Planteamiento del Problema

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

En un mundo cada vez más complejo, donde la diversidad y los ajustes a los nuevos cambios son cada vez más constantes y que se avanza con una velocidad impresionante, las instituciones no han sido la excepción ante esos cambios. El crecimiento acelerado del que se habla anteriormente tiene sus raíces en la globalización que se ha generado en los últimos años, al respecto Gómez (2006:24), señala que “la globalización es una de las pruebas más duras a las que se enfrentan las empresas en este nuevo siglo”, es decir, que si quieren sobrevivir y prosperar, tendrán que adaptarse a dichos cambios de una manera rápida y eficaz.

Por ello es importante que las organizaciones de su tamaño formalicen su actividad administrativa y sobre todo, debido a que el cambio organizacional es inminente también en ellas y no puede permanecer estáticas, sino estar alertas a las fuerzas internas y externas que hacen que estas prevalezcan o mueran. En tal sentido, Robbins y Coulter (2000:89), hacen referencia a “la formalización como el grado en el que las actividades están estandarizadas dentro de la organización y la medida en que el comportamiento de los empleados tiene como guía una serie de reglas y procedimientos”. Siendo La formalización que implica definir teóricamente y por escrito las actividades que los empleados tienen que hacer, cuando deben hacerlo y cómo llevarlo a cabo.

Por otra parte la formalización también implica todos aquellos procedimientos establecidos por escrito a seguir en la realización de las actividades; los mismos son considerados por Koontz y Weihrich (2008), como “planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras”. De igual forma Terry y Franklin (2005), conceptualizan los procedimientos como “una serie de tareas relacionadas que forman la secuencia cronológica y la forma establecida de ejecutar el trabajo que va a desempeñarse”. Así mismo Münch y García (2007), expresan que “los procedimientos son aquellos que establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo”. Cabe destacar que lo anterior conlleva a decir que un procedimiento es una guía detallada de acción que muestra de una manera lógica y secuencial, el orden que siguen las actividades que realizan las personas en su trabajo.

En base a lo anterior, se puede afirmar que para determinar que cada individuo se apegue a sus actividades, es conveniente documentarlas por medio de procedimientos donde se especifiquen detalladamente lo que debe hacerse; generalmente, los procedimientos que se usan dentro de una empresa son informales y esto se observa fácilmente a través de las costumbres y hábitos de las personas. Cuando dichos procedimientos se ponen por escrito, permiten que el usuario siga tranquilamente por un camino seguro previamente probado. Aunado a ello dichos procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, es decir, los mismos son importantes para determinar el orden lógico que deben seguir las actividades dentro de una institución.

Siendo uno de ellos los manuales de procedimientos administrativos, los cuales son considerados instrumentos de comunicación que indican las actividades a ser cumplidas por los empleados y la forma en que éstas deberán ser realizadas. Al respecto Rodríguez (2009:35) indica que “el empleo de los manuales se creó como auxiliar para obtener el control deseado del personal de una organización y la política, estructura funcional, procedimientos y otras prácticas del organismo para que el que está trabajando, pueda dársele de una manera sencilla, directa, uniforme y autorizada mediante los manuales”. En otras palabras lo que el autor quiere decir, es que estos manuales deben reservarse para información de carácter estable, referida a la estructura funcional, la estructura procedimental, entre otras. Sin embargo Mijares (2007:25) considera que “los manuales de procedimientos administrativos sirven como medio de comunicación y coordinación que permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática, información de la organización, así como las instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor desempeño de sus tareas”.

Lo anterior expresa que un manual de procedimientos administrativos es un instrumento que apoya a la organización formal en la sistematización de sus actividades y es considerado como medio de comunicación eficaz para transmitir conocimientos y experiencias. Toda empresa tiene la necesidad imperiosa de contar con manuales debido a la complejidad de sus estructuras, volumen de operaciones, recursos que se les asignan, demanda de productos y/o servicios por parte de los clientes o usuarios, así como por la adopción de la tecnología avanzada para atender en forma adecuada la dinámica organizacional. Por ello, es indispensable este tipo de instrumentos ya que apoyan a las empresas en sus actividades, de tal manera que se hace necesario contar con estas herramientas en cualquier organismo social. Como bien se dice, toda actividad conlleva un proceso.

Es pues necesario dar a conocer los pasos a seguir en la elaboración de un manual de procedimientos administrativos. Al respecto Rodríguez (2009:65), afirma que “no existe un modelo establecido para elaborarlos, sin embargo propone un proceso que se utiliza frecuentemente en la práctica, el cual contiene pasos como: recopilación de la información, procesamiento de la información, redacción, elaboración de gráficas, formato y composición, revisión y aprobación, distribución y control y revisión y actualización”. Cabe mencionar, que en el desarrollo del manual, no se consideran los pasos de distribución y control y el de revisión y actualización, ya que el objetivo de este trabajo es únicamente el diseño del mismo.

Como se puede observar, para la realización de los manuales de procedimientos administrativos se requiere seguir un proceso; sin embargo, cada empresa o institución definirá la forma de llevarlo a cabo de acuerdo a sus necesidades y a las operaciones que se practiquen. Como ya se planteo anteriormente, no hay un proceso establecido, pues cada organismo lo hará específico o general según su conveniencia. Es por ello que se hace propicia la ocasión para señalar que existe en el Estado Mérida, específicamente en el Municipio Tovar una institución u organismo que lleva muchos años brindando de manera eficaz sus servicios, la misma se denomina Servicio Administrativo de Identificación,

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