La Comunicación Y El Liderazgo

II. LA COMUNICACIÓN COMO INSTRUMENTO DE TRABAJO.

La comunicación es el fundamento de toda vida social y, por tanto, un elemento esencial es el fundamento de las organizaciones, en general, y de los equipos de trabajo en particular, ya que permite transmitir normas y valores, aprender a trabajar mejor, coordinar el trabajo, liderar a los equipos, etc.

Por ello, una de las funciones prioritarias de todo mando y directivo es desarrollar y mantener un sistema de comunicación eficaz, tanto dentro del propio equipo de trabajo como con el resto de miembros de la organización.

Sin embargo, la comunicación interpersonal no es fácil (hay autores que incluso afirman que es imposible), ya que en cada uno de los elementos(emisor, receptor, mensaje, canal, código y retroinformación) que intervienen el proceso pueden surgir una serie de barreras (aspectos que dificultan la correcta transmisión y recepción de la información), las cuales van a afectar la comunicación entre personas, provocando errores en la emisión de los mensajes y/o en la interpretación de los mismos.

Pero, no es suficiente con que se conozcan las barreras que pueden efectuar a la comunicación y cómo se puede prevenir o afrontar, sino que también es necesario que, a nivel de la organización, se establezcan sistemas y canales eficaces por las cuales circule la información.

Una buena comunicación facilita la trasmisión de aspectos generales de la organización (misión, valores, normas, etc.), la coordinación entre las actividades entre los departamentos, la toma de decisiones, dar instrucciones, recibir sugerencias, favorecer la participación e integración del personal, etc. Aspectos que están directamente relacionados con la mejora de la eficacia, seguridad y satisfacción del personal.

2.1. La comunicación en la organización.

La comunicación es un factor básico y dinámico para cualquier organización y, si se sabe utilizar, la solución a una gran parte de sus problemas.

Por ejemplo, si no existe una buena comunicación ascendente (integrada por todos los mensajes que se parten de los niveles inferiores de la organización y se transmite hacia la dirección ), descendente (información que se transmite desde la dirección y los mandos hacia al personal de los niveles inferiores) y horizontal (comunicación que se realiza entre miembros de un mismo nivel jerárquico), ¿Cómo se puede informar eficazmente sobre objetivos, políticas, procedimientos, valores, etc.?, ¿Cómo se puede favorecer la participación y aportación de ideas entre os colaboradores?, ¿Cómo podrían colaborar distintos departamentos en la elaboración de proyectos conjuntos?, etc.

Aunque son muchas las ventajas que se presentan una buena comunicación interpersonales en la organización, se ha podido constatar, en numerosos estudios, que son pocas las empresas en las que sus trabajadores se encuentran satisfechos con los sistemas de comunicación existentes.

Entre las causas que dificultan una adecuada comunicación interna podemos destacar:

• La dimensión y la estructuta de la organización, por ejemplo:

- Cuando mayor es el número de niveles jerárquicos, mayor es el número de eslabones de la cadena y, por tanto, mayor es el riesgo de distorsión y retención de la información.

- Cuanto más independientes sean las distintas áreas funcionales, o mayor dispersión geográfica exista entre las distintas unidades de negocio, mayores dificultades habrá para el establecimiento de contactos personales.

- Cuanto más compleja sea la estructura organizativa, más difícil será establecer sistemas fluidos de comunicación.

- La existencia de conductos reglamentarios elimina gran parte de la espontaneidad y rigidez necesarias para que se favorezca una buena comunicación, etc.

• Los conflictos, rivalidades o falta de claridad en los objetivosde las distintas áreas funcionales pueden generar dificultades en la transmisión e interpretación de la información.

• El estilo de dirección, en numerosas ocasiones, condiciona la cantidad y la calidad de las comunicaciones. Por ejemplo, un estilo autocrático genera comunicaciones muy escuetas y de carácter unidireccional (de arriba abajo), dificultando la participación de los colaboradores. Sin embargo, estilos más participativos favorecen comunicaciones más fluidas y de carácter bidireccional.

• Falta de competencia en comunicación. La implementación de sistemas de comunicación requiere un tiempo de adaptación, pero además requiere la puesta en práctica de determinadas habilidades tanto de expresión como de escucha, las cuales es preciso desarrollar o activar. Esta es la razón por la que todo programa de comunicación, si realmente se requiere programas de sensibilización y formación.

• Temor a perder el poder. Se considera que la comunicación es una de las principales fuentes de poder; por lo tanto, si se comparte, parte del poder se perderá. Este puede ser un razonamiento válido cuando nos referimos a algunos aspectos de la política estratégica de la empresa, pero no en su funcionamiento diario. Si la cadena de mando es reacia a informar, difícilmente se ganará la confianza de los colaboradores para que estos expongan sus dudas, sugerencias, problemas, etc., dificultando de esta forma la comunicación ascendente.

• Utilización de canales de comunicación insuficiente o no adaptados a los receptores.

• El entorno laboral. Por ejemplo, la conflictividad laboral genera tensiones que distorsionan o bloquean la comunicación.

Las consecuencias de todo lo expuesto pueden dar lugar a una comunicación interna defectuosa que bloquea la información descendente, dificulta que las aportaciones ascendentes lleguen a los centros decisorios y que exista un clima de colaboración entre los equipos de trabajo y los departamentos.

Dichos efectos negativos pueden concretarse en los siguientes puntos:

• Falta de identificación del personal con la empresa, lo que da lugar a una falta de motivación y participación de los colaboradores.

• Falta de especificación en las funciones y cometidos, que pueden distorsionar las relaciones entre las distintas unidades orgánicas y miembros de los equipos, causando conflictos y rivalidades innecesarias.

• Creación de sistemas informales de comunicación, debido a la ineficiencia de los formales.

Debido a

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