IMPLEMENTACION DE UN SGC EN UNA EMPRESA

INDICADORES DE GESTIÓN

INTRODUCCIÓN

¿Sabe usted cuánto cuesta el proceso de devoluciones en una empresa?

¿Conoce usted cuántas facturas son generadas con problemas en una compañía anualmente, y cuánto dinero están representando? ¿Sabe usted cuantos pedidos perfectos entrega una empresa, es decir, cuántos entrega a tiempo, completos y sin problemas en la documentación?

Si usted no conoce como se comportan estos indicadores al interior de una empresa y respondió negativamente a la mayoría de las preguntas formuladas anteriormente, preocúpese, necesita emprender estrategias encaminadas a conocer profundamente las operaciones y los resultados que está obteniendo una organización, para tomar decisiones encaminadas a alcanzar la excelencia logística.

¿Cómo obtener esta información?

¡MEDIR ES LA RESPUESTA!

¿Qué Es Medir?

Es la actividad que permite calcular, evaluar, comparar y establecer un punto de partida, de llegada o parámetro sobre cualquier aspecto.

¿Por Qué Y Para Qué Medir?

“LO QUE NO SE MIDE, NO SE ADMINISTRA”

Al medir es posible identificar puntos deficientes, tomar decisiones sobre las prioridades de trabajo y valorar los resultados de las estrategias que ya se han implementado. Adicionalmente si se comparan estas mediciones con las de otros, es posible establecer un paralelo en cuanto a gestión, resultados y niveles de desarrollo, logrando conocer con mayor exactitud las fortalezas y debilidades frente a la industria.

CONCEPTOS BÁSICOS

¿Qué Es Cultura De Medición?

Es una estrategia que busca desarrollar en la organización la habilidad de evaluar las diferentes áreas de gestión, con el objetivo de conocer los puntos críticos de desempeño y generar planes de trabajo sobre las debilidades, oportunidades y fortalezas.

¿Por Qué Contar Con Cultura De Medición?

En una empresa la cultura de medición permite tener control y entendimiento profundo de cada proceso, producto o servicio, y su contribución a los objetivos de la organización, de esta forma, facilita a la gerencia tomar decisiones más acertadas y oportunas. Un proceso continuo de medición permite a las compañías de forma oportuna identificar debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas e implementar estrategias y correctivos que permitan aprovechar al máximo las ventajas competitivas y superar los problemas sin generar mayores contratiempos a la compañía.

¿Qué Se Debe Medir?

Se miden aquellos aspectos que permiten valorar qué tan bien se están haciendo las cosas, y que tan eficiente es la utilización de los recursos para lograr hacerlas; así como el resultado de estrategias y cambios adoptados en cualquier gestión.

¿Qué Son Los Indicadores?

Son relaciones de datos numéricos que hacen posible evaluar el desempeño y los resultados en cada componente de gestión clave para la organización. Permiten determinar que tan cerca se está del cumplimiento de las metas y objetivos trazados. Los indicadores pueden estar expresados en unidades de medida como horas, días, o como un porcentaje. Es indispensable que toda empresa desarrolle habilidades alrededor del manejo de los indicadores con el fin de poder utilizar la información que generan de forma oportuna.

¿Qué Son Indicadores Logísticos?

Son aquellos indicadores cuantitativos aplicados a la gestión del abastecimiento, incluyendo los procesos de recepción, almacenamiento, inventarios, despacho, distribución, entregas, facturación y los flujos de información entre socios de negocios.

¿Cuál Es Su Objetivo?

Los indicadores logísticos buscan evaluar la eficiencia y eficacia de la gestión logística de la organización, así como la utilización de la tecnología y el manejo de la información, con el ánimo de lograr un control permanente sobre las operaciones, tener un seguimiento al cumplimiento de metas y objetivos, contar con retroalimentación que facilite el mejoramiento general de la cadena de abastecimiento.

¿Cómo Debe Iniciarse Un Proceso De Medición?

Conocer la misión, la visión y los factores críticos de éxito del negocio; así como lo que debe aportar cada área funcional, proceso, proyecto o equipo de trabajo a su cumplimiento.

Identificar los procesos críticos que al ser mejorados aportan un excelente valor agregado para la empresa y/o los procesos que se deben controlar o evaluar por ser de gran importancia e impacto para la organización.

Definir los indicadores que se van a utilizar, de acuerdo con los aspectos que se desean controlar y teniendo en cuenta aquellos que tengan una amplia utilización en el mercado.

Establecer los datos necesarios para calcular los indicadores, manteniendo sistemas de medición estándar utilizados por diversos sectores.

Determinar el origen de los datos. Si actualmente se cuenta con ellos, establecer la fuente de esta información; de lo contrario, desarrollar mecanismos para que el sistema de información los genere de forma automática.

Establecer un cronograma de medición y un responsable para controlar el proceso.

Factores Claves De Éxito De Un Proceso De Cultura De Medición.

Para que un proceso de cultura de medición tenga éxito y produzca resultados al interior de la organización debe contar con un conjunto de condiciones:

Las políticas, procedimientos y sistemas de medición deben ser estándares a través de la organización y en lo posible, hacia afuera.

Todo indicador debe ser comparable contra los objetivos y metas para establecer niveles de cumplimiento.

El desempeño establecido a través del proceso de medición debe relacionarse con el sistema de evaluación y compensación.

La información obtenida debe ser utilizada para el análisis y generación de planes y acciones.

Los funcionarios deben reconocer en el sistema una herramienta de autocontrol

y soporte al proceso de toma de decisiones.

Los indicadores utilizados deben ser sencillos y fáciles de entender.

La información generada debe ser útil, oportuna, exacta y no más de la necesaria.

¿Qué Es Benchmarking?

Benchmarking es el proceso continuo de medición de los indicadores de procesos, productos y servicios frente a los de los competidores o a los de aquellas compañías reconocidas como los líderes, permitiendo identificar y adoptar prácticas exitosas.

Los procesos de Benchmarking exigen cambios dentro de la organización. La información recolectada debe permitir identificar prácticas excelentes y ver el modo de adaptarlas, a la propia empresa.

¿Por Qué Trabajar En Benchmarking?

Comparar los resultados de la gestión con otras organizaciones.

Realizar un seguimiento a las mejores prácticas y al desarrollo logístico de la industria.

Lograr mayor satisfacción de las necesidades de los clientes, al trabajar en los factores

que afectan directamente la calidad del servicio ofrecido.

Obtener una medida real de la productividad, al conocer la relación existente entre la

manera como se esta operando, los costos, el tiempo consumido en los procesos y el

servicio percibido por el cliente.

Fijar objetivos y metas de acuerdo con variables medibles y definitivas, acordes con la

misión y visión de la organización.

Planear estratégicamente, con base en información real de la empresa y del mercado.

Definir alianzas estratégicas que permitan el desarrollo y optimización de los procesos

compartidos.

Gestionar la recompensa al personal, teniendo en cuenta la calidad de su desempeño.

¿Por qué Benchmarking en Logística?

En los procesos logísticos se encuentra concentrada, en gran parte, la respuesta a los

objetivos exigentes de satisfacción de los clientes y de la cadena de abastecimiento, reducción de niveles de inventario y de costos operativos, los cuales son ingredientes críticos del mercado competitivo actual.

Por lo anterior es indispensable medir y analizar permanentemente los indicadores logísticos con el objeto de emprender las acciones necesarias para mantener la participación de mercado deseada.

INDICADORES LOGÍSTICOS.

Antes de presentar la descripción de cada indicador, es importante dejar en claro la expresión “Periodo X”, la cual es utilizada en varios de los indicadores. El periodo X hace referencia al periodo de tiempo sobre el cual se lleva a cabo la medición.

Para un estudio de benchmarking se recomienda, en lo posible, trabajar con periodos de tiempo largos, que contengan picos y bajas en la demanda debidas a eventos y comportamientos propios de algunos meses del año. No obstante, lo realmente importante, es que las empresas trabajen bajo los mismos parámetros de tiempo para que los datos sean comparables.

Para procesos internos es conveniente tener facilidades para poder, en cualquier momento, consultar el comportamiento acumulado de los indicadores en el tiempo transcurrido del año o del mes. En general, es muy importante estudiar el desempeño de cada mes, teniendo en cuenta los eventos que de alguna manera puedan haber afectado el comportamiento del indicador.

Los indicadores logísticos que encontrará a continuación se encuentran clasificados de

acuerdo con las siguientes actividades o procesos.

INDICADORES DE SERVICIO

INDICADORES DE GESTIÓN DE INVENTARIOS

INDICADORES DE GESTIÓN LOGÍSTICA

A. INDICADORES DE SERVICIO

Este grupo de indicadores busca medir el nivel del servicio que la empresa presta a sus

clientes, tanto internos como externos. Incluye:

Pedidos

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