Resumen Presupuesto

RESUMEN

El control presupuestal es un instrumento del que se valen las empresas para proyectar, estimar, y controlar todas sus operaciones, lo anterior se logra a través de la comparación sistemática, del conjunto de previsiones establecidas para cada uno de sus departamentos, con los datos históricos, que refleja la contabilidad durante el mismo periodo.

II.- RESPONSABILIDAD, PREPARACIÓN, MANEJO Y ADMINISTRACIÓN.

La responsabilidad de la elaboración del control presupuestal, se delega en una persona que habrá de fungir como director del mismo; deberá de ser alguien que posea amplios conocimientos y experiencia sobre la empresa y en este tipo de trabajo; por lo que normalmente se designa para este puesto un contador público o un licenciado en administración. Para cumplir su cometido, necesita de la colaboración de todo el personal de la compañía, lo cual es conveniente que los ejecutivos tengan bajo su cargo las principales funciones:

 DIRECTOR O GERENTE GENERAL: Políticas generales (cambios de diseño y productos, mercado, técnicas de administración), proyección a futuro.

 DIRECTOR DE FINANZAS O CONTRALOR: Aspectos financieros y de control (presupuesto financiero, que incluye el de caja, cuentas por cobrar y por pagar, gastos generales, etc.). Además tiene las siguientes funciones:

• Obtención de capital

• Relaciones con inversionistas

• Capacitación de financiamiento

• Banca y custodias

• Crédito y cobranza

• Inversiones

 GERENTE DE VENTAS Y MERCADOTECNIA: Ventas, publicidad, propaganda, expansión o contracción del mercado, colocación de nuevos productos, etc.

 GERENTE DE PRODUCCIÓN O SUPERINTENDENTE: Control de almacén de materiales, de producción, mantenimiento, etc.

Los cuatro forman el comité de presupuestos, quienes además pueden incluir jefes de de importancia como:

 El de personal

 El de compras

De forma esporádica o complementaria. Se podrá delegar la responsabilidad de la elaboración de los presupuestos parciales en los diferentes jefes de departamentos, se les exigirá la obtención de cálculos en forma de cedulas, de las operaciones, y la responsabilidad necesaria, derivada de los planes previamente aceptados.

El contralor tiene múltiples funciones, pero como director del presupuesto las principales son:

 Formular el presupuesto general, así como preparar estados proformas y presupuestados.

 Analizar y estudiar las variaciones o desviaciones e investigar sus causas.

 Coordinar y supervisar los presupuestos parciales.

 Aprobar el diseño de las formas que se utilicen.

 Elaboración de manuales e instructivos claros, precisos, y suficientemente amplios.

 Pulsar continuamente los presupuestado con lo realizado hacer correcciones pertinentes, y a tiempo.

 Informar oportunamente a sus superiores y al comité de presupuestos.

 Centrar sobre él las aclaraciones o soluciones importantes.

Las funciones del comité son:

A. Examinar, aprobar, y ajustar las estimaciones de los gastos departamentales.

B. Aprobar o ajustar los presupuestos generales y parciales.

C. Presentar los presupuestos a autorización al gerente general y éste al consejo administrativo.

1.- DURACIÓN: El periodo de duración del presupuesto, regularmente los presupuestos abarcan más de uno o dos ejercicios sociales (12 o 24), meses por la imposibilidad de prever más adelante de estos lapsos: pero fraccionándolos en estimaciones mensuales, trimestrales, o semestrales.

2.- MECANICA: La selección del personal que deberá trabajar en la elaboración del presupuesto y el estudio, se puede comenzar con un boletín dirigido a todos los componentes de la organización, en el que se comuniquen las perspectivas y los objetivos de las empresas, conteniendo un mensaje optimista y atractivo sobre las ventajas que se derivan para todos.

3.- FASES: Todo estudio sistemático requiere de un orden o encausamiento en su desarrollo, respecto al control del sistema presupuestal, las etapas son:

A. DE PREVISIÓN: Apreciar y tener anticipadamente todo lo necesario para el cumplimiento expedito de las fases del control presupuestal.

B. DE PLANEACIÓN: Todo acto debe ser planeado, y en el caso de los presupuestos, con mayor razón, toda vez que resulta inherente; uno de los primeros pasos a dar, es elegir la persona o personas (director o comité generalmente existen ambos). Comprende múltiples aspectos; recopilación de datos, su estudio cuidadoso, su ordenamiento o integración, cuestión en la cual intervienen los distintos departamentos o funcionarios.

C. DE FORMULACIÓN: Integra la elaboración de los presupuestos parciales, que se hacen en forma analítica de cada departamento del organismo, y la realización de los presupuestos globales o sumarios previos.

D. DE APROBACIÓN: La dirección general o gerencia de la entidad, después del comité, quien sanciona los presupuestos hasta el resultante del paso anterior, simultáneamente son verificados por los jefes de departamento. Tiene por objeto, lograr el apoyo y la cooperación de todo el personal.

E. DE EJECUCIÓN Y COORDINACIÓN: Es de todo el personal, desde los obreros, bajo las ordenes de su jefe, hasta los funcionarios de alta jerarquía. La obra de ordenar metódicamente las metas departamentales, y compaginar las actividades, es una atribución que se delegará de los más altos niveles a los de mediana jerarquía.

F. DE CONTROL: Corresponde a la serie de funciones encaminadas a la observancia y la vigilancia del ejercicio del presupuesto, es localizar actitudes perjudiciales en el momento en que aparecen, para evitar que ocasionen momentos críticos o de mayor importancia negativa. Básicamente, partiendo del sistema presupuestado, registrando lo realizado y por comparación, determinar las variaciones o desviaciones.

G. DE EVALUACIÓN: Con base

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