ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

PRESENTADO A LA INSTRUCTORA

JUBITZA PATRICIA CORREA HENRIQUEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

VIRTUAL

2020

INTRODUCCION

El presente material tiene como objetivo dar a conocer el formato para la recepción y despacho de documentos; aquí encontrara el paso a paso que se debe seguir para enviar o recibir información sea cual fuese el medio de comunicación utilizado.

 Informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

INFORME

RECEPCION

Conjunto de operaciones de verificación y control que se hace en la institución para realizar la admisión de los documentos que son entregados en la unidad de correspondencia ya sean internos o externos.

• La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario.
• Se trata de comunicación oficial.
• El sobre debe estar correctamente marcado; de no ser así se debe dejar constancia de cómo se recibe el documento.
• se abre el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus anexos.
• La revisión: consiste en el examen de anexos, del destinatario, de los datos de procedencia y de la verificación del asunto para poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de la entidad y realizar su respectiva radicación.

RADICADO

Asignación de un sello, firma y número consecutivo, al momento de la entrega formal de un documento.

REGISTRO

Consiste en la anotación de los datos más significativos de las solicitudes en un formato de registro, para su control y trámite dentro de la organización. La Unidad de correspondencia registra la comunicación oficial con los siguientes datos: nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación y nombre del funcionario responsable del trámite.

DISTRIBUCIÓN O REPARTO

El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente. Las entidades que cuenten con la unidad de correspondencia realizan este procedimiento por medio de un mensajero interno o patinador, el cual hace los recorridos en horas fijas, dando así inicio al control y seguimiento de las comunicaciones, el cual consiste en vigilar que las comunicaciones oficiales continúen con su procedimiento normal sin demora ni extravió, en toda la secuencia del trámite. De acuerdo con la unidad de correspondencia, para este procedimiento de control se elaboran planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permiten certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios asignados para estas funciones. Finalmente, para que el trámite de un documento se realice adecuadamente, se requiere que desde su nacimiento hasta su final, cumpla con unas condiciones a nivel técnico en su elaboración. Es decir, que incluya los principios adecuados en la composición de su cuerpo y que sea acorde con el objetivo que pretenda con su destinación, de acuerdo a la ley general de archivos.

EMBALAJE

Conjunto de elementos que permiten agrupar la mercancía para ser manejada como carga y por lo tanto manipulada sin temor a ser dañada en el proceso de distribución física, el embalaje está ligado al modo de transporte y al medio de transporte.

Prepara la carga en la forma más adecuada para su transporte en los modos elegidos para su despacho al exterior y para las distintas operaciones a que se someta durante el viaje entre el exportador y el importador.

PROCEDIMIENTO DE RECEPCION Y ENVIO DE CORRESPONDENCIA

1. RECEPCION

• Se debe verificar la elaboración y contenido del documento
• Que tenga buena presentación.
• Cero errores.
• Buena ortografía.
• El modelo asignado de la carta.
• El tamaño y tipo de letra correspondiente.
• Firma.
• Anexos original y copia.

2. REGISTRO

• Se registra en la planilla de comunicaciones enviadas o si bien es por medio electrónico se ingresa toda la información pertinente dejando constancia por este medio.
• Si todo está bien se asignara el número de radicado consecutivo.

3. RADICADO

Se asigna el número consecutivo; se deja constancia de la fecha y hora del envió ejemplo:

[pic 1]

4. DISTRIBUCION

Se envía con la persona encargada  de la empresa de mensajería contratada o con el mensajero interno de dicha entidad.

5. EMBALAJE

Como estamos hablando de enviar una correspondencia su empaque será en bolsa de seguridad o sobre de manila

6. FIRMA DEL RECIBIDO

Aquí quedara estipulada la firma de la persona que recibe la correspondencia.

CORREO ELECTRONICO

1. RECEPCION

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