Terminacion De La Auditoria

INTRODUCCION

Historia del presupuesto base cero

Su nacimiento data de 1970, cuando su creador, Peter Pyhrr, lo introdujo en la empresa norteamericana Texas Instruments. Ante el éxito del sistema, se extendió a otras grandes empresas como Westinhouse, Boeing o AT&T. En 1971, el entonces gobernador del Estado de Georgia, Jimmy Carter, contrató como asesor a Pyhrr para la implantación de este sistema presupuestario en la Administración del Estado. En 1977, cuando Carter fue elegido Presidente de los Estados Unidos instauró esta técnica de elaboración del presupuesto en la Administración Federal para el ejercicio fiscal de 1979.

A partir de entonces, el presupuesto base cero se ha convertido en la filosofía presupuestaria de moda. En sus inicios fue adoptado como un sistema formal dentro de la Administración Publica. Y actualmente es uno de los presupuestos más potentes y prometedores del siglo. Su objetivo es mejorar el desempeño financiero de las organizaciones públicas y privadas.

En México se han llevado acabo algunas conferencias sobre el tema, por ejemplo el Colegio de Contadores hizo una presentación, el tema también fue incluido por el Instituto Mexicano de Ejecutivos

de Finanzas y en las revistas de estas Instituciones han aparecido artículos referentes este presupuesto.

Se llevo acabo una encuesta, para averiguar si la gente estaba enterada del tema los resultados que se obtuvieron son que de las 92 respuestas obtenidas solo 1 conocía el presupuesto Base Cero.

Esta persona lo conocía ya que había sido implementado en su empresa y los resultados no habían sido favorables. Por lo cual es importante tener en cuenta que no es posible importar con exactitud una técnica, principalmente cuando provienen de países altamente desarrollados en lo industrial y administrativo. Además la teoría no suele contener todas las variantes y circunstancias particulares de cada empresa, por lo tanto no existen ajustes para que todo el mundo empresarial aplique de un día para otro esta técnica y tampoco se pueden observar beneficios extraordinarios de la noche a la mañana. La única manera de aprovechar este nuevo instrumento consiste en que cada empresa, en lo particular haga un diagnostico de su situación. Se deben tomar en cuenta las siguientes condiciones:

← Marco económico de nuestro país.- México es un país subdesarrollado y por lo tanto, las dimensiones empresariales son muy deferentes. Una empresa pequeña en Estados Unidos es una empresa medianamente grande en México.

← El marco social.- Es distinto para cada país, en cuanto a las costumbres y conductas.

← El grado de capacitación de los Recursos Humanos.- es diferente en cada empresa así como en cada nación por eso se debe evaluar antes de implementar

cualquier método o programa nuevo.

El motivo por el cual surge este presupuesto se debe a que en general las empresas fueran creciendo, el proceso de industrialización fue avanzando, se desarrollo una tecnología mas sofisticada y las finanzas y la administración se volvieron mas complejas. En consecuencia de todos estos cambios disminuyo el empleo de mano de obra (gastos directos) y aumentaron los gastos indirectos a través del mantenimiento, reparaciones, ingeniería y diseño, por lo tanto se tuvo q progresar en la técnicas utilizadas de costos y así surgió un sistema formal de planeaciòn y presupuestaciòn que contemplara mas detalladamente los gastos indirectos a este sistema se le denomina Presupuesto Base Cero.

Este presupuesto esta basado en la idea de que cada uno de los gastos que en él consten deben estar perfectamente justificados, y evitar así que éstos sean fijados en función de los gastos del año anterior, como se hace en numerosas ocasiones, y sin tener en cuenta si son realmente necesarios. El fin último de este presupuesto es lograr que no existan proyectos inútiles, y que aquellos que se decida llevar a cabo consuman la menor cantidad posible de recursos.

PRESUPUESTO BASE CERO

Esta orientado a la planeación y presupuestacion de los costos indirectos, los cuales comprenden los de fabricación, los de tipo administrativo y los de distribución o gastos de venta.

El sentido de este presupuesto consiste en establecer un método de planeación para las actividades correspondientes a los gastos que han sido clasificados como indirectos.

