Administración Documental En El Entorno Laboral

Administración Documental En El Entorno Laboral

Evidencia numero 3

Informe administración documental

Presentador Por:

Ángel Johan Blanco Manosalva

CC. 1064838391

Docente

Tutor: Luis Manuel Fuentes Ortega

Servicio Nacional de aprendizaje SENA

Administración Documental en el Entorno Laboral

Octubre 2020.

Introducción

     La Gestión Documental está efectuada  por medio de la Ley 594 de 2000 dada como Ley General de Archivos,  la cual se define como el conjunto de actividad administrativa y técnica inclinada a la organización, planificación y manejo de toda la documentación de carácter derivado y recibida por todas las empresas cuyo objetivo es facilitar su utilización y debida conservación. Su son importancia radica en los buenos desarrollos de las empresas por el suministro de la información que se obtenga de debidamente, para poder tener una eficiencia en su administración y en las rendiciones de cuentas. El informe de administración documental se realiza con el propósito de tener una adecuada aplicación con el archivo de la comunicación oficial, teniendo en cuenta que brinda una clara transparencia documental y una búsqueda rápida al momento que sea requerida ahorrando tiempo y costos a las organizaciones.

     La importancia de los informes documentales radica en la administración de los documentos ya que este brinda un mejor desarrollo a todas las empresas y organizaciones, por lo que un documento tiene un  valor alto de gran importancia al momento de ser requerido ante cualquier situación que lo amerite como testimonio confiable y preciso en las disposiciones y acciones que se vayan a tomar para la optimización de los procesos, generando un alto  desarrollo que conllevan a las mejoras debido a la importancia teniendo una administración eficaz con responsabilidad, la cual se deben manejar con profesionalismo con ayuda de la tecnología para tener un mejor desempeño y manejo de los archivos.

• Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas recibidas

1-Recepción

      La Recepción se despliega desde la Ventanilla Única, esta tiene la tarea de administración de las comunicaciones oficiales, ayudando a la debida regulación de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de toda la los documentación que hace parte los Programas de gestión Documental. Hay tres pasos dentro del proceso de recepción en el cual esta:

• La recepción del documento,
• Radicación
• El registro.

La función que le corresponde es recibir las correspondencias remitidas por todas aquellas personas que sean natural o jurídica teniendo en cuenta que las comunicaciones estén dirigidas a la empresa o a un funcionario especifico, también se tiene que valorar si los sobres deben estar educadamente marcados, posteriormente  se tienen que clasificar en comunicaciones oficiales o comunicaciones personales.

 Los documentación recibida pueden llegar a través de diferentes medios bien sea  por medio de correo electrónico, correos tradicionales, revistas, invitaciones, fax, plegables, los que las entidades crean concernientes y estén estipulados para su función, verificando que los documentos que se reciben estén completos, firmados, si contienen anexos, origen de los remitentes, direcciones de su respuestas, y que también este en buen estado.

• La Apertura

     Consiste en desempacar  la documentación debidamente utilizando los protocolos adecuados  para no causar un daño, luego se procede a revisar el sobre que llegue y se confirman los anexos que contenga, comprobando las fechas que este tenga, si al momento que la comunicación no cumpla con los requisitos adecuados al momento de su respectivas revisiones se dará trámite para ser devuelta o eliminada.

• El Registro y su radicación

     Cuando se reciben las Comunicaciones oficiales en las Ventanillas Únicas,  se ingresan al Sistema Gestión Documental de la Empresa SGD, registrando el nombre del remitente, direcciones, teléfonos, correos electrónicos, anexando el destinatario y asunto, cantidad de folios que contenga y sus anexos.

• Radicaciones e impresiones de los  rótulos:

     Por medio de la Guía técnica establecida para la documentación, el sitio para poner el sello de radiado para la elaboración de las cartas o de una comunicación oficial es en la zona 3, que pertenece al extremo superior derecho de los documentos.

Cuando se registra la comunicación oficial en el sistema SGD, se debe escanear los documentos para  insertarlo en las bases de datos para que este sistema le asigne un número de radicado del documento.  

Se tiene que imprimir los rótulos con los números de radicado,  que se le asigna a través de la  herramienta, teniendo en cuenta que por medio de esté se identifican los documentos en las bases de datos de las Entidades, lo cual brinda un mejor manejo de los documentos

• Reparto:

     Consiste en la distribución  de los documentos a las diferentes oficinas en las cuales se deben hacer llegar o tramitar la correspondencia llegada, el encargado de la  Ventanilla Única, está encargado de  recibir y  clasificar las comunicaciones que lleguen por dependencias, y debe entregarlas a los mensajeros encargados para que las distribuya.

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