Ordenanza Municipal Y Documento De Gestion Peru

1. Concepto

Son las normas de carácter general de mayor jerarquía en la estructura normativa municipal, por medio de las cuales se aprueba su organización interna, la regulación, administración y supervisión de los servicios público y las materias en las que la municipalidad tiene competencia normativa. Mediante Ordenanzas se crean, modifican, suprimen o exoneran, los arbitrios, tasas, licencias, derechos y contribuciones, dentro de los límites establecidos por ley (artículo 40º L.O.M).

Tienen rango de ley de conformidad con el numeral 4) del artículo 200º de la Constitución

Las ordenanzas son acuerdos tomados entre el alcalde y los regidores del consejo municipal en sesión de consejo,

Son normas o disposiciones de carácter general en materias de su competencia, obligatorias en el ámbito de su jurisdicción, que regulan aspectos sustantivos de la vida social y económica de la comunidad. Por ello, las ordenanzas constituyen verdaderos actos de gobierno. Es en esta función donde se visualiza mejor la representatividad del Concejo como intérprete de la voluntad del vecindario y donde se concretiza uno de los componentes básicos de la autonomía local

2. Criterios a tener en cuenta

A. Las ordenanzas deben regular asuntos estratégicos para el desarrollo local.- Los proyectos de ordenanza no deben hacerse o redactarse por problemas poco trascendentes o para atender asuntos puntuales o individuales. Los proyectos de ordenanza deben elaborarse para desarrollar o materializar las principales proposiciones y objetivos de interés local y vecinal, para atender y abordar las demandas más sentidas de los vecinos o para reglamentar atribuciones o facultades establecidas por la ley.

B. Las ordenanzas deben ser concebidas localmente