En una organización existe un objetivo para toda ella, y objetivos particulares para diferentes grupos o subgrupos de la organización, objetivos que generalmente están supeditados al objetivo principal de la empresa. Es preciso que cada uno de estos subgrupos determine sus actividades en términos de objetivos. Cuando se convierten en metas cuantificables de alguna manera, es preciso cuantificar las metas, porque de otra manera no se sabe a donde se quiere llegar y, porque no se sabe que nivel se alcanzo después de haber desarrollado las actividades.

El primer enfoque del presupuesto base cero esta dirigido a definir unidades decisorias y asignar el presupuesto correspondiente. Este presupuesto exige la búsqueda de diferentes alternativas para realizar las mismas actividades, no basta haber decidido un objetivo, una meta y haber listado las actividades para realizarlas, si no que es necesario buscar y descubrir diversas proposiciones para alcanzar esa misma meta, de manera que se tenga un conjunto de presupuestos para un mismo objetivo, de los cuales tomar partido por aquel que resulte mas benéfico a los objetivos financieros de la organización.

El presupuesto base cero es un importante instrumento de la planeación a corto y largo plazos, en la medida en que los recursos solicitados por conducto de este presupuesto, tengan un destino hacia la adquisición de activos fijos o inversiones y un destino de erogaciones correspondientes al ejercicio. En las técnicas financieras se conoce lo que se denomina la evaluación de proyectos de inversión.

Este presupuesto no es mas que un conjunto de proyectos de inversión y operación para unidades cuyos objetivos no están definidos en términos de productos y en ello es donde radica la gran diferencia de planeación.

El presupuesto base puede ser considerado como un proceso decisorio, en todo proceso decisorio se presenta una necesidad, caracterizada por dar margen a ciertos estímulos, orientados a satisfacer esas necesidades, a la búsqueda de alternativas para llevar a cabo la solución al problema, a la medición de los resultados con alternativa elegida, que supuestamente dará resultados satisfactorios.

ELEMENTOS DEL PROCESO PARA EL PRESUPUESTO

1- el establecimiento de suposiciones acerca del nivel de planeación que tendrá la empresa y al cual se deben adscribir todas las unidades responsables de elaborar presupuestos particulares

2- la identificación de aquellas unidades de objeto del presupuesto base cero , esto puede verse en términos de un organigrama.

3- Preparar una serie de alternativas de las cuales debe elegirse la mas apropiada. A este conjunto de alternativas cuantificadas el presupuesto base cero le llama paquetes de decisión para actividades.

4- La evaluación de cada uno de los proyectos que conforman el paquete de decisiones, cada uno de ellos puede ser elegido, para elegirlo es preciso establecer un criterio de elección.

5- Aplicar los criterios para evaluar los paquetes de manera que se elijan los mas apropiados y se aginen los recursos correspondientes.

6- Poner en práctica el presupuesto y evaluarlo sus resultados para

retroalimentar el proceso con nuevos enfoques y planes.

El aspecto fundamental del presupuesto base cero se halla en los paquetes decisorios, los 2 primeros pasos son esenciales para la elaboración de dicho presupuesto, pero en la practica existen aun cuando no se haga presupuesto base cero o cualesquiera otra clase de presupuestos. Cada área de especialización tomara providencias y decisiones, hara planes y propuestas según el horizonte de problemas que alcance a vislumbrar y todo ello contribuirá a la formulación de planes y presupuestos.

PAQUETES DE DECISIÓN

Un paquete de decisión es un documento en el cual se expresan las características relevantes de la planeación de las actividades y los recursos solicitados para llevarlas a cabo.

Al establecer un paquete de decisión se conocen datos como los siguientes:

← Cuántas unidades del organigrama representan centros decisorios y deberán elaborar presupuestos

← En qué forma se consolidarán estos presupuestos para formar un presupuesto consolidado

← Cuál es la carga de trabajo y cuantos elementos se necesitan con el objeto de analizar, evaluar, juzgar y elegir las diferentes alternativas que cada una de las unidades decisorias seguramente supondrán y

← Quienes podrían ser los responsables de autorizar estos paquetes

Cuando se diseñan los paquetes de decisión se pueden enfocar a los siguientes aspectos:

← Las unidades organizacionales

← La gente

← Los programas o proyectos

← Los servicios recibidos o proveídos

← Los objetivos del gasto

← Los gastos o erogaciones para inversiones de activos fijo

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