Procedimiento de Subcontratación en Chile

ADMINISTRACION DE SUBCONTRATACIÓN

INDICE

1. Objetivo.
2. Selección de partidas a subcontratar
3. Selección de subcontratistas

3.1) Cuadro Comparativo

3.4) Adjudicación del Contrato

      4) Contratación

            4.1) Modelo de Contrato General

            4.2) Modelo de Contratos Externos

            4.3) Antecedentes a considerar antes de generar el Contrato

            4.4) Garantías

1. Estados de pago

5.1) Aprobación de Estados de Pago

5.2) Generación de Estado de Pago

5.3) Pago de pagos a subcontratos

5.4) Provisiones de Obra

   6) Finiquito de Subcontrato

   7) Evaluaciones

   8) Anexos

1. OBJETIVO

Establecer procedimientos y responsabilidad  para la administración de Subcontratos que aseguren que los procesos se ejecutan y se cumpla con los requisitos técnicos,  legales y formales necesarios de las actividades subcontratadas.

1. SELECCIÓN DE PARTIDAS A SUBCONTRATAR

Al iniciar los Contratos de obras de Delta Y&V se debe analizar la información entregada por el departamento de estudio verificando cuales son  las partidas que se estimaron en esta etapa subcontratar. El Residente en Obra y el jefe de Oficina Técnica deciden si dichas partidas serán subcontratadas o no, una vez que están revisados  los antecedentes del Estudio de la Propuesta,  se entrega al inicio de la obra al Departamento de Procura Y Subcontratos una copia del Plan de Compras y Subcontratos – Anexo N°1, el que deberá ser enviado dentro de los 5 primeros días de cada mes y el Departamento de Procura Y Subcontrato entregara con 1 semana de anticipación a la fecha de inicio de cotización a lo menos 03 opciones de Subcontratos, obtenidos de la Base de Datos de Delta Y&V, adjuntando los requisitos detallados en el documento de Preselección de Subcontrato-Anexo 2. Entre los subcontratistas contactados deberán ser considerados todos aquellos que participaron de la etapa de estudio del Proyecto, validando sus cotizaciones.

1. SELECCIÓN DE SUBCONTRATISTA

Una vez que cerrado el contrato con el subcontratista seleccionado, se le debe aplicar el Acta de Aprobación de Preselección de Subcontrato -Anexo  N°2. A los subcontratistas que fueron descartados en este proceso de selección, se debe enviar una Carta de cierre de Cotizaciones –Anexo 3 vía email comunicando el término del proceso y que esperamos contar con su apoyo para otros proyectos de nuestra Empresa.

Si la obra estima que necesita otros Subcontratista, para la autorización de su subcontratación se debe enviar con anticipación al Departamento de Procura y Subcontrato los documentos descritos en Acta de Aprobación de Preselección de Subcontrato -Anexo  N°2 para su revisión. Una vez realizada dicha validación y habiendo siendo aceptado  este subcontratista podrá  ser seleccionado para realizar las obras cotizadas.

3.1) Cuadro Comparativo:

El Jefe de Oficina Técnica, es el responsable de la elaboración del Cuadro Comparativo- Anexo  N°4. Se debe realizar una revisión detallada de las cotizaciones y homologar condiciones particulares, como por ejemplo; plazos, suministros (Elementos de Protección Personal), arriendos e instalación de faenas. Posteriormente el Jefe de Oficina Técnica presenta los antecedentes al Administrador de la Obra para luego coordinar la reunión de cierre con el contratista seleccionado. Si se trata de una partida crítica para la obra, ya sea por temas de presupuesto, plazo o calidad, el Administrador de Obra, debe informar previamente al Gerente de Proyectos para la aprobación del cierre del contrato.

3.2) Adjudicación del contrato:

El Residente de Obra procede a realizar al adjudicación del contrato sobre la base del precio ofertado y las garantías de cumplimiento e informa al  jefe de oficina Técnica de esta decisión, quien dará  aviso al subcontratista, acordando los plazos de entrega de los antecedentes  de requisitos para la elaboración del contrato e ingreso a la obra, paralelamente se debe enviar un email informando la fecha de ingreso del nuevo subcontratista a la obra a:  Jefe de Terreno, Alistador de Obra, Experto en Prevención de Riesgos, Jefe de Bodega y Encargado de Calidad con copia al Departamento de Procura y Subcontrato.

1. CONTRATACIÓN

El Residente en Obra verifica que el contrato de servicios a subcontratar se establezcan además de los precios acordados, los alcances de los trabajos, calidad y  planificación incorporando clausulas especiales cuando así se requiera.

4.1) Modelos de Contrato  General

Se debe utilizar el modelo de Contrato de Delta Y&V, si el Subcontratista solicita algún cambio y este es aceptado por el Residente de Obra, estos cambios deberán quedar reflejados en un Anexo. Toda cláusula que se desee eliminar o modificar debe ser consultada al Abogado de la empresa, quien informará al Residente de la Obra mediante correo electrónico su aprobación o rechazo.

4.2) Modelos de Contratos  Externos

En los casos excepcionales donde el subcontratista nos imponga su modelo de Contrato, y que por temas de precios y/o especificaciones técnicas estemos obligados a celebrar dicho contrato, este deberá ser enviado a nuestra Gerencia de Procura y subcontratos, debido a que sus clausulas y condiciones deberán ser revisadas y validadas tanto por nuestra Gerencia como por el área legal de la empresa antes de proceder a la firma.

4.3) Antecedentes a considerar antes de generar el Contrato

Es responsabilidad del Jefe de Oficina Técnica verificar  en la Pagina del Servicio de Impuesto Internos,  si el subcontratista se encuentra en la Nómina de Agentes Retenedores vigentes o  está autorizado  para emitir en el Sistema de Factura Electrónica.

De cumplir con a lo menos uno de los puntos anteriores, el Subcontrato deberá entregar una  Factura por cada Estado de Pago aprobado, la cual debe ingresar por Recepción  de  Oficina Central de Delta Y&V, con copia de su EEPP firmando. No se aceptan Facturas recibidas en Obra.

De no presentar ninguna de estas 2  características, DELTA Y&V pasara a ser empresa Agentes Retenedor de IVA, por lo tanto al subcontratista se le entrega Factura de Compra, al momento de recibir el pago de su EEPP.

4.5) Garantías

Todos los contratos deberán incluir la cláusula de “GARANTIAS” en la cual se detallará la forma en que se garantizarán el Anticipo (cuando corresponda) y el Fiel cumplimiento del Contrato. Este concepto abarca entonces a las boletas de garantías bancarias pagaderas a la vista y las Pólizas de Seguro de Ejecución inmediata, no se aceptan Boletas garantías pagaderas a un plazo determinado, Letras de Cambio o cheques.

Las boletas de garantía siempre deben incluir IVA.

Garantias de Anticipos: Ésta garantía debe ser de igual monto al autorizado en el anticipo incluido el IVA, no se puede entregar anticipo por un monto superior  al que recibió la obra por parte de su mandante, esta boleta deberá ser entregada al momento de entrega del Estado de Pago por Anticipo y su vigencia deberá ser por, a lo menos, el plazo contractual correspondiente más noventa días.

Fiel Cumplimiento del Contrato: Para los contrato efectuados con montos por sobre 20 millones de pesos, se les debe solicitar garantías de fiel cumplimento, adicional a las retenciones, esta garantía debe ser por el 10% del monto del contrato o a lo menos el porcentaje  que informa  nuestro contrato con el mandante se debe traspasar al subcontratista. El costo de esta garantía debe quedar  dentro de los precios  de las obras presupuestadas. Esta garantía siempre debe estar presente en los contratos de:

• Instalaciones (Eléctrica, sanitaria, calefacción, etc.)
• Muebles Cocina, Baños, cubiertas y closet
• Pinturas
• Ascensores
• Aluminios, Cristales, PVC y Muro cortina.
• Cubiertas  y revestimientos
• Estructuras Metálicas
• Toda partida que por sus características sea critica para la obra.

Retenciones: No se aceptan contratos  sin retenciones  la  deberá ser de a lo menos un 5%  del monto total del contrato.

1. ESTADOS DE PAGO

5.1) Aprobación de Estados de Pago

El subcontratista presenta su avance  al Jefe de Oficina Técnica  para su revisión, asimismo presenta los siguientes documentos.

1. Avances de los trabajos ejecutados con la recepción conforme del jefe  de terreno.
2. Documentos administrativos

1. Control de Oficina Técnica

El Jefe de Oficina Técnica es responsable de generar en cada estado de pago de subcontrato las siguientes actividades:

• Genera Hoja de Ruta- Anexo N°5 para revisión de los otros Departamentos.
• Verifica el ajuste del estado de pago de acuerdo al contrato inicial.

• Incorpora los descuentos varios o abonos a realizar
• Comprueba el avance presentado, aprobado por el Jefe de Terreno con el avance que se mantiene en la oficina técnica.

Si algún punto de los anteriores no concuerda, lo corrige y emite un nuevo estado de pago corregido.

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