Planeacion

“Planificación ”

C.CARRASCO

8 de mayo de 2013

Introducción a la planeación

La Planificación es la primera función de la administración, y consiste en determinar las metas u objetivos a cumplir. La planificación incluye seleccionar misiones y objetivos como las acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones; es decir, seleccionar entre diversos cursos de acción futuros. Así la planificación provee un enfoque racional para lograr objetivos preseleccionados. Planificar significa organizar los factores productivos a futuro para obtener resultados previamente definidos. La planificación puede considerarse así un intento de reducir la incertidumbre a través de una programación de las propias actividades, tomando en cuenta los más probables escenarios donde éstas se desarrollarán.

PLANIFICACIÓN

Definición:

Es el proceso de terminar cómo la organización puede llegar a donde quiere llegar. (Certo, 2001) Según la American Management Association la planificación “consiste en determinar lo que se debe hacer, cómo se debe hacer, qué acción debe tomarse, quién es el responsable de ella y por qué”. Para otros autores, “el futuro no hay que preverlo sino que crearlo. El objetivo de la planificación debería ser diseñar un futuro deseable e inventar el camino para conseguirlo”. La planificación es una de las funciones más importantes para el éxito de la administración de proyectos y el director o administrador se apoya en ella para anticipar y generar futuros eventos y definir un camino de acción para la ejecución.

La planificación es un proceso continuo que tiene por objeto anticipar decisiones con la finalidad de optimizar el uso de los recursos productivos. Supone, en definitiva, un intento de resolver el problema de ajustar las capacidades del sistema productivo a la demanda real o prevista. Por lo tanto la planificación se da en diversos contextos.

Propósitos de la planeación

Se dice que tiene dos propósitos. Uno de protección y el otros de afirmación. El de protección es minimizar los riesgos reduciendo la incertidumbre de las condiciones del negocio. El propósito afirmativo es es aumentar el grado de éxito de las organizaciones.

Sin embargo, el propósito general de la planeación es contribuir a que la organización alcance sus metas. Un concepto importante que se encuentra involucrado es el de toma de decisiones, según Robbins, 2005 una decisión es una elección entre dos o más alternativas. La importancia radica en que en todos los niveles y áreas de la organización es necesario tomar decisiones.

Figura 1 : Proceso de Toma de Decisiones

Fuente: (Robbins, 2005), página 135

En general, se requiere planificar para:

• Establecer un plan de materialización de un proyecto que sirva de base para el control.

• Comunicar a todos los involucrados en el proyecto, del énfasis asignado a los diferentes objetivos o metas del proyecto.

• Lograr la utilización eficiente de los recursos asignados.

• Manejar y reducir las consecuencias o resultados de los riesgos.

• Tomar decisiones acertadas y oportunas

• Asignar responsabilidades y tareas.

La Planificación es la primera función de la administración, y consiste en determinar las metas u objetivos a cumplir. La planificación incluye seleccionar misiones y objetivos como las acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones; es decir, seleccionar entre diversos cursos de acción futuros. Así la planificación provee un enfoque racional para lograr objetivos preseleccionados. Planificar significa organizar los factores productivos a futuro para obtener resultados previamente definidos. La planificación puede considerarse así un intento de reducir la incertidumbre a través de una programación de las propias actividades, tomando en cuenta los más probables escenarios donde éstas se desarrollarán.

Se puede explicar como el acto de definir las metas de la organización, determinar las estrategias para alcanzarlas y trazar planes para integrar y coordinar el trabajo de la organización. En este sentido, la planificación se preocupa tanto de los fines (qué hay que hacer) como de los medios (cómo hay que hacerlo).

Siendo consecuentes con el párrafo anterior, es posible dar cuando menos cuatro razones para la planificación, primero marca una dirección, reduce la incertidumbre, reduce los desechos y además establece criterios para controlar. Se dice además que la planeación o planificación es la principal de las funciones administrativas ya que establece las bases para las otras actividades de los gerentes.

Figura 2: Tipos de Planes

Fuente: (Robbins, 2005), página 162

Los Planes estratégicos son de largo plazo, direccionales y permanentes. Se aplican a toda la organización, fijan sus metas generales y tratan de posicionarla en su contexto.

Planes Operativos especifican los detalles de cómo van a alcanzarse las metas generales. ´estos comprenden períodos más breves de meses, semanas o días.

Planes de largo plazo: su horizonte temporal rebasa los tres años.

Planes de corto plazo: sus planes que abarcan un año o menos.

Planes específicos: no permiten margen ni interpretaciones.

Planes direccionales: planes flexibles que establecen lineamientos generales.

Plan único: plan especifico para satisfacer las necesidades de una sola ocasión.

Planes permanentes: planes continuos que encauzan las actividades que se realizan repetidamente.

Objetivos

Se puede afirmar que la planificación es básica para las otras funciones de la administración, ya que sin la formulación de un objetivo no habría para que organizar, nadie para dirigir y nada que controlar. Los objetivos son de gran importancia para la administración, pues le dan un sentido, una dirección u orientación a los esfuerzos aplicado. Estos objetivos, bien definidos, conocidos y planteados de un modo práctico, tienen fuerza motivadora en sí y por ellos mismos. Por eso se dice que la sola formulación de un objetivo claro implica obtener ya la mitad de su cumplimiento.

En muchos casos, si bien existen objetivos, estos se formulan de un modo vago o ambiguo, sin determinar una meta precisa.

En general son preferibles los Objetivos Cuantificados. La fijación de objetivos no es un privilegio ni una obligación exclusiva de los niveles directivos de una organización, sino lo es de todos y cada uno de los que actúan en ella. Es posible distinguir entre objetivos de la empresa, de los administradores y de los individuos. Lo importante es que tengan una orientación común.

La armonización de los objetivos sugiere una cierta jerarquía entre ellos, así hay objetivos principales y secundarios.

El proceso de Derrame de Objetivos significa que primero se definen los objetivos Generales o principales, y luego estos se van extendiendo hacia abajo.

Entonces Planear, consiste en seleccionar y relacionar los hechos, formular y emplear supuestos respecto al futuro, efectuando una predicción de actividades necesarias para alcanzar los objetivos o resultados esperados.

La planificación eficaz se basa en hechos, datos e informaciones reales y estimadas, pero no en emociones o deseos.

La labor de planeamientos es permanente. Todos los planes son flexibles, sujetos a revisión y modificación, a medida que la realidad va cambiando.

La planificación es un proceso en que se responde una serie de preguntas sobre el proyecto: ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Cuánto?, ¿Con qué?, usando diversas técnicas y herramientas propias que se aplican en las siguientes etapas:

Análisis y definición del alcance

El primer paso es responder ¿Qué es lo que se va a realizar? Es necesario analizar detalladamente el proyecto para lograr una primera subdivisión y determinar su alcance. Al final de esta etapa se debe haber determinado las características generales del proyecto y de las actividades principales.

Para ello se utiliza la herramienta estructura de subdivisión del Proyecto (ESP) o WBS (en inglés).

Planeamiento

Identificadas las actividades, es necesario determinar una secuencia lógica para su ejecución y dar respuesta a ¿Cómo se va a realizar el proyecto? Primero se debe lograr un ordenamiento (determinar precedencias), luego relacionar todas las actividades (secuencia) obteniendo un plan de trabajo coherente.

Para expresar un plan se usan técnicas de planificación como Diagramas de Precedencia, Diagramas de Flechas o similares para mostrar el diagrama de red del proyecto.

Tipología de los Planes:

Existen muchas clases de planes. Las principales variables de clasificación son la amplitud del plan, su especificidad, el plazo que abarca y el nivel de la empresa a la que se formula.

1. Metas u Objetivos: un objetivo es un tipo básico de plan. Los objetivos o metas determinan un punto o nivel que se espera alcanzar dentro del periodo. Las metas u objetivos por lo común abarcan periodos no demasiado breves, y así se habla de planes de largo o mediano plazo, significando con ello lapsos superiores a un año. Los planes de largo plazo generalmente se refieren a periodos de tres a cinco años y más, mientras que los planes intermedios varían entre uno a tres años.

2. Presupuesto: los presupuestos dicen relación con aspectos financieros de gastos e ingresos. Son metas o programas expresados en término de dinero. Los presupuestos pueden abarcar periodos cortos y largos, según se trate de programas o metas. Los presupuestos de operación resultan más útiles para plazos largos, porque nos dan una idea de la rentabilidad o eficiencia bajo ciertos supuestos. Un presupuesto muy usado en la moderna administración de empresas es el llamado Presupuesto Base Cero, que pone énfasis en descartar los derechos adquiridos que por lo común ofrecen los presupuestos operacionales de un periodo para el siguiente.

3. Programas: son metas distribuidas en el tiempo, de modo que su logro resulte de un paulatino cumplimiento de metas parciales con una exacta dimensión del tiempo.

4. Políticas: se refieren a las fronteras o límites dentro de los cuales deberá desenvolverse una acción. Son las reglas del juego. Las políticas pueden ser expresas o implícitas. Las primeras se basan orientaciones, reglamentos y normas específicas, mientras que las segundas, por corresponder a cosas obvias suelen entrar en conflicto con las anteriores.

5. Procedimientos: es un plan que describe la secuencia cronológica de las tareas necesarias para ejecutar un cierto trabajo u operación.

6. Métodos: el método es de menor alcance que el procedimiento, ya que se refiere a una descripción detallada de cómo se realizará una labor específica

El Objetivo central de la planificación estratégica es investigar por qué algunas organizaciones tienen éxito mientras otras fracasan.

Bibliografía

Certo, S. (2001). Administración Moderna, Octava Edición. Bogotá: Pearson Educación de Colombia Ltda.

Robbins, S. y. (2005). Administración Octava Edición. México: Pearson Educación.

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