CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

5.1 CONCEPTOS BÁSICOS

Para muchas personas el conocimiento del cliente es la obligación que los sujetos obligados tienen de identificar a sus clientes y la prohibición de prestar servicios a personas no identificadas, como, por ejemplo, las cuentas corrientes anónimas. Sin embargo, las autoridades de los diferentes países, en desarrollo de las recomendaciones internacionales, han ido más allá y demandan controles suplementarios como desarrollo de la Política de Conocimiento del Cliente. Por esta razón, es importante que usted conozca los alcances de esta figura y la utilidad que tiene para los fines de toda entidad.

5.1.1 Del Conocimiento del Cliente en General

Existen muchas formas de conocer al cliente. Desde el punto de vista del mercadeo (comercial), se puede conocer al cliente cuando se conocen sus hábitos de consumo, sus preferencias y las demás características que describen su posición relativa frente a los demás clientes. Desde el punto de vista social, es cuando se ha tenido algún tipo de relación con él, por ejemplo cuando el cliente es un conocido o un amigo.

Para efectos de la prevención al lavado de activos, el conocimiento del cliente desde el punto de vista del mercado y desde el punto de vista social son útiles pero no suficientes. Las políticas de conocimiento del cliente en toda entidad deben ser un esfuerzo organizado para recolectar la información relevante que nos permite detectar y analizar operaciones sospechosas. Todo el esfuerzo de los sujetos obligados por conocer a sus clientes tiene dos propósitos generales:

• Servir de medida disuasiva para alejar a los lavadores de la entidad.

• Permitir la detección de operaciones inusuales y la determinación de operaciones sospechosas, que deben reportarse a las autoridades.

No obstante lo anterior, las entidades financieras deben entender la política de conocimiento del cliente para efectos de la prevención al lavado de activos como parte integral de su negocio e integrarla a los demás esfuerzos que se hacen por conocer al cliente en otras áreas. De esta forma, el conocimiento del cliente desde el punto de vista del mercadeo sirve como guía para la política de prevención al lavado de activos y, a su vez, la labor de prevención al lavado de activos puede arrojar información valiosa que se traduce en un mejor servicio a los clientes.

5.1.2 Información relevante

Se puede tener mucha información sobre el cliente sin que ésta sea relevante para efectos de prevenir y controlar el lavado de activos. La información relevante para este propósito es la que sirve para establecer los siguientes aspectos:

• Identificación completa

• Actividad económica, procedencia u origen de los fondos

• Volumen y características de las transacciones financieras

5.1.3 Diferencia entre cliente y usuario

El supervisor bancario y las normas internas propias de las entidades Manual de Prevención deben definir la categoría que tienen las diferentes personas con las cuales el sujeto obligado realiza transacciones.

En términos generales, se distinguen dos grandes categorías de personas: clientes y usuarios. Esta distinción responde a la necesidad de ejercer diferente tipo de controles, según la posibilidad real y jurídica que tienen los sujetos obligados de conocer a la persona a la cual se le presta el servicio. Es importante anotar que para ciertas legislaciones, no existe esta división o categorización. Esta división ha sido más el resultado de la experiencia de algunos supervisores bancarios y entidades financieras al dar una aplicación práctica a la política de "conozca a su cliente".

5.1.3.1 Cliente

Se entiende como cliente, la persona natural (física) o jurídica (moral), con la cual se tienen una relación contractual de carácter financiero. Esta relación puede ser de manera ocasional o permanente.

5.1.4.2 Usuario

El usuario es la persona natural o jurídica, que tiene acceso a un número limitado de servicios de la entidad, pues no existe la relación contractual o, si existe, ésta no genera un riesgo significativo.

Como la línea divisoria entre estos dos conceptos no es definitiva y puede variar según la legislación, el concepto del supervisor bancario y las características del sujeto obligado, se recomienda que cada entidad defina en su manual de prevención al lavado de activos quienes son sus clientes.

La diferenciación entre cliente y usuario tiene como propósito establecer obligaciones de control más estrictas para los clientes, debido a que éstos tienen una relación más significativa con la entidad, pero manteniendo controles suficientes para los usuarios.

