Comprobación de funciones de gestión de documentos configurables circuitos

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El propósito del trabajo es corroborar la viabilidad de gestionar circuitos de documentos configurables. Para lo cual se realizó el diseño funcional de un módulo de software basado en el supuesto de que los procesos de un sistema de gestión documental pueden representarse con un conjunto simplificado de símbolos del estándar Notación de Modelado de Procesos (BPMN). A los fines de que un usuario final de este módulo, pueda parametrizar los distintos circuitos de documentos de su organización desde una interfaz web amigable, se definen tipos de acciones para determinar anticipadamente el estado y el próximo destino posible del documento en todas sus etapas de vida: creación, movimientos y cierre.

Palabras clave: BPM, BPMN, BPMS, Gestión por Procesos, “workflow”, flujo de proceso, configuración.

Contexto

El diseño puesto en consideración en este artículo se originó como transferencia de una de las líneas de investigación del CIDS (Centro de Investigación y Desarrollo de Sistemas), dependiente del Departamento Ingeniería en Sistemas de Información de la U.T.N. F.R.C. y fue construido e integrado al módulo Configuración de Documentos del proyecto SIRAD (Sistema Rector de la Administración Documental municipal) desarrollado para la Municipalidad de Córdoba.

El objetivo de esta solución informática es “apoyar la operatoria de Mesa General de Entradas, Aforos y Archivo General, en lo referente al seguimiento de expedientes, notas y cualquier documento que sea tramitado en la Municipalidad de Córdoba, como así también dar soporte a la identificación numérica de documentación de la Administración Pública Municipal y la registración de sus movimientos, desde su iniciación hasta su archivo o destrucción” [3].

Introducción

En la actualidad el modelado de procesos de negocios tiene unificado y consensuado sus lineamientos en una metodología que se llama Gestión por Procesos, más conocida por su sigla en inglés BPM.

Se dice que un proceso de negocio responde a un flujo de trabajo (“workflow”) que es un conjunto de acciones ordenadas en una secuencia determinada, en el cual las tareas se ejecutan en forma manual o automatizada.

Partiendo de la premisa que los procesos de la gestión documental de una organización también responden a flujos de trabajo predefinidos, para poder implementarlos mediante un módulo de software, se modelan bajo el nombre de circuitos de documentos que representan un conjunto de pasos ordenados con dependencia entre sí, que dan origen a un documento e indican el trayecto que debe seguir el mismo en cada una de sus "edades", incluyendo su archivado de gestión, guarda histórica o destrucción.

Para el modelado de los circuitos de documentos se optó por una BPMN simplificada. BMPN significa Notación de Modelado de Procesos de Negocios y es una técnica que proporciona en forma estándar la representación de “procesos de negocio, tanto para fines descriptivos de alto nivel, como para detallados y rigurosos entornos de software orientados a procesos” [1].

La BPMN que se utiliza en los circuitos de documentos mencionados permite indicarle al sistema qué acción sugerir en cada paso del proceso mediante objetos de flujo que son los elementos principales que definen la estructura y el comportamiento del proceso. Para esta propuesta, los objetos de flujo se denominan Tipo de Acción y permiten asignarles nombres más cercanos del lenguaje coloquial a tareas habituales del negocio como lo son la apertura, el pase y la numeración de documentos.

Con estos elementos, el esquema conceptual de un módulo de software debería dar respuestas principalmente a dos preguntas:

¿Se puede adaptar la nomenclatura BPMN para representar procesos de gestión documental de una manera más simple?.

Si dicha respuesta fuera positiva, con la mencionada nomenclatura BPMN simplificada, ¿es factible que un usuario final defina procesos de documentos configurando los pasos y tipo de acciones de cada circuito?.

Líneas de investigación y desarrollo

A continuación se exponen los principales componentes del modelo planteado.

a) Pasos de un circuito de documento:

Un circuito de documentos está compuesto por pasos, cada uno de ellos asociados a un tipo de acción y debe incluir al menos un paso con el tipo de acción “Apertura”. No hay límite de pasos por circuito.

A modo de ejemplo, se detallan dos circuitos de documentos:

I- Circuito de numeración individual: la numeración de los documentos la realiza el área iniciadora del proceso y luego se realizan los pases entre áreas de la organización.

Figura 1: Diagrama de flujo del Circuito de numeración individual

II- Circuito de numeración centralizada: los documentos se numeran en forma centralizada en una sola área de la organización, y luego pueden hacerse los movimientos (pases) a otras áreas.

Figura 2: Diagrama de flujo del Circuito de numeración centralizada

b) Modelo de datos propuesto:

A continuación se muestra a modo de ejemplo una implementación del presente modelo y se enuncian los datos que conforman un circuito de documento.

• Número de Paso: Identificador del paso dentro del circuito.

• Descripción de Paso: Texto que relata brevemente la función que se lleva a cabo en el paso.

• Tipo de acción: Tipo de acción del paso. Representa la tarea que puede realizar el Área Origen en el paso actual de un documento.

• Áreas Origen: Indica las Áreas de la organización que pueden realizar la acción con el documento en el paso actual de un documento.

• Áreas Destino: Indica las Áreas de la organización que van a tener asignado el documento en el próximo paso.

• Pasos predecesores: Representa a los pasos que le deben anteceder al paso actual de un documento en el circuito.

• Pasos sucesores: Representa a los pasos que pueden sucederle

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