Reorganización

INTRODUCCIÓN

La sinergia que se ha creado en el mundo actual a partir de cambios de paradigmas, así como el desarrollo vertiginoso de la tecnología y de la modificaciones que internamente tienen las empresas, dan como resultado que la estructura con que se cuenta ya no les permita seguir desarrollándose como lo venían realizando, entonces se plantea la posibilidad de llevar a cabo una reorganización administrativa.

La creación, modificación, fusión, reubicación y eliminación de unidades de trabajo son etapas de la evolución normal de una organización. Aunque una buena infraestructura no siempre garantiza una gestión exenta de contingencias, si constituye una fortaleza en la cadena de valor de una organización.

Con frecuencia la decisión de ajustar las estructuras se basa en la necesidad de hacer frente a nuevas condiciones de mercado, así como por la decisión de sentar las bases para elevar el desempeño y prever la adaptación de la estructura en la medida que ésta evolucione. Es recomendable que al definir una nueva estructura o al ajustar el existente se consideren ciertos principios básicos. Entre los puntos para realizar la reorganización se cuenta con la ayuda de algunos puntos de la teoría organizacional.

La creación o diversificación de productos, la efectividad en sus funciones y procesos, el desarrollo de personal pueden traer consigo la necesidad de reestructurar la empresa, con miras a un desarrollo y crecimiento.

En otro sentido, la inflación, la devaluación o cualquier cambio económico externo o interno puede ocasionar que la empresa se contraiga y como consecuencia reduzca su estructura.

En el presente trabajo de investigación se trata ampliamente el tema de reorganización administrativa que tiene lugar en las organizaciones por la necesidad de cambio.

Se tratan aspectos diversos tales como que ya se han visto anteriormente, pero que se tienen que reconsiderar al momento de reestructurar.

REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. GENERALIDADES

A. Conceptualización

• Organización: Proceso que parte de la especialización y división del trabajo, para agrupar y asignar funciones, a unidades específicas e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y jerarquía, con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes a un grupo de personas.

• Reorganización: Reorganizar es cualquier cambio en la distribución de responsabilidades; la facultad de tomar decisiones o relaciones entre las diferentes funciones o los cambios de luna entidad que se llevan a cabo en la estructura de la empresa.

Cuando la magnitud del cambio es pequeña y de poca trascendencia para la operación de la empresa se toma la decisión y se implanta en forma mediata, pero cuando las modificaciones a la estructura afectan significativamente a sus funciones (eliminar áreas, reasignar funciones a las áreas y puestos, etc.), entonces tendremos que seguir todo un proceso y aplicar una metodología para reorganizar.

B. Cambios que afectan a la organización

Cualquier cambio organizacional repercute, en menor o mayor grado, en la estructura general de la institución, puesto que las organizaciones trabajan con base en el principio de clientes internos, como sistema, entonces interactúan todas las áreas de trabajo, y si alguna de ellas sufre la mínima modificación en cualquiera de sus estructuras, esa modificación repercute en otras áreas.

Los cambios se deben evaluar y cada modificación se considera una estrategia que afectara, sin duda, internamente como externamente. Además los clientes y proveedores, así como las instituciones relacionadas con la operación de la empresa, se verán influidos de alguna manera por la reorganización.

C. Síntomas internos

Las causas más comunes que conducen a una empresa a una reorganización son:

• Cuando una empresa se desarrolla y crece.

• Cuando por la mala situación económica de la empresa (disminución de proyectos, disminución de ventas) se contrae y elimina áreas y puestos.

• La planeación estratégica de la empresa.

• Cuando la empresa realiza cambios en sus funciones y por medio de estos procesos se puede ver modificada su estructura.

• Por la adopción de nuevas prácticas administrativas como la reingeniería, los procesos de calidad, certificación, entre otros.

• La adquisición de nueva tecnología.

• Ingreso de nuevo personal.

• Mejora continua en la empresa.

