La Calidad Y Sus Efectos En Diversas Areas Administrativas

LA CALIDAD Y SUS EFECTOS EN DIVERSAS AREAS ESTRATEGICAS

CONSECUENCIAS DE LA CALIDAD SOBRE EL DISEÑO DE PUESTOS:

El diseño del puesto en el ámbito de la Gestión de la Calidad

La Gestión de la Calidad desafía la organización del trabajo tradicional y el modo en el que se entienden las relaciones laborales de la organización y lo hace sobre la base de los siguientes supuestos de partida:

El ser humano se siente atraído por la perfección, la belleza y la precisión.

Lo que es bueno para la organización debe ser bueno para el trabajador.

Si el puesto permite: conocer lo que se debe hacer, disponer de autonomía para realizar el trabajo y está dotado de información que permite conocer el resultado del mismo, entonces, se dan las condiciones necesarias para que el resultado del trabajo tenga calidad y proporcione satisfacción a quien lo realiza.

Una vez establecido el marco conceptual desde el que la Gestión de la Calidad aborda la dirección y el diseño del trabajo vamos a considerar cómo afecta la implantación de un sistema de calidad sobre cada una de las variables que permiten diseñar un puesto.

Variedad de tareas o especialización horizontal: la aplicación de un sistema de Gestión de la Calidad supone una ampliación de la variedad de tareas asignadas a cada puesto, lo que facilita que el trabajador entienda la finalidad y trascendencia de su trabajo.

Variedad de conocimientos o especialización cognitiva: en la medida en la que se propone una ampliación de la variedad de tareas asignadas y el establecimiento de relaciones “proveedor interno-cliente interno” parece evidente la necesidad de ampliar la base de conocimientos y habilidades de los trabajadores para abordar sus nuevas responsabilidades y gestionar las relaciones con su “cliente interno”.

Autonomía: En términos generales podemos afirmar que la Gestión de la Calidad propone la cesión de autonomía a los niveles inferiores de la organización. Si queremos aprovechar la base de conocimiento de los trabajadores, que se impliquen en la consecución de los objetivos de la empresa y que asuman plena responsabilidad sobre su trabajo y sus resultados, es necesario concederles discrecionalidad para que decidan el mejor modo de ejecutarlo y controlar el resultado del mismo. Así, una de las prácticas propias de los sistemas de Gestión de la Calidad, que fomenta la cesión de autonomía, es el establecimiento de relaciones “proveedor interno-cliente interno”, ya que los individuos tienen la responsabilidad de gestionar las relaciones con sus clientes

Obligatoriedad e intensidad de las interacciones. En principio podría parecer que la Gestión de la Calidad, en la medida en la que fomenta puestos de trabajo en los que se desarrollan tareas con un resultado significativo e identificable, reducirá la intensidad y obligatoriedad de las interacciones. Sin embargo el efecto es el contrario: las intensifica. En la medida en la que se fomenta el trabajo en grupo y se implantan equipos orientados a la resolución de problemas y a la mejora continua o grupos autodirigidos, se incrementa la necesidad e intensidad de las interacciones.

Conocimiento de los resultados del trabajo: La Gestión de la Calidad asume que para que el trabajador perciba que controla sus tareas y se responsabilice del resultado de las mismas, es necesario que le llegue información inmediata sobre su desempeño.

CONSECUENCIAS DE LA IMPLANTACIÓN DE LA CALIDAD EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Estructura organizacional: La estructura organizacional está representada por las responsabilidades, autoridades y relaciones, configuradas de acuerdo a una estructura, a través de la cual una organización desempeña sus funciones.

Todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de trabajo, requieren de un marco de actuación para funcionar. Este marco lo constituye la estructura orgánica, que no es sino una división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo, atendiendo al objeto de su creación. Mediante esta representación es posible: proporcionar una imagen formal de la organización, constituirse en fuente oficial, conocer la organización, sus relaciones de jerarquía y autoridad.

Es conveniente que las funciones relacionadas con el sistema de calidad, estén establecidas claramente dentro de toda la estructura organizacional. También es recomendable que estén definidas las líneas jerárquicas de autoridad y de comunicación.

Estructura: Hace referencia a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de las organizaciones en cuanto a las relaciones entre los diferentes niveles jerárquicos, indistintamente de la posición en el nivel. Su fundamento tiene una relación directa con la composición orgánica, plasmada en el organigrama, y que comúnmente conocemos como Estructura Organizacional. Dependiendo de la organización que asuma la empresa, para efectos de hacerla funcional será necesario establecer las normas, reglas, políticas, procedimientos, etc., que facilitan o dificultan el buen desarrollo de las actividades en la empresa, y a las que se ven enfrentados los trabajadores en el desempeño de su labor. El resultado positivo o negativo, estará dado en la medida que la organización visualice y controle el efecto sobre el ambiente laboral.

La conformación de una adecuada estructura organizacional en la empresa, facilita o dificulta el flujo de las comunicaciones, aspecto transcendental en cualquier tipo de comunidad que aspire a convivir de la mejor manera.

Las actividades que surgen en las organizaciones son muchas, lo cual obliga a aplicar los principios de la administración moderna, estas actividades las podemos mencionar tales como son: comprar materia prima, llevar cuentas, planeación del trabajo, manejo del recurso humano y su salud ocupacional, producción y venta de los productos, la prestación de servicios y atención al cliente; también se debe estar pendiente del mantenimiento de equipos, la seguridad hacia el interior y exterior de la empresa y el manejo efectivo de los recursos monetarios que tendrá a su disposición.

La estructura de toda empresa se obtendrá de acuerdo a la óptima clasificación que requiera, que se puedan agrupar generalmente en cuatro grandes áreas funcionales como son:

• El Área de Producción

• El Área Administrativa y Financiera

• El Área de Recursos Humanos

• El Área de Mercadeo y Ventas

LA CALIDAD EN LOS PROCESOS DE INFORMACIÓN Y DECISIÓN

La vida en sí, es un proceso constante de toma de decisiones, que se hace más o menos complejo en la misma medida en que se presenta más de una opción o alternativa ante un determinado problema o aspecto. En la actividad empresarial también la toma de decisiones resulta algo frecuente, constante y sistemático, sin embargo, esto no le resta complejidad, sobre todo cuando son muchos los recursos que están en juego, el nivel de riesgo o incertidumbre resulta alto, se carece de la suficiente información o de ésta (la decisión) depende en mayor o menor medida el futuro de la organización. Visto de ésta manera el proceso de toma de decisión lleva implícito una alta responsabilidad que a los empresarios les resulta imposible eludir. Precisamente parte del riesgo que conlleva ser empresario y/o emprendedor radica en que están abocados constantemente a decidir, de forma rápida -que no significa con premura, sino con oportunidad- y sobre todo racional.

En lo que respecta a las decisiones no todas tienen el mismo nivel de complejidad ni requieren de un estudio y análisis detallado. Las decisiones operativas resultarán más sencillas, porque incluso pueden estar estandarizadas, normalizadas o programadas, mientras que las estratégicas se caracterizan por su mayor complejidad, al ser decisiones no estructuradas, que implican un reconocimiento de la situación antes de poder actuar.

Si asumimos que las empresas están sujetas a un proceso permanente de cambio, influenciadas unas veces por el entorno y otras por la propia dinámica de la organización, entonces se puede decir que la toma de decisiones es el proceso mediante el cual se convierte la información disponible en cada momento en una determinada acción (o conjunto de acciones), dirigida ésta a enmendar, rectificar, solucionar, transformar o desarrollar, según sea la situación de que se trate.

Antes he mencionado la importancia que tiene la información en el momento de decidir sobre algo o respecto de algo. El planteamiento es sencillo: sin información resulta imposible decidir, pero con una mala información las decisiones serán erróneas, equivocadas y costosas. Así pues el proceso de toma de decisiones se sustenta en la cantidad y calidad de la información que se tenga sobre el objeto de decisión.

Una organización de información, como toda organización, dispone de sistemas de gestión con el propósito de asegurar sus objetivos y cumplir con su misión. Los objetivos especifican y orientan el trabajo de la organización hacia aquello que desean lograr. Para alcanzar sus propósitos se deben precisar las responsabilidades (quién), los recursos (con qué), las metodologías (cómo), los cronogramas (cuándo) y cualquier aspecto adicional que el nivel directivo considere que debe integrar el mando general de la organización para asegurar los resultados que esta desea alcanzar.

El enfoque basado en procesos o gestión por procesos en las organizaciones de información es la forma más eficaz para desarrollar acciones que satisfagan las necesidades de los usuarios internos y externos con información relevante, oportuna

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