Estudio Organizacional

TEMA: Estudio Organizacional: Beneficios y Desafíos

FECHA: 20 de Mayo del 2014

ESTUDIO ORGANIZACIONAL

En el estudio organizacional se define el marco formal: el sistema de comunicación y los niveles de responsabilidad y autoridad de la organización, necesaria para la puesta en marcha y ejecución de un proyecto. Incluye organigramas, descripción de cargos y funciones y los gastos administrativos necesarios para el posterior estudio económico y financiero.

“El estudio organizacional busca determinar la capacidad operativa de la organización dueña del proyecto con el fin de conocer y evaluar fortalezas y debilidades y definir la estructura de la organización para el manejo de las etapas de inversión, operación y mantenimiento. Es decir, para cada proyecto se deberá́ de terminar la estructura organizacional acorde con los requerimientos que exija la ejecución del proyecto y la futura operación.”

Aunque el detalle funcional de la estructura organizacional para la ejecución es un asunto más para ser considerado por el GP en la fase de inversión; será́ necesario que el proyectista considere la implicaciones económicas que dicha organización dará en las inversiones del flujo de caja del proyecto.

De otro lado se deberá simular en forma detallada la organización administrativa para cuando el proyecto entre en operación. De ahí se deberán desprender los gastos e inversiones asociados a la operación, los cuales afectaran, igualmente, el flujo de caja del proyecto.

Son varias las teorías en las cuales se basa el diseño organizacional:

“La teoría clásica de la organización, por ejemplo, se basa en los principios de la organización propuestos por Henri Fayol, los cuales se refieren a:”

• El principio de la división del trabajo para lograr la especialización; el principio de la unidad de dirección que postula la agrupación de actividades que tengan el mismo objetivo bajo la dirección de un solo administrador;

• El principio de la centralización, que establece el equilibrio entre centralización y descentralización y

• El principio de la autoridad y responsabilidad.

La tendencia actual, sin embargo, es que el diseño organizacional se haga de acuerdo con las circunstancias.

Objetivos del estudio organizacional

“Específicamente, el objetivo del estudio organizacional es determinar la Estructura Organizacional Administrativa optima y los planes de trabajo administrativos con la cual operara el proyecto una vez este se ponga en funcionamiento. Del estudio anterior, se deben determinar los requerimientos de recursos humanos, de locación, muebles y enseres, equipos, tecnología y financieros para atender los procesos administrativos.”

Proceso para el estudio organizacional

Para el diseño de la Estructura Organizacional se siguen los siguientes pasos:

•Defina los objetivos generales de la empresa; debe existir concordancia entre la estructura organizacional y los objetivos.

Elabore un listado de actividades administrativas necesarias para el logro de los objetivos.

•Defina cual de estas actividades se subcontratara y cuales se harán de manera directa

•Para las actividades que se atenderán directamente, agrupe las tareas y actividades relacionadas o afines en subsistemas.

•Identificar las funciones especificas que debe cumplir cada subsistema.

•Identificar las necesidades de Recurso Humano de cada subsistema.

•Expresar los subsistemas en unidades administrativas o grupos de trabajo

•Asignar funciones y definir cargos para cada unidad administrativa o grupo de trabajo.

•Elaboración del Organigrama

•Descripción de las funciones de cada cargo.

El diseño de la estructura organizacional depende de criterios y principios administrativos los cuales no son generalizables a todos los proyectos.

Los principios administrativos de la división del trabajo, unidad de mando, tramo de control, la departamentalización, y la delegación de funciones deben aplicarse al momento de definir la estructura; además se deben tener en cuenta factores particulares de cada proyecto, como: las relaciones con Clientes y Proveedores –cuantificaciones de las operaciones-; el tipo de tecnología administrativa que se quiere adoptar; la logística necesaria particular de cada proyecto; la externalización de algunas tareas (Contabilidad, cartera, ventas, etc.) y la complejidad de las tareas administrativas propias del negocio.

Los modelos administrativos que exhibe la competencia o de empresas con similares características a las del proyecto en el exterior pueden emplearse como base de este estudio, para luego, en función de las ventajas comparativas que posea el proyecto, definir la estructura administrativa de éste.

BENEFICIOS

En la vida empresarial el estudio organizacional trae muchos beneficios, entre ellos podemos indicar los siguientes:

“El estudio organizacional nos permite definir para qué estamos aquí, hacia dónde queremos ir y como lo vamos a hacer.”

1. Contribuye a actividades ordenadas y con un propósito. Todos los

esfuerzos están apuntados hacia los resultados deseados y se logra una

secuencia efectiva de tales esfuerzos. El trabajo no productivo se minimiza.

2. Señala la necesidad de cambios futuros. Ayuda a visualizar las amenazas y

oportunidades que se pueden presentar y evaluar nuevos campos para una

posible participación en ellos. Lo anterior permite evitar la entropía, es

decir, la tendencia de que las cosas sigan su curso hacia la destrucción.

3. Proporciona una base para el control. La planificación y el control son

inseparables,

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