El que se lleven a cabo alguno o varios de estos cambios puede traer síntomas como lentitud en la toma de decisiones, duplicidad de funciones, centralización o descentralización de autoridad, confusión en la asignación y realización de funciones, entre otros.

D. Factores externos

Los acontecimientos que ocurren en el medio ambiente externo de la empresa también pueden ser motivo de una reorganización. Algunos de estos cambios son:

• Cambios en las estrategias de nuestros competidores.

• Modificaciones en la legislación fiscal, laboral, etc.

• Variaciones microeconómicas y macroeconómicas.

• Los tratados comerciales.

• Cambios en la tecnología.

• Cambios en el mercado.

2. ALCANCES Y FUENTES DE UN CAMBIO ORGANIZACIONAL

Cuando se cambia una estructura se afecta directamente a toda la organización, ya que sus efectos repercuten en los niveles horizontal y vertical del organigrama. Por ello, en una propuesta de reestructuración tienen que fundamentarse sus causas y su área de influencia.

A continuación se enlistan las más representativas:

A. Internas:

• Necesidad de incrementar la rapidez de respuestas

• Lentitud en el flujo de recursos económico

• Cambio de estrategias

• Funcionalidad técnica tecnológica o ambas

• Detección de problemas operativos internos

• Dificultad para tomar decisiones

• Expansión de la organización

• Como resultado de una iniciativa para mejorar el desempeño

B. Externas:

• Cambio en la situación del mercado

• Presión de la competencia

• Modificación de las condiciones económicas del país

• Cambios en el marco legal ambiental

• Como propuesta de cámaras o grupos de afiliación

• Por acuerdo inter organizacional

• En atención a convenios o tratados nacionales e internacionales

• Por demanda de los clientes o usuarios de los productos o servicios

3. OBSTÁCULOS Y LIMITACIONES

La reorganización parcial o total de un organismo se enfrenta a una serie de obstáculos y limitaciones que dificultan, en mayor o menor grado, este proceso. Se mencionas a continuación los más comunes:

• Económicos: Algunas empresas no cuentan con presupuesto para llevar a cabo la reorganización.

• Tecnológicos: En ocasiones la tecnología de alta especialidad con que cuenta la empresa restringe la reorganización administrativa.

• La legislación: Las modificaciones en las leyes y reglamentos pueden afectar la decisión de reorganizar.

• La resistencia al cambio en el personal puede limitar su reestructuración.

4. PROCEDIMIENTO GENERAL DE REORGANIZACIÓN

La reestructuración de una organización de trabajo debe efectuarse en forma ordenada y conforme a un proyecto de estudio basado en los elementos siguientes:

A. Metodología

1. Planeación

Determinación de los lineamientos generales de reorganización, garantizando la cobertura de los factores prioritarios que inciden en el funcionamiento de la organización, para este efecto es necesario precisar objetivos y fuentes de información, conformar el equipo de trabajo, realizar una investigación preliminar, elaborar un prediagnóstico y formular un ante proyecto.

2. Instrumentación

Consiste en seleccionar y aplicar las técnicas de acopio de información viables en función del alcance y cobertura de la reorganización, para lo cual deben considerarse las técnicas por emplear, la forma de integrar la información y la revisión de contenidos, de acuerdo con las prioridades establecidas.

3. Análisis de información

Examen de los componentes organizacionales según su naturaleza, relación, interdependencia y ubicación ene la estructura, se atenderán el propósito y la secuencia definidos para formular el diagnóstico administrativo y posteriormente se elaborar el informe y las recomendaciones procedentes.

4. Implantación

Transformación de los criterios acordados en acciones especificas, para poner en práctica opciones viables al cubrir necesidades en orden y tiempo y establecer claramente la responsabilidad de su ejecución y el tipo de reportes con los que se informaran los avances.

5. Seguimiento y evaluación

Análisis del comportamiento de los cambios realizados mediante los mecanismos

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