5.1.4 Tipos de clientes

Si bien cada cliente es único, las entidades deben encontrar criterios clasificadores para analizar sus operaciones y orientar los controles correspondientes. La primera clasificación lógica de los clientes obedece a la distinción entre personas naturales (físicas) o jurídicas (morales), a continuación nos referiremos a éstos y otros clientes especiales.

5.1.4.1 Personas naturales (físicas) y jurídicas (morales)

La identificación de las personas jurídicas requiere la solicitud de más información, no es suficiente contar con los mismos datos que suministraría la persona natural. Las personas jurídicas están compuestas por socios, pueden tener varios representantes legales y domicilios. Por esta razón, es importante ir más allá de los datos básicos y conocer algo más sobre las personas que dirigen y controlan a la persona jurídica. Adicionalmente, las transacciones comerciales, contables y financieras de las personas jurídicas (morales) son más complejas, por lo tanto se requiere mayor soporte documental para entenderlas.

Una de las ventajas que existen al momento de verificar información suministrada por personas jurídicas (morales) es que por su naturaleza especial la ley exige que gran parte de estos documentos sean públicos. Es el caso de las escrituras de constitución, los registros mercantiles y algunos de sus informes financieros y contables.

5.1.4.2 Clientes extranjeros

Los clientes extranjeros generan una dificultad adicional para su identificación, pues la mayoría de los documentos provienen de otros países y esto dificulta su verificación. Es bien conocido en el medio la existencia de jurisdicciones laxas frente a la supervisión bancaria y la constitución de sociedades. Empresas provenientes de dichos países pueden presentar información documental original, aparentemente satisfactoria, pero que induce al error en cuanto a la verdadera apreciación de la seriedad y solidez de estas personas.

5.1.4.3 Actuaciones por medio de apoderado

Jurídicamente existe la posibilidad de nombrar apoderados para realizar actuación, incluyendo transacciones bancarias y financieras, en nombre de otra persona. Estos apoderados pueden acercarse legítimamente a los sujetos obligados en representación de un cliente y realizar operaciones. De acuerdo con las políticas de Conocimiento del Cliente de la entidad, este tipo de operaciones requiere una doble identificación, pues es necesario identificar tanto al cliente como a su apoderado. Además, es necesario corroborar la validez y autenticidad del poder o el documento en el cual consta la designación del apoderado.

5.2 ETAPAS DEL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

El Conocimiento del Cliente no es simplemente una obligación puntual que se cumple con el diligenciamiento de unos formatos. Se trata de una política que implica una acción planeada y coordinada entre varias áreas de la entidad, labor que se desarrolla en cinco instancias: preparación y diseño, vinculación del cliente, análisis de la información, prestación del servicio y actualización de datos.

Para desarrollar una política de Conocimiento del Cliente eficaz, las entidades deben realizar una labor continua y organizada que puede ser descrita mediante las siguientes etapas:

5.2.1 Preparación y diseño

Bajo el criterio orientador de la legislación vigente y los instructivos del supervisor bancario, los sujetos vigilados deben establecer procedimientos para cumplir con la obligación de conocer al cliente. Al mismo tiempo, se deben diseñar y elaborar los formatos correspondientes y establecer los sistemas de almacenamiento, conservación y consulta de la información.

5.2.2 Vinculación del Cliente

El momento más importante en este proceso es la vinculación del cliente. Se trata de su primera relación con la entidad, en la cual el cliente presenta su documentación y la entidad decide sobre su vinculación. Esta oportunidad es muy valiosa para desarrollar la política de conocimiento del cliente y prevención del lavado de activos. Para efectos operativos y de controles propios del servicio, las entidades solicitan información básica como registros de firmas, fotocopias de documentos de identidad, direcciones de correspondencia, referencias, etc. A su vez, la política de Conocimiento del Cliente conlleva la solicitud y análisis de información complementaria que tiene como único fin evitar que la entidad sea utilizada para lavar activos o legitimar capitales.

La legislación de algunos países establece procedimientos

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