SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SU APLICACIÓN EN ORGANIZACIONES Y/O INSTITUCIONES EDUCATIVAS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SU APLICACIÓN EN ORGANIZACIONES Y/O INSTITUCIONES EDUCATIVAS.

Hablar de Sistemas de Información, podría parecernos algo muy complicado de entender e incluso muy alejado de nuestra realidad, sobre todo si tratamos de concernirlo a las instituciones educativas y el entorno que nos rodea.

Debemos saber que los Sistemas de Información juegan un papel importante en las organizaciones empresariales actuales, en el medio socioeconómico tan volátil en el que vivimos, puede propiciar un éxito rotundo o un fracaso fulminante de sus agrupaciones. Ante este escenario los Sistemas y las Tecnologías de la Información y Comunicación (TICs) se tornan en un elemento indispensable como agente de cambio y fuente de ventajas competitivas, aunado a los factores tradicionales, como el trabajo y el capital.

Gómez Vieites, Álvaro & Suárez Rey, Carlos. (2007); mencionan que “Dentro de una organización el Sistema de Información actúa como el “sistema nervioso”, ya que éste es el que se encarga de hacer llegar a tiempo la información que necesitan los distintos elementos de la organización empresarial.”

Esto nos da una idea de la importancia de los Sistemas de Información en las organizaciones, ya que al hacer llegar en tiempo y forma la información necesaria a todos los miembros de una organización, con la presentación y formatos adecuados, optimizan los resultados de la misma, dando la pauta para crecer a nivel organizacional, cumpliendo así su cometido, contribuyendo en la obtención de las metas y objetivos fijados por la empresa.

Como se citó Gómez Vieites, Álvaro & Suárez Rey, Carlos. (2007), Ralph Stair afirma que un Sistema de Información es un sistema compuesto por personas, procedimientos, equipamiento informático (distinguiendo entre hardware y software), bases de datos y elementos de telecomunicaciones.

Whitten, Bentley y Barlow proponen un modelo basado en cinco bloques elementales para definir un Sistema de Información: personas, actividades, datos, redes y tecnología.

Considerando éstas propuestas, podemos inferir que un Sistema Informático es un conjunto de elementos, correctamente estructurados, entre los cuales se involucran distintos ejes colaborativos para lograr un fin, apoyando la toma de decisiones y el control de una organización.

El primer eje, son las personas que se encargan del análisis, diseño, uso y evaluación del propio sistema, pasando por los dueños, administradores y usuarios finales.

Posteriormente, los procedimientos que se generan en el ambiente de trabajo, el proceso de datos y la generación de información que serán usados por las personas involucradas en el sistema. Cabe destacar que no debemos confundir entre los datos y la información, al hablar de datos, nos referimos a los acontecimientos recogidos y que aún no has sido procesados, los cuales se identifican por elementos simbólicos como letras y/o números; por su parte, la información se obtiene una vez que los datos han sido procesados y ahora son útiles a los individuos dentro de la organización, adquiriendo un mayor valor que en su estado original, puesto que ahora guardan relevancia y propósito. La información debe cumplir con una serie de requisitos como la exactitud, completitud, economicidad, confianza, relevancia, nivel de detalle, oportunidad, verificabilidad, y evitar que sea proporcionada en exceso, ya que puede volverse un problema, que detracte los logros de la empresa, en vez de ser benéfico para la toma de decisiones.

Continuando con los ejes que constituyen un sistema informático, en seguida tenemos el equipamiento informático, que se encargará de realizar el procesamiento de los datos, así como la entrega de la información obtenida. El equipamiento informático se divide principalmente en dos rubros: el Hardware, que incluye todas las partes que componen un ordenado, como la Unidad Central de Proceso, comúnmente conocida como CPU, las memorias internas (ROM y RAM), y memorias externas o de almacenamiento secundario (Disco duro, CD-ROM, DVD, Memorias USB, etcétera); y los periféricos que son esenciales para la interacción entre el usuario y el ordenador, como son el teclado, ratón, tabletas digitalizadoras, escáneres, monitores, impresoras, proyectores, altavoces, micrófonos, módems, etc. El otro rubro, se conforma por el Software, que comprende los programas y demás elementos intangibles del equipamiento informático, iniciando con los lenguajes y entornos de programación, el Sistema Operativo, la vasta gama de aplicaciones de ofimática que tenemos a nuestro alcance, como procesadores de texto, hojas de cálculo, programas de presentaciones, diseño, multimedia, y los gestores de bases de datos.

Finalmente, podemos referirnos al último eje que son las redes o elementos de telecomunicaciones, éstos hacen posible la comunicación entre los sujetos y equipos distribuidos en toda la organización, ya que por medio de las redes de internet permiten el envío de la información recabada en los procesos propios de la empresa, así como de la entrega oportuna, eficiente y eficaz, a los lugares adecuados, propiciando además la coordinación entre dichos lugares.

Estos elementos, tienen conjuntamente como objetivo principal apoyar y mejorar las operaciones cotidianas de las empresas, satisfacer las necesidades para solucionar problemas y tomar las decisiones convenientes por parte de los directivos.

Los Sistemas de Información, pueden clasificarse de forma general en tres rubros:

1. Soporte a las actividades operativas, que da lugar a sistemas que permiten el manejo de actividades más estructuradas, denominados comúnmente como Gestión Empresarial, o sistemas de manejo de información menos estructurada como aplicaciones ofimáticas.
2. Soporte a las decisiones y el control de gestión.
3. También puede resultar habitual clasificar los sistemas en función de tipo de función a la que se dirige: financiera, recursos humanos, marketing, etc.

Los Sistemas de Información para la Gestión (Management Information Systems –MIS-) Utilizan los datos almacenados en los sistemas informáticos de la empresa (capturados y almacenados por el Sistema de Procesamiento de Transacciones) para generar informes que permitan a los directivos mejorar el control de gestión de las distintas áreas funcionales de la empresa. De este modo, se consigue agilizar el proceso de toma de decisiones, al proporcionar la información necesaria de forma rápida, precisa y fiable.

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