GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA:

5. GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA:

Los recursos a los cuales se les debe de dar prioridad para auditar son a los temas de mayor significado dentro del sistema de gestión, estos pueden ser características claves de calidad del producto, o los peligros relacionados a salud y seguridad o aspectos ambientales significativos y su control.

La  gestión de auditoria debe ser monitoreada para asegurar que se ha alcanzado los objetivos trazados y se debe ser revisado para identificar posibles mejoras.

Establecer los Objetivos del programa de auditoria: La alta gerencia deberá asegurar que los objetivos establecidos sirvan para dirigir la planeación y también deben controlar que el programa de auditoria este efectivamente implementado. Entre los objetivos pueden estar basados en:

1. Prioridades de la gerencia
2. Intenciones comerciales
3. Características de procesos, proyectos y productos
4. Requisitos legales
5. Necesidades y expectativas de las partes interesadas
6. Riesgos para el auditor
7. Resultados de auditorías previas

Establecer el programa de auditoria: Toda persona que gestione el programa de auditoria deberá establecer el alcance del programa de auditoria, identificar y evaluar los riesgos del programa, establecer responsables de auditoria y los procedimientos para programa de auditoria, determinar los recursos a utilizar y asegurar la implementación del programa de auditoria.

Competencia de la persona que gestiona el programa de auditoria: Toda persona la cual este en la gestión de un programa debe informar a la alta gerencia acerca del contenido y solicitar su aprobación. Deben tener conocimientos y habilidades en principios, procedimientos y métodos de auditoria, normas de gestión, requisitos legales y productos de auditoria.

Establecer el alcance del programa de auditoria: La persona que gestiona el programa de auditoría debería determinar el alcance de dicho programa, el cual puede variar dependiendo el tamaño y naturaleza del auditado, así como de la naturaleza, funcionalidad, complejidad y nivel de madurez y temas significativos para el sistema de gestión a ser auditado.  

Identificación y evaluación de los riesgos del programa de auditoria: Toda persona que gestione la auditoria deberá considerar los siguientes riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos:

1. Planeación
2. Recursos
3. Selección del equipo auditor
4. Implementación
5. Registros y su control
6. Monitoreo, revisión y mejora del programa de auditoria

Identificar los recursos del programa de auditoria: Al identificar los recurso necesarios para el programa de auditoria se deben tomar en cuenta los recursos necesarios con los que se cuenta, el método que se utilizara, la disponibilidad de los auditores, el tiempo que se utilizara para dicha auditoria y algo muy importante es la disponibilidad de información con la que se cuente para dicho proceso.

Implementación del programa de auditoria: Al momento de implementar el programa de auditoria debemos de comunicar el progreso acerca del proceso, definir a cada auditoria objetivos  y sus alcances, coordinar auditorias constantes que revisen dicho proceso, tener el equipo necesario el cual utilizaran los auditores, y por ultimo debemos de registrar y verificar que sean adecuadamente manejadas y mantenidas todas las actividades que se realicen basados en los objetivos alcances y criterios de auditoria definidos al iniciar el programa.

Cuando se lleva a cabo una auditoría conjunta, es importante llegar a un acuerdo entre las organizaciones que conducen la auditoría, antes del inicio de la misma, sobre las responsabilidades específicas de cada parte, en particular en lo relacionado a la autoridad del líder del equipo auditor nombrado para la auditoría.

Selección de los Miembros del Equipo Auditor: La persona que gestiona el programa de auditoría debería nombrar los miembros del equipo auditor, incluyendo el líder del equipo y cualquier experto técnico necesario para la auditoría específica.

Un equipo auditor debería ser seleccionado teniendo en cuenta la competencia necesaria para alcanzar los objetivos de la auditoría individual dentro del alcance definido. Si solo hay un auditor, éste auditor debería llevar a cabo todos los deberes aplicables a un líder de equipo.

Para asegurar la conducción efectiva de auditorías individuales, se debería entregar la siguiente información al líder del equipo auditor:

1. Objetivos de auditoría;
2. Criterios de auditoría y cualquier documento de referencia;
3. Alcance de auditoría, incluyendo la identificación de las unidades organizacionales y funcionales y los procesos a ser auditados;
4. Métodos y procedimientos de auditoría;
5. Composición del equipo auditor;
6. Información necesaria para evaluar y tratar los riesgos identificados para el alcance de los objetivos de auditoría.

Gestión y Mantenimiento de registros de programa de auditoria: Toda persona que gestione el programa debe de revisar y aprobar los reportes de auditoria también debe revisar el análisis de causa raíz y la efectividad de las acciones correctivas o preventivas, distribuir los reportes de auditoria a la alta gerencia y determinar la necesidad de una auditoria de seguimiento tal sea las que fueran necesarias.

Cuando se lleve a cabo los registros y mantenimientos de programas de auditoria debemos incluir:

• Registros relacionados con el programa de auditoria incluyendo los objetivos y alcances del programa, los riesgos del programa de auditoria y la revisión de la efectividad del programa de auditoria
• Registros que nos indiquen cada registro de la auditoria individual como planes y reportes de auditoria acciones preventivas y correctivas y reportes de seguimiento de auditoria si hubieran
• Registros relacionados con el personal de auditoria que incluya la evaluación de desempeño de cada miembro del equipo y el mantenimiento y mejora de la competencia

Monitoreo del Programa de Auditoria: La persona que monitoree el programa deberá de verificar su implementación evaluando la conformidad con los programas de auditorías, evaluando el desempeño de los miembros del equipo y la habilidad de cada uno de ellos, evaluar la retroalimentación por parte de la alta gerencia, auditada y auditora.

Revisión y mejora del programa de auditoria: El encargado de gestionar el programa también deberá revisar dicho programa para evaluar si se ha alcanzado sus objetivos. Y debe de considerar:

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