Planeacion Y Organiacion

INTRODUCCIÓN: Planeacion

La planeación es la primera etapa de la administración, es el ejercicio intelectual que habrá de realizar el administrador ya que deberá justificar todas las acciones que habrán de realizarse en las áreas sustantivas, de apoyo y administrativas.

Por eso su importancia al determinar lo que se va ha ser cuantificando en tiempo y recursos, apoyados en la experiencia de anteriores ejercicios que permitirán acercarse a los objetivos establecidos.

Cabe hacer mención que los planes diseñados para un ejercicio determinado deben tener un margen de error que oscile no más de diez puntos porcentuales hacia arriba y / o hacia abajo, ya que con este indicador se podrá valorar la efectividad del personal involucrado en este proceso.

La planeación es la parte teórica de la administración, siendo el control el que debe por medio del método científico, comparar lo ideal con lo real; definir el margen de error, escudriñar el motivo y retroalimentar a la planeación para que en futuros ejercicios pueda acercar los planes al cien por ciento.

Por lo antes expuesto es importante que los involucrados en la planeación de la operaciones que realice el organismo social deben ser entes pensantes, razonantes, bien organizados, detallistas, creativos e imaginativos, con un amplio sentido de responsabilidad ya que en ellos recae el fracaso o el éxito de los planes establecidos.

En este orden de ideas la planeación determina los resultados a los que se quiere llegar, respondiendo a la pregunta que se va ha hacer en el futuro tomando en cuenta todos los elementos y recursos que requiere la empresa, sin omitir las contingencias que deberán cuantificarse en tiempo y números para su realización.

OBJETIVOS.

• Al finalizar el presente trabajo el lector podrá identificar la importancia de la planeación en el proceso administrativo.

• Tendrá, posibilidades de elaborar planes de un organismo social.

• Podrá fijar objetivos, establecer políticas, elaborar presupuestos y definir estrategias.

• Podrá aplicar los principios de la planeación.

• Quedará claro en que consisten los propósitos y la elaboración de procedimientos.

• Podrá dirigir una área de planeación

CONTENIDO TEMÁTICO

CONCEPTO

La planeación implica hacer la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se a de realizar en el futuro ya que entre otros aspectos minimiza los riesgos y determina los resultados, marcando los cursos de acción para que el organismo social funcione en forma adecuada y óptima.

Dentro de la conceptualización se determinan cuatro elementos fundamentales: Los objetivos, los cursos alternativos de acción, la elección y / o toma de decisiones y el futuro con que la mayoría de autores inciden en sus definiciones, por lo que definen a la planeación como:

“La Determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro”.

En ese orden de ideas entendemos que la planeación es indispensable en todo organismo social ya que puede prever los cambios que puedan presentarse en el futuro, previendo las medidas necesarias para afrontar las consecuencias, por ello los fundamentos básicos que reflejan la Importancia son:

• Que propicia el desarrollo de la empresa.

• Reduce los niveles de incertidumbre aunque no los elimina.

• Prepara al organismo social para hacer frente a las contingencias que se presenten.

• Mantiene una mentalidad futurista, teniendo más visión de lo que habrá de venir.

• Establece un sistema racional de toma de decisiones.

• Reduce al mínimo los riesgos basándose en hechos las decisiones.

• Promueve la eficiencia , elimina la improvisación.

• Proporciona los elementos y los controla, además de evaluar alternativas elevando la moral de todos los integrantes por ser esta un ejercicio netamente incluyente.

• Maximiza tiempo, elementos y recursos en todos los niveles de la empresa.

Los Principios rigen a cada una de las etapas del proceso administrativo y su aplicación es necesaria para lograr una administración racional.

Estos principios son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observar en las acciones de la administración.

Por ello para ser asertivos en nuestra planeación requerimos tomar en cuenta los siguientes principios.

1. - Factibilidad .- Lo que se planea debe ser realizable y no imposible de lograr, debe ser algo alcanzable que se pueda cristalizar y no plasmar optimismos falsos.

2. - Objetividad y Cuantificación .- Es necesario que la base de los planes se sustente en datos reales, razonamientos precisos y exactos. Es necesario utilizar datos objetivos y reales que reflejen sus aspectos cualitativos y cuantitativos sólo así será confiable la planeación.

3. - Flexibilidad .- Es necesario que se establezcan márgenes de errores para poder estar en posibilidades de afrontar situaciones imprevistas las que pudieran ser para bien o para mal.

4. - Unidad .- Todas las áreas del organismo social deben subordinar sus planes a un plan rector, a un plan general, por lo que deben ser consistentes en sus enfoques y armónicos para que no se contrapongan unos a otros.

5. - Del Cambio de Estrategias .- Cuando por las condiciones en que se desarrolla la empresa un plan se extiende en relación al tiempo deberá de sufrir ajustes para replantearlo de ser necesario en forma total, sin que abandone propósitos aunque si deberán de modificarse, ,también las estrategias políticas, programas, presupuestos y procedimientos para lograr sus fines.

Este principio no debe de confundirse con el de flexibilidad.

TIPOLOGÍA DE LA PLANEACIÓN.

Los planes se pueden clasificar según el período en que se haya establecido en :

 A corto plazo. Su tiempo no es mayor a un año.

• Inmediatos. Se establecen a seis meses.

• Mediatos. Se fijan en un período de seis meses a un año.

 A mediano plazo. Son por un período de uno a tres años.

 A largo plazo. Se proyecta a más de tres años.

Con otro enfoque de planeación integrada o planeación total se subdividen los planes en :

1. - Estratégicos. Sirven de base a los demás planes y los diseñan y operan los niveles directivos basándose en detectar las debilidades y potencialidades de la empresa buscando alternativas que minimicen las primeras y potencialicen las segundas.

2. - Táctica o funcional . Son más específicos y están más enfocados a los departamentos subordinándose a los estratégicos.

3. - Operativos. Se rigen a los planes tácticos o funcionales y consisten en formular y asignar actividades que se deberán ejecutar en el nivel operativo de la organización.

ETAPAS DE LA PLANEACIÓN

Propósitos.- La planeación se inicia cuando se definen los propósitos, los que se conceptualizan como los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de todo organismo social.

Son las aspiraciones fundamentales o finalidades del tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.

Son pautas a seguir para diseñar los planes; se expresan genéricamente y los determinan los altos funcionarios, se establecen al inicio de la empresa y no se limita su duración.

La mayoría tienden a existir durante todo el ciclo de la empresa, aunque algunos pueden sufrir modificaciones por las condiciones cambiantes en las que transita un organismo social.

Se deben establecer los propósitos como base para la formulación de un plan.

Características :

A) Son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los demás elementos.

B) Son genéricos o cualitativos porque no se expresan en términos numéricos.

C) Son permanentes porque están vigentes todo el período de vida de la organización.

D) Son semipermanentes porque pueden abarcar un período determinado.

Cómo ejemplo se puede citar que el propósito de una empresa puede ser:

“Incrementar las utilidades sobre la inversión de los accionistas “.

Aquí, no se cuantifican las utilidades, y cuando se elabore un plan, deben de considerar los propósitos como guía que subordina las acciones futuras de la planeación.

Así, el Incremento de las Utilidades se fija para satisfacer a los accionistas que invierten en la empresa y por último si cambiara la estructura social repercutiría en lo económico y el propósito inicial no tendría validez y serviría para un solo período.

Su importancia radica en que sirven de cimiento a los demás elementos de la planeación, orientan a los responsables de la planeación sobre el curso de acción, además de identificar a la empresa y la sociedad con una imagen de responsabilidad social.

Son la razón de la existencia del grupo social, en el presente y en el futuro y definen el éxito o fracaso de una empresa.

El administrador al establecer los propósitos debe recordar :

 Evitar que la dirección pierda el tiempo en aspiraciones erróneas.

 Comunicarlos a todos los miembros de la organización.

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