Universidad A Distancia

Universidad Nacional de Educación

Enrique Guzmán y Valle

Programa : Administración de Empresas

Tema : Administración de Materiales

Chiclayo, Junio del 2005

I. EXPLICAR QUE SE ENTIENDE POR ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES Y QUE ACTIVIDADES FUNDAMENTALES CUBRE.

Como hemos ido aprendiendo a través de los diferentes módulos anteriores, vemos que la actividad administrativa tiene como fin la producción de bienes y/o servicios, lo que requiere el consumo de diversas formas de materia, la provisión de los cuales es responsabilidad directa de los ejecutivos a cargo.

Esta adquisición es, casi siempre, la parte más importante de los gastos de una organización que puede ir del 20% hasta el 90% del total del presupuesto general, superando a las demás partes de esta organización. En efecto, la utilización eficiente de materiales constituye un factor muy importante en el éxito de una organización, es por esto que las técnicas, directrices y procedimientos de la administración de materiales deberían de colocarse al nivel ejecutivo en un rango similar al de las funciones clásicas de planificación, organización, presupuesto y personal.

El director, gerente o persona a cargo debe planificar y programar la debida adquisición, conservación, distribución y uso de materiales, a través de una estructura orgánica de acuerdo a las necesidades de la empresa, que garantice el funcionamiento y control efectivo de esta, debe dirigir y establecer directrices, debe ejercer un control efectivo y coordinación apropiada de los materiales con el resto de las operaciones.

Estas actividades deben constituirse en forma continua como un habito del ejecutivo, pues solo con una disposición oportuna y apropiada de los materiales, es posible llevar a cabo las operaciones que demandan los objetivos de la empresa, esto no quiere decir que el ejecutivo deberá ser necesariamente un experto en administración de materiales, sino que dentro de sus responsabilidades esta la de tomar decisiones generales con respecto a la administración de materiales, pues la importancia económica de estos tiene un efecto decisivo en el desarrollo eficiente de la organización.

Lamentablemente podemos apreciar la ausencia de un tratamiento adecuado para esta función, se le da mayor importancia al aspecto humano, haciendo solo referencias generales sobre la Administración de Materiales.

La Administración de Materiales se puede definir básicamente como la provisión de material en términos de calidad y cantidad, en el tiempo y lugar requeridos, al mínimo posible de costo.

ACTIVIDADES FUNDAMENTALES:

➢ Planificación de Materiales de acuerdo a las necesidades de la organización y al plan respectivo de operaciones calculadas para cubrir un periodo de tiempo anticipado. Esta planificación nos da el momento en que se le necesitan y la cantidad necesaria.

➢ Aplicación de normas y especificaciones estandarizadas en operaciones de compra, almacenamiento y suministro.

➢ Compra.

➢ Inspección de recibo y entrega, incluyendo la verificación del cumplimiento de las especificaciones de adquisición o compra.

➢ Almacenamiento y distribución de materias primas y accesorios.

➢ Almacenamiento y distribución de artículos no productivos (que intervienen en las operaciones pero no en la elaboración del producto).

➢ Mantenimiento de registros de almacén.

➢ Recuperación, mantenimiento, conservación, transferencia e intercambio, tanto de materiales como de equipos para asegurar el uso integral y económico de los mismos.

➢ Simplificación, uniformidad y sustitución de materiales (reducción de variedad, tipos, estilos; adopción de normas de calidad y descripción por escrito de las mismas).

➢ Establecimiento de medidas de seguridad en la conservación, manejo, distribución y consumo de materiales con el objeto de evitar accidentes, deterioros y pérdidas.

➢ Contabilidad y control, esto evitará gastos excesivos y obtendrá ahorro en las operaciones.

La Administración de Materiales no debe ser expuesta a influencias políticas o de otro genero extraños a la organización. En los organismos gubernamentales podemos observar el favoritismo en las operaciones de compra y suministro dando como resultado una mala administración de materiales lo que redundará en una inadecuada administración.

La experiencia demuestra que la mejor manera de operar es comprar al postor que ofrezca el mejor producto y al menor precio sin que importe su filiación política o relaciones personales o de amistad con un directivo de la empresa. Si se otorga el contrato a un miembro de la oposición al gobierno sobre una base estrictamente técnica, es probable que se gane un adepto. De otra manera si solo se contrata a una organización que este con el gobierno, la oposición tenderá a fortalecerse.

II. DEFINIR EN FORMA BREVE Y SENCILLA CADA UNO DE LOS PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION DE MATERIALES.

La experiencia a través de los años, principalmente en las grandes industrias, nos da como resultado algunos principios que regirán la Administración de Material:

CONTROL:

Es sumamente importante porque nos ayudara a reducir el intervalo entre la recepción de la materia prima y la obtención del producto o servicio final. El movimiento en línea recta de los materiales a lo largo de todo el proceso, la simplificación y la coordinación de operaciones y medidas similares, son importantes factores que contribuyen a ello.

La administración de material se ve mas compleja cuanto mas grande sea una organización haciéndose mas necesario su control.

Las funciones de Control de materiales comprenden:

➢ Determinar los requerimientos probables de material en calidad y cantidad.

➢ Asegurar el almacenamiento y el abastecimiento adecuado de los productos.

➢ Disponer de almacenes de distribución y entrega que sean necesarios.

➢ Registrar todos los movimientos de material en almacenes de manera apropiada.

➢ Prever los datos necesarios de los almacenes para efectos de contabilidad y costos.

Aquí se muestran algunas ventajas vitales del control de materiales:

➢ Previene pérdidas al verificar que los materiales cumplan con las especificaciones de acuerdo con las órdenes de compra.

➢ Reduce los perjuicios debidos a robos, roturas, deterioros de los materiales, así como el mal aprovechamiento de espacio por causa de una inadecuada distribución o localización de los materiales almacenados.

➢ Evita compras excesivas, es decir, el ocio de capitales e inventarios.

➢ Reduce la variedad de materiales a usar.

➢ Elimina retrasos en las actividades mediante el suministro a tiempo de los materiales requeridos.

➢ Mantiene un inventario perpetuo, asegurando el orden, registro adecuado así como la facilitación del aprovisionamiento del material.

Cuando la función de Control no se efectúa de una forma correcta surgen tres problemas principales:

➢ Inventarios excesivos.

➢ Contabilidad de materiales inadecuada.

➢ Costos excesivos de producción.

El origen de los inventarios se justifica por varios motivos, entre ellos: hay que tener a mano los elementos necesarios para la realización de las operaciones con la finalidad de que se proceda con orden y sin perdida de tiempo; también se puede originar por el afán de comprar grandes cantidades para lograr un costo optimo o como resultado de una política de largo plazo que busca reducir el costo de la mano de obra así aumentar la productividad manteniendo la continuidad del empleo. Por otro lado también tiene su justificación económica en la anticipación de periodos difíciles de abastecimiento de materia primas, guerras, huelgas, etc.

Siempre se necesita un buen juicio para hacer validas todas estas justificaciones, no se debe incrementar en forma desmedida los inventarios y esto ocurre cuando hay un error de juicio provocando la acumulación de inventarios provenientes fundamentalmente de previsiones desatinadas, por falta de coordinación, por basarse en datos insuficientes, etc.

CENTRALIZACIÓN:

¿Qué grado de centralización debe existir en una operación? Si la empresa esta formada por una sola planta, lo más apropiado debe ser contar con un departamento centralizado de administración de materiales o al menos una persona encargada. Si se tiene mas de una planta, ahí si se requiere un estudio mas profundo de diversos factores que influyen para determinar si es necesario un departamento centralizado como por ejemplo: localización geográfica de la planta, homogeneidad de los productos a utilizar, tipo de materiales que se necesitan mayormente, localización de abastecedores.

La función de la administración de materiales deberá estar a cargo de una sola dirección cuando se pueda centralizar y esto trae ventajas sustanciales como por ejemplo: mantenimiento de una política consistente de abasto y el mayor poder adquisitivo posible. Al tener centralizados los materiales, todas las actividades de almacenaje se encuentran bajo una sola dirección y en un solo lugar.

De esta manera vemos que la centralización debe ser efectiva para empresas de una sola planta o con varias plantas en una misma área geográfica y que su producción demande casi las mismas materias primas. Por otro lado

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