Actividad Nº 1 Procesos administrativos. Estructura y diseño organizacional

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ASIGNATURA:

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

NRC  2873

TUTOR

 GILDA DELGADO

PRESENTA

   NESTOR ALEXANDER CASTAÑEDA MURCIA ID 492400

ADMINISTRACION EN SALUD OCUPACIONAL

FEBRERO 20 DE 2016

BOGOTA D.C.

ACTIVIDAD Nº 9

ESTRUCTURA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL

1. Organización no es solo la compañía o la empresa; sino cada una de las funciones que se desarrollan o ejecutan dentro de la misma como la coordinación, la planeación, la organización de sus cargos, el manejo adecuado de sus recursos.

Es decir que la organización es la estructura de las empresas con la que se organizan para agrupar los trabajos y se determina la autoridad y la responsabilidad de cada una de las personas que la integran en el desarrollo de sus actividades, para que sean capaces de desarrollar sus planes y alcanzar los resultados propuestos.

2. la relación entre función organizativa y las acciones de planear, dirigir y controlar es que en la función organizativa se encuentra todo el proceso de planeación de cada uno de los objetivos y metas propuestas , es decir que se define en la planeación el tiempo y los métodos o herramientas que se van a utilizar para cumplir lo que se estipulo , se controla y dirige a cada una de las personas que se vean involucradas en el proceso ; revisando cada una de las actividades asignadas para la efectiva ejecución y cumplimiento de las mismas .

3. la relación entre organización y estructura organizacional es que la organización es la empresa o compañía y cada una de las personas que la conforman y la estructura organizacional es cada una responsabilidades, la jerarquía de los cargos, la toma de decisiones, la coordinación y el orden que se plantea para cumplir con los planes propuestos y alcanzar lo resultados.

4.  la relación entre estructura organizacional y el entorno de las organizaciones tienen en común que, la estructura organizacional se plantea y se ejecuta de acuerdo a las necesidades de las poblaciones o del entorno que la rodean , logrando cumplir sus objetivos para llegar a ser más competitivas en el mercado .

Logrando satisfacer las demandas que como organización tienen y las necesidades de la población en general.

5. factores que afectan la estructura de las organizaciones:

• Las estrategias definidas para el logro de los objetivos corporativos.
• El tamaño de la organización.
• La disponibilidad y el uso de tecnología por parte de la organización
• Los cambios del entorno.
• Los mercados que atienden.
• El grado de calificación de las personas que laboran en la organización.

6. Especialización y división del trabajo  la Especialización es la manera en la que una organización define el grado en el que las actividades se dividen en tareas, es decir el desempeño de las personas en el desarrollo de sus actividades; para lograr una mayor eficiencia por parte de las personas y una mayor competitividad para la organización .

La división del trabajo hace referencia a la diversidad de actividades que realiza la organización para su desarrollo, por esta razón es necesario agrupar el trabajo o las actividades para así lograr que la estructura organizacional se divida el trabajo por áreas básicas como: Administración general, Producción y operaciones, Marketing, Contabilidad y Finanzas y Desarrollo humano.  

Jerarquías administrativas esta hace referencia a los niveles jerárquicos que se establecen en las organizaciones para la administración y la respectiva relación de autoridad y toma de decisiones ,es decir que se debe definir las personas o cargos que laboran en la compañía con mayor responsabilidad  de las diversas decisiones y operaciones .

Autoridad o Cadena de mando hace referencia a la relación de autoridades y dependencias de una persona o un cargo de menor nivel de otra con mayor nivel y responsabilidades; por esta razón solo reciben órdenes de este, el trabajador debe reportar en este caso a su jefe quien es el de mayor nivel jerárquico las actividades o  novedades que se presenten en el desarrollo de sus funciones.

Amplitud de control es el proceso de la organización que se refiere a la cantidad de personas que otra con un determinado cargo supervisa de manera directa, con eficiencia y eficacia, haciendo referencia a la naturaleza de la tarea, la ubicación de los trabajadores, capacidad de delegación, el grado de calificación, motivación y compromiso de los trabajadores y el grado de robotización o automatización de las actividades de la compañía.

Centralización o descentralización en la toma de decisiones  la  centralización se entiende como el grado de decisiones se concentra exclusivamente en los directivos y se imparten a los demás personas involucradas para que las cumplan y las ejecuten.

La descentralización se delega gran parte de la autoridad para la toma de decisiones a los diferentes niveles y áreas de la organización, con el propósito de facilitar a los trabajadores una mayor flexibilización y participación en la definición de los objetivos.

Formalización de normas y procedimientos se refiere al grado en que las actividades en las organizaciones están claramente definidas y donde las normas y los procedimientos guían las actividades y el comportamiento de las personas que laboran en ellas.

Departamentalización se entiende como el criterio por el cual, por un lado se agrupan las tareas o los puestos en departamentos en virtud de su identificación y por otro lado se definen las relaciones de autoridad.

7. Los diseños de departamentalización tradicional realizan los procesos directamente en la empresa, agrupa las actividades de cada departamento, establece sucursales en el territorio, cuentas con los cargos definidos por perfiles, relacionan las actividades teniendo en cuenta el proceso productivo.

Los diseños de departamentalización modernos contratan a otras empresas para que realice de ella, se divide en grupo o equipos de trabajo, utilizan las tecnologías, no existen sucursales, se utiliza la manera de evaluar y asignar los cargos por competencias, se definen los procesos basados en el proyecto.

8. Tipos de diseños de departamentalización tradicional

Departamentalización funcional consiste en agrupar los cargos o puestos de trabajo en departamentos por el criterio de funciones, competencias y recursos similares, este tipo de departamentalización se da cuando las organizaciones o empresas se estructura por denominaciones de los departamentos o áreas funcionales como la producción, marketing, desarrollo humano y contabilidad y finanzas.

Ventajas

•  Es altamente apropiada para organizaciones que ofrecen pocas líneas de productos o servicios a clientes con características similares y cuando la eficiencia es importante.
• Como consecuencia de la agrupación de actividades por temas especializados, suelen lograr tanto el uso eficiente de los recursos de las organizaciones como los objetivos de cada departamento.
• Facilita la capacitación y el desarrollo riguroso de habilidades, ya que las personas con temas afines trabajan en departamentos con personas especialistas que complementan su conocimiento entre si.
• Las personas de cada departamento se sientan motivadas para perfeccionar sus habilidades y ascender en la escala jerárquica.
• Facilita tramos o amplitud de control por la afinidad en las actividades entre las personas de cada departamento.
• Facilita la coordinación entre las personas de cada departamento y la solución dada de problemas relacionados con actividades del respectivo departamento.

Desventajas

• Es de respuesta lenta a los cambios del entorno externo de las organizaciones, debido a que el interés de cada departamento o área se centra en si mismo y se pierde la visión del ambiente externo de la organización.
• Dificulta el logro de los objetivos organizacionales por dar prioridad a los objetivos del área.
• Dificulta la coordinación y la comunicación entre departamentos.
• Dificulta la creatividad y la innovación como actividad corporativa, ya que hay un alto apego a las normas y reglas.
• La especialización externa puede conllevar a la rutinizacion de trabajo en los departamentos.
• Dificulta la asignación de responsabilidades frente a situaciones de conjunto de la organización o compañía por concentrase cada departamento en lo suyo.
• Logra un excelente desarrollo de gerentes especialistas, pero carentes de visión de conjunto, lo que dificulta ascensos de la gerencia de departamentos a la gerencia general.

Departamentalización por productos es un diseño estructural en el que los departamentos obedecen a una agrupación de actividades por líneas de productos similares donde cada departamento tiene las actividades de diseño, producción, comercialización, obtención, uso de recursos financieros y administración del desarrollo humano. 

Ventajas  

• La responsabilidad de los objetivos y de sus resultados recae en las unidades de negocio o divisiones.
• Cada producto, unidad de negocio o división puede adaptarse de forma flexible a las necesidades y expectativas de sus clientes o usuarios, o a las condiciones o características del mercado que atiende.
• Facilita la descentralización en la toma de decisiones para las unidades o divisiones.
• Se ajusta a organizaciones de gran tamaño y diversificadas.
• Estimula la competencia entre las diferentes unidades de negocio, al delegarse la autoridad de la dirección general de la compañía a cada división o unidad de negocio.
• Logra un excelente desarrollo de gerentes por cada unidad negocio o producto de una buena visión de conjunto, lo que facilita ascensos de la gerencia de departamentos a la gerencia general.

Desventajas  

• Dificulta la coordinación entre las divisiones, líneas de producto o unidades de negocio en que se divide la compañía
• Requiere duplicación de personal por áreas funcionales, ya que cada línea de producto tiene sus propios especialistas de cada área
• Da prelación a los objetivos de las unidades de negocio o líneas de productos sobre los objetivos de la compañía en conjunto
• Dificulta la asignación de responsabilidades frente a situaciones de conjunto u organizaciones
• Hace que se pierda la visión sistemática del conjunto de la organización o compañía por concentrarse cada departamento en lo suyo

Departamentalización por procesos se usa principalmente en compañías manufactureras y consiste en agrupar las actividades de acuerdo con las fases en el que se realiza el proceso productivo, que se requiere para convertir los insumos en un producto final.

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