad, que por lo general coinciden con los departamentos que forman el organigrama de la empresa. El Catálogo de Cuentas debe ser uniforme y que tenga las mismas subcuentas para los gastos operativos existentes, con el fin de consolidar la información y tener un conocimiento exacto de los gastos totales de la empresa por concepto.

Los factores y elementos de los presupuestos

Los principales elementos con que cuenta el presupuesto para llevar a cabo su función son. El estándar, las reglas, los estados financieros, el organigrama, el instructivo, el manual de organización, los procedimientos, las políticas y las normas.

• El estándar. Es un patrón o nivel determinado para las actividades que contribuyen a hacer más eficiente y expedito el control.

• Las reglas. Son guías de acción concretas que han sido formuladas con anterioridad y que sirven para que los trabajadores se enteren de las condiciones en que deben efectuarse las actividades designadas.

• Los estados financieros. Son el resumen numérico que muestran los resultados de las transacciones financieras en un negocio.

• El Organigrama. Consiste en hojas o cartulinas en las que un puesto de un jefe se presenta por un cuadro que encierra el nombre de este puesto (en ocasiones de quien lo ocupe) representándose por la unión de los cuadros mediante líneas, los canales de la autoridad y responsabilidad.

• Los Procedimientos. Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de la empresa.

• Las Políticas. Son uno de los medios básicos para poder delegar autoridad, ya que sin ellas es imposible que el delegado ejecute su función con el sentido que el delegante necesita para lograr los objetivos propuestos.

• Las normas. Son una proposición general aplicable a una serie de fenómenos. Una norma puede considerarse como una medida establecida, algo que se trata de lograr, un modelo de comparación, un medio de comparar una cosa con otra.

Todos los puntos anteriores, son elementos de los cuales se vale el presupuesto para su elaboración, adaptación y desarrollo.

Formas de presentación de los presupuestos

Por su reflejo en los estados financieros, los presupuestos se presentan como:

• Posición financiera.- Refleja la situación financiera de la entidad a una fecha futura.

• Resultados. Muestra la utilidad o pérdida de un ejercicio futuro de la entidad y las causas que la crean.

• Origen y aplicación de recursos. Como su nombre lo indica expresan el origen y la aplicación del capital de trabajo de una entidad.

• Costos. Presentan el costo futuro o proyectado, es decir tanto el costo de producción como el de distribución de una entidad.

Características de presentación: De acuerdo a las normas contables y económicas, los presupuestos si se utilizan como herramienta de la administración, tienen como requisito de presentación indispensable el ir de acuerdo con las normas contables y económicas y de acuerdo con la estructuración contable.

Los requisitos del Presupuesto son:

• Conocimiento de la Base: los presupuestos van siempre ligados al tipo de entidad, a sus objetivos, a su organización, y a sus necesidades; su contenido y forma varían de una institución, principalmente ene l grado de análisis requerido, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, los objetivos y las necesidades en que se hayan de aplicar.

• Exposición del Plan o Política: el conocimiento del criterio de los directivos de la Compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales o instructivos, cuyo propósito será uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y la ejecución del presupuesto, definiendo las responsabilidades y los límites de autoridad en cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas.

• Coordinación para la ejecución del Plan o la Política: debe existir un Director del presupuesto, que actuará como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución del plan. La sincronización de las diferentes actividades se

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