Asegurar que el recibo del mantenimiento de los ascensores lo realice una persona con la competencia técnica para hacerlo.

ID 1194 responsable Juan Carlos Gaviria

Asegurar que el recibo del mantenimiento de los ascensores lo realice una persona con la competencia técnica para hacerlo.
 

Causa: no se cuenta con un supervisor o colaborador con una competencia técnica de ascensores  para realizar el recibido de mantenimientos.

Acción: 1. evaluar las competencias del actual supervisor.

2. capacitar al personal de mantenimiento y supervisor  de un manejo técnico de ascensores.

1128 100%responsable: juan Carlos Gaviria. PENDIENTE APROBACION DE IVAN DARIO PARA EL MONTAJE DE EVIDENCIAS.

• Pendiente acta interventoría firmada de la aprobación
• Acta de liquidación
• fotos

En el Contrato con ISAIN (O-14510 de 2016)se evidenció que el seguimiento a este contrato está limitado a la verificación que se realizó mediante la comprobación parcial de la información documentada disponible, incluyendo la contenida en los informes de interventoría y su bitácora, es decir no se realizó visita de campo, al sitio de la obra en Bello; al respecto se tuvo comunicación telefónica con el supervisor del contrato y correo electrónico del día 9 de septiembre de 2016:  
⎫ Se evidenciaron 4 informes de supervisión (formato FLG53); el primero del 1 de abril de 2016, el segundo, del 23 de abril de 2016 con porcentaje de cumplimiento de 55,5% adjuntando acta parcial de obra y fotografías, el tercer informe es del 27 de mayo de 2016 con cumplimiento del 80,09% con acta parcial de obra y fotografías anexas, el cuarto y último es del 29 de junio de 2016 con cumplimiento del 100% y recepción el 30 de junio de la última factura para saldo cero con acta de obra final N°4 de mayo de 2016, con verificación de pago de seguridad social en Planilla #31004861 de Suaporte. El último pago y definitivo se realizó el 22 de julio de 2016 con comprobante de egreso #113311, evidenciando control de pago de acuerdo a las obligaciones del supervisor.

• Causa: el supervisor del contrato no evidencio  el antes y el después de la obra realizada en la sede bello.
• Acción: 1.mostrar las evidencias  de las visitas de campo identificadas en contrato ISAIN (O- 14510 DE 2016)
• 1127 100% Responsable:OSCAR

En el contrato con Asear (PS 14715 de 2016) No se evidencio el acompañamiento adicional de un profesional, técnico o tecnológico, perteneciente a las ciencias de la ingeniería ambiental, sanitaria o de las ciencias de la administración con experiencia mínima de un año, para realizar el diagnóstico y caracterización de las fuentes de residuos, según requerimiento de la licitación en los puntajes por criterios de evaluación, que hacen parte de la evaluación de la oferta (factor de calidad de estos criterios) y en el cual el contratista oferto 8 horas semanales, que no se han ejecutado; compromiso que aparece como obligación y que no está desglosado en los costos unitarios.

• Causa: no se evidencio un acompañamiento en contrato 14715 del 2016 de un profesional competente obligatorio  como lo requiere la evaluación de la oferta (factor de calidad de estos criterios). realizando diagnósticos y caracterización de las fuentes de residuos.
• Acción: 1. Validar quien fue el coordinador(a) que gestionaba en  el área ambiental los PMIRS (programa de manejo integral de residuos sólidos).

2. demostrar  y anexar  evidencias de los proyectos  que venían y vienen  trabajando.

• 1126Responsable: OSCAR

No se evidencio información suministrada por el contratista Asear relacionada con la caracterización en términos de cantidades y tipo de residuos generados que haya sido enviada al supervisor del contrato y que repose en las evidencias de seguimiento al contratista, lo cual está estipulado en el contrato.

• Causa: No se siguen los lineamientos o clausulas estipuladas en el contrato de Asear, referente a la información que se le suministrada al supervisor y no han sido anexadas al contrato.
• Acción: 1. anexar informe que demuestre la caracterización en términos de cantidades y tipos de residuos generados realizadas por la empresa asear.
• 2. Anexar el acta de finalización de asear ya que se cambió de empresa por seiso.

• 1125 100% Responsable OSCAR  pendiente el seguro y evidencia del cepillado.

En el contrato con Asear (PS 14715 de 2016) se acordó que el contratista deberá realizar el mantenimiento preventivo del tractor de la Sede, como cambio de filtros de aire, aceite, filtro de combustible cuando sea requerido por las horas de uso. En caso de daño del tractor, el contratista deberá disponer de una máquina similar para realizar el servicio de peinado de la cancha sintética.¨  

Desde el inicio de la ejecución de este contrato el tractor de la institución se encuentra fuera de servicio, no se ha realizado ningún mantenimiento de este y tampoco se ha dispuesto de una máquina similar para realizar el peinado de la cancha. El costo de este servicio no está estipulado en la propuesta económica pero si como una obligación la cual será por cuenta y riesgo del contratista y a la que debe dársele cumplimiento.

INFORME PRELIMINAR DE AUDITORÍA DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y DE OBRA -2015 y 2016.

Causas: el tractor comprado no es el equipo indicado para el mantenimiento preventivo del peinado de la cancha.

Acción: 1. Gestionar el proceso de Cambio del equipo por el indicado para ejercer la labor del cepillado de la cancha.

2. Comprar el equipo y realizarle el mantenimiento preventivo de este.

3. reanudar las labores pertinentes al cepillado de la cancha.

• Verificar quien el encargado del área para la supervisión de los contratistas de asear.
• Validar quien es el contratista y contrato. Revisar y consolidar en el contrato quien asume la responsabilidad económica para aclarar y concretar con el contratista.
• Validar el formato  físico de especificaciones del tractor.
• Comprobar si existe un informe de registro o lista de chequeo físico de mantenimiento preventivo, siguiendo las especificaciones e indicaciones de la máquina.

• 1124 Responsable: juan Carlos g. gestión con . La información me la puede dar claramente Ángela de servicios generales. No se tiene ningún dato con doña angela.

Según los pliegos de condiciones definitivo (página 34), la institución posee 90 cámaras propias y el contratista anterior (Atempi) tiene instaladas 74, para un total de 164 equipos, sin embargo en la verificación en el centro de monitoreo y según el documento informe actual de cámaras de Atempi figuran 196 cámaras, es decir hay una diferencia de 32 equipos que no es claro a quién pertenecen. Se solicitó a la coordinación de Bienes mediante correo electrónico del día 23 de agosto de 2016, el inventario oficial para corroborar dicho dato pero al momento de este informe no se ha tenido respuesta. 

• validar con encargado de coordinación de bienes el inventario oficial, de forma presencial para corroborar a quién pertenece dichas cámaras.
• validar  los pliegos de condiciones definitivas (pág. 34) y el reporte o registro de 90 cámaras de cuales son y su ubicación. Comparándolo con el inventarió inicial por si hay posibles errores y corregir.
• brindarle la información a la central de monitoreo.
• analizar si hay exceso de trabajo y si  es viable un practicante o bacante para el apoyo del área coordinación de bienes para agilizar el servicio.
• EVIDENCIAS: 15/02/2018 se llamó al sr. juan Eugenio ríos supervisor de atempi seguridad al cel 3006092484 alas 11:40am dando información de que no tiene ningún inventario inicial al  mano de cámaras tanto del poli, como de atempi. Quedamos para el dia 16 dame información si la empresa posee este inventario.
• Se habló con el sr. Elkin Gonzales supervisor seguridad de áreas del poli, dándonos información incompleta de las cámaras. Presenta informe con 193 evedenciadas. Anexar foto escaneada.
• Causa: no se tiene claro la relación de cámaras de seguridadque hay en la institución cuantas pertenecen Atempi y cuantas son nosotros.
• Acción: 1. verificar con Atempi el inventario inicial que realizaron con la institución.
• 2. validar la información.
• 3. Realizar un inventario que relacione la totalidad de cámaras actuales por su respectiva señalización de placas de inventarios.
•  

• 1123 Responsable Javier Grajales  colaborador OSCAR. Quedaos pendiente de verificar.

Con relación al contrato con Atempi PS 14714 - 2016  se evidencia que los informes de interventoría que sustentan y aprueban el pago de la facturación del servicio, tienen diferencias en los datos allí consignados en relación con las especificaciones inicialmente planteadas en los estudios previos y en el pliego definitivo presentando las siguientes desviaciones:

• En los 3 informes de interventoría evidenciados a la fecha de este seguimiento, el número del ítem en la columna #1, (del cuadro que detalla las actividades realizadas), no coincide con la descripción o concepto relacionado en la columna 2, al compararlos con el pliego definitivo, lo que dificulta la verificación del cumplimiento del ítem respectivo. 
• En el informe de interventoría #1, fila 1 y columna 8 (llamada valor total mensual), el valor calculado para el pago de este ítem, no corresponde con el valor presupuestado; se tiene un valor unitario de $4.309.848 para 30 días multiplicado por 12 personas, para un valor prorrateado en 20 días de ejecución de $34.478.786 y se están reportando $35.548.504, lo que da una diferencia de $1.069.718 a favor del contratista. 
• Los informes de interventoría contienen información muy reducida, solo detallan los servicios a pagar, pero no aportan mayor información con respecto a novedades presentadas durante la prestación del servicio, forma de pago, tiempo ejecutado en el periodo (solo tiene el acumulado), el cumplimiento lo valora como ¨bueno¨, siendo este un calificativo muy subjetivo y teniendo en cuenta que son varios los incumplimientos en el servicio, no relaciona el CDP asociado, número y valor de factura presentada, etc. 

...