Proceso De Innovación

Introducción

En el año 2008, esta Dependencia, a través de la Dirección de Impulso a la Mejora Regulatoria, se dio a la tarea de crear el Manual de Herramientas de Simplificación Administrativa, con la finalidad de que los funcionarios de la Administración Pública Estatal, cuenten con una guía de acción para la práctica de la simplificación administrativa, la cual aparece como una de las más importantes medidas de modernización administrativa que intenta ayudar a resolver el exceso de reglas, papeleo, controles, trámites innecesarios y la falta de procedimientos fluidos y sencillos, buscando reducir inconsistencias y errores en las prácticas realizadas de manera diversa, lograr la homogeneidad de los procesos y procedimientos, agilizar el trabajo y disminuir al máximo las interpretaciones erróneas sobre el trabajo de la administración pública.

Objetivos

1. Ofrecer una guía de homologación de la metodología de simplificación administrativa, como parte integral de la aplicación de la mejora regulatoria en la Administración Pública Estatal;

2. Contribuir a la implementación de la mejora regulatoria, asegurando la continuidad de las acciones emprendidas en la Administración Pública Estatal;

3. Ofrecer una imagen integral de la Administración Pública Estatal ante la ciudadanía;

4. Mejorar la calidad de los trámites y servicios ofrecidos por el Gobierno del Estado, y

5. Reducir, agilizar y dar transparencia a los trámites y servicios que se ofrecen por la Administración Pública Estatal, al ser simplificados y documentados.

Desarrollo

Simplificación Administrativa

Se trata de simplificación de trabajo, sin embargo, una vez aplicado a las acciones para la ejecución de tareas y proyectos dentro de la actividad normal de dirección y áreas de operación resultantes de la gestión de la administración de recursos y servicios, se denomina simplificación administrativa, misma que algunos autores conceptualizan como:

1. La manera de lograr algo pasó a paso, dividiendo un problema en partes sencillas.

2. Eliminar y compactar fases del proceso administrativo, así como requisitos y trámites a fin de ganar agilidad y oportunidad en la prestación de los servicios públicos o trámites administrativos.

Al aplicar el procedimiento dentro de las organizaciones gubernamentales, se responden las preguntas:

1. ¿Qué podemos eliminar? Puede ser un procedimiento, un paso que añada valor o uno que no lo añada, una demora, un archivo, una inactividad o inspección.

2. ¿Qué podemos combinar? Observar esta posibilidad a fin de que los tiempos conjuntos sean menores, puede ser posible combinar un traslado con una operación.

3. ¿Se debe cambiar el orden? Los cambios en el orden pueden eliminar o reducir los pasos que no añaden valor, los traslados, las demoras, e inspecciones.

4. ¿Qué podemos simplificar? Todos los procedimientos que pueden ser reducidos a una mínima actividad.

Características deseadas del proceso:

1. Eficacia. Es el hecho de alcanzar las metas.

2. Eficiencia. Es la relación de insumos y productos, cuya meta es minimizar el costo por concepto de recursos.

3. Confiabilidad. Se refiere a la consistencia del rendimiento del proceso, entendiéndolo como el producto resultante de un proceso, que bien puede ser la producción de un artículo, proporcionar un servicio, o concluir una tarea.

4. Economía. Es el costo de transformar el conjunto de insumos en uno de rendimientos. Así aplica el principio de que entre más barato sea el proceso, mayores serán las economías en beneficio del gasto público.

Pasos del proceso

a). Seleccionar e identificar el proceso

Cabe señalar que todos los procesos pueden ser candidatos de mejora, sin embargo las recomendaciones para elegir un proceso idóneo se basan en:

• Buscar el que cuenta con una alta frecuencia de uso y de recurrencia de usuarios.

• Buscar el más grande, el que cuenta con un gran número de pasos para su ejecución, pues implica el reto de reducción.

• El más complejo, muchas personas que lo operan, diversas áreas involucradas o numerosos requisitos para su expedición.

• Elegir el que proporciona mayores ingresos es decir, los más costosos para los usuarios, para así equilibrar el costo con el tiempo de respuesta, y que su mejora sea más simbólica para el usuario.

• Elegir procesos que presentan niveles de insatisfacción de los usuarios así como quejas o denuncias por su desempeño.

b). Análisis del proceso e identificación de áreas de mejora

El análisis es una fase impredecible, las herramientas que utilice y el orden en que las aplique, dependerán del problema y del tipo de proceso o procedimiento en cuestión.

El análisis del proceso o procedimiento implica descomponerlo en partes para conocer la naturaleza, los objetivos, los pasos, identificando aquellos que agregan valor o no, sus entradas, salidas, los actores, el lugar y tiempo en que debe realizarse. Analizar la información de tal manera que permita después llevar a un proceso de simplificación administrativa, se pueden aplicar las preguntas básicas, referidas en el tema de procesos.

c). Identificar mejoras

Consiste en definir aquellos aspectos que son susceptibles de corregir y/o mejorar, significan áreas sobre las que es necesario implementar acciones a fin de lograr en ellas mayor eficiencia.

d). Implementación de mejoras

Reside en instaurar los cambios planeados conforme a un programa preestablecido. Es elemental contar con el apoyo del personal directivo ya

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