CONTENIDO PRIMER PARCIAL LOGISTICA PARA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

CONTENIDO PRIMER PARCIAL LOGISTICA PARA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

MODULO I  

GENERALIDADES

MARCO TEÓRICO GENERAL

INTRODUCCIÓN:

Uno de los segmentos que más auge tienen actualmente en el sector turístico para cualquier destino es indiscutiblemente el de Congresos y Convenciones, que moviliza miles de turistas o participantes de todo el planeta, atraídos por innumerables estrategias de mercado, ya sea por los atractivos turísticos del lugar donde se realizan los eventos o simplemente porque el mundo globalizado exige la permanente actualización en cada uno de los saberes, mezclando conocimientos científicos, negocios, descanso, gastronomía y entretenimiento con la comodidad, el confort  y los últimos avances tecnológicos que ofrece el mundo moderno.

En el planeta, ya tenemos países que están a la vanguardia en esta especialidad, la organización de los grandes congresos, convenciones y eventos especiales de primer orden internacional. Entre estos países tenemos a México, España, Estados Unidos, Alemania, Japón, China, Tailandia, Australia, Republica Dominicana, Cuba, Brasil, Argentina, Panamá, por mencionar algunos, que han congregado miles de convencionistas y congresistas del mundo entero.

Colombia no se ha quedado atrás, y es así como ciudades como Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Cartagena, Santa Marta, Armenia, Pereira, Bucaramanga entre otras, ya han ido perfilando sus destinos como organizadores de eventos.

Santa Marta cuenta con unos escenarios de excelente calidad como el Centro de Convenciones Pozos Colorados del Hotel Estelar Santa Mar, el Hotel Zuana Beach, el Hotel Irotama, el Hotel Mercure dela cadena Acor, el Hotel Best Western, el Hotel Tamacà, el Sol Arhuaco, Decamerón, La Sierra, Casa Grande, Palmarena, Sorrento, Centro Recreacional Teyuna, entre otros; con la experticia de organizaciones u operadoras profesionales de congresos y convenciones, que se han quedado pequeños para cubrir la demanda que exige esta clase de actividades beneficiosas para el destino.

 Es importante que desde la Academia, se les infunda a los estudiantes del programa un aprendizaje completo y competente, basado en las técnicas actuales de logística, organización y atención de eventos de pequeña, mediana y gran escala con los más altos estándares de calidad, para el soporte profesional en los diferentes centros de eventos que se encuentran en la ciudad y la región.

Nuestro recurso humano que se está preparando indiscutiblemente es un soporte para todos esos eventos que le traen la mejor imagen de la ciudad.

TENDENCIAS ACTUALES:

Los eventos especiales son una gran industria y juegan un papel muy importante. En la actualidad, son cada vez más las empresas que deciden realizar este tipo de eventos, tanto para el lanzamiento de sus productos o servicios, como para sus presentaciones, congresos, convenciones, ceremonias de entrega de premios, seminarios y demás, pues aprovechan los beneficios que en pocas horas, pueden lograr con un poco de espectáculo y diversión; sin embargo, el éxito de cualquier evento responde a una misión, a un propósito: el de transmitir un mensaje concebido y planeado cuidadosamente, que garantice mantener una buena imagen ante los clientes e invitados, de manera agradable y memorable. Para que el evento sea un éxito, se requiere que ese mensaje sea claro desde el principio, y a lo largo del proceso de planeación y ejecución de éste, a fin de que pueda convertirse en un asunto de grata recordación para los invitados; y de paso, en una magnífica oportunidad para hacer más y mejores negocios con los clientes.

LA CLAVE DEL ÉXITO:

Hacer que los invitados a un evento, vivan una experiencia inolvidable, exige mucho trabajo “detrás del escenario o tras bambalinas”. La clave para que los resultados sean los mejores depende de una producción perfectamente planeada. Por ello es necesario que todos y cada uno de los elementos de un evento sean diseñados y coordinados por expertos: listas de invitados e invitaciones, escogencia y acondicionamiento del lugar, transporte, decoración, iluminación, sonido, entretenimiento, música, alimentación, pues ningún detalle puede ser remplazado. La planeación por adelantado y la atención a su cabal cumplimiento son indispensables.

Si la  clave del éxito de un evento tiene en la organización y en la planeación dos de sus aspectos fundamentales, no podemos olvidar la creatividad y la inspiración, siempre enmarcadas dentro de la realidad del presupuesto asignado. Justificar la inversión, por más generoso que sea el presupuesto para el evento, es prioritario. La totalidad de lo que entra en juego necesita ser balanceado, y requiere el manejo de expertos, pues así se garantiza, paso por paso, que cada elemento sea puesto en su sitio. Y lo más importante, los eventos son en vivo y no hay una segunda oportunidad de generar una única impresión.

QUÉ HACE ESPECIALES LOS EVENTOS?:

Para garantizar el éxito, los eventos deben tener un alto grado de imaginación, con mayor razón si el propósito del evento es generar conocimiento, presencia o recordación de una marca, producto o compañía. Sin duda, la clave está en exceder las expectativas de sus invitados: es necesario darles más de lo que habían imaginado; hacerlos sentir felices de estar participando del evento. ¡Cómo lograrlo?¡ Cómo hacer para que el evento sea verdaderamente especial? De hecho, no hay fórmulas únicas e infalibles. Se requiere eso sí, de una combinación compuesta de planeación detallada, tecnología, intervención en el propio sitio del evento y en contra de posibles crisis, no dejar escapar ni un solo detalle y mucha imaginación. La participación de estrellas y celebridades, la última tecnología, así como una novedosa invitación, atraen a todos los medios y generan un ambiente de vivacidad anticipada, que facilita enormemente el que el público asista al evento.

Un buen evento es grandioso desde el principio y debe transportar a los invitados a otro mundo, un mundo de equilibrios donde todos y cada uno de los elementos, incluyendo localización, tema, símbolo, diseño, decoración, iluminación, servicio, alimentación y la gente, imprime una atmósfera especial, la misma que nos recuerda que la vida no es posible sin una saludable dosis de entusiasmo.

EL ELEMENTO DENOMINADO ENTUSIASMO:

Es esencial que la gente experimente algo nuevo, que se divierta; y hoy precisamente, el entretenimiento interactivo es una gran posibilidad de impactar a sus invitados. Una moderna e impactante  escenografía así como las luces y sonido llaman mucha la atención; y qué decir de un magnífico baile al son de una gran orquesta o grupo musical, o la ubicación exclusiva del sitio del evento y, por supuesto, una comida espectacular.

Aquí lo importante es contextualizar: si el evento es a manteles, contratar a un chef de reconocida trayectoria, convierte la comida en protagonista principal. Y si es un coctel, el lugar y los artistas invitados, así como las bebidas serán la clave. Sin embargo, producir un evento memorable va mucho más allá de todo esto: lo que cuenta es lo que usted haga y la forma como reaccionen sus invitados a las cosas que van sucediendo. Lo más importante es que en los eventos suceda algo memorable.

COMO HACER PARA QUE LOS INVITADOS SE SIENTAN BIENVENIDOS?

El factor primario para darle colorido a un evento es el que los invitados estén satisfechos, pues así guardarán los mejores recuerdos. Para lograrlo es indispensable contratar un excelente personal de servicio.

Suministrar un buen servicio significa atender de manera delicada y oportuna a sus invitados, evitarles largas filas o incomodas esperas. Por ello es esencial que los miembros del equipo de apoyo y personal de servicio cumplan a cabalidad con su función; desde el que registra a los invitados, hasta el que dirige y controla la producción del evento.

La amabilidad y un entrenamiento exigente son determinantes. Recuerde que el staff de su evento se convierte en un representante de su compañía ante sus clientes, quienes siempre deben sentirse bienvenidos.

LA ORGANIZACIÓN COMO MARCO DE TRABAJO:

Durante el proceso de diseño y planeación, la imaginación y la creatividad pueden volar, pero cuando llega la hora del evento no hay sustituto que elimine las planillas de trabajo detalladas y las listas de chequeos, pues actúan como mapas guías, y les permiten estar atentos a todos los detalles que conforman su evento, para así ponerse al tanto de los recursos y servicios que se requieren  para planear su próximo evento.

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Y STAFF EN EL DESARROLLO DE LOS EVENTOS:

Desde un pequeño establecimiento que suministra servicios de atención de restaurante y bar hasta un hotel de categoría 5 estrellas, su estructura se basa en 4 apoyos  fundamentales: cocina, servicio, bar y eventos  o banquetes, siguiendo los lineamientos de una organización de Alimentos  y Bebidas o departamento de Alimentos y Bebidas.

Cocina: Con el siguiente staff: Chef Ejecutivo, Chef Operativo o Subchef, Cocineros de rango, ayudantes de cocina, jefe de stewards, supervisores de stewards,  stewards.

Servicio: Maitre, Sommelier, Capitanes de meseros, meseros, ayudantes  de meseros, hostess.

Bares: Jefe de bares, barmans o bartender, barmaid, ayudantes de bares.

Eventos  o banquetes: Jefe de banquetes, asistente de  banquetes, supervisores de banquetes, secretaria, técnicos de ayudas audiovisuales, jefe de montaje, operarios de montaje.

CONCEPTOS GENERALES SOBRE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ESPECIALES:

PROTOCOLO:

El Protocolo se puede definir como el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales y, en otros muchos casos, la celebración de actos de carácter privado que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres. Pero el protocolo tiene que complementarse para cubrir todas las necesidades que requieren el conjunto de actividades que tienen lugar cuando en los actos oficiales se realizan otra serie de actividades que se deben regular y organizar. Las actividades públicas que realizan las autoridades tienen más componentes que el mero protocolo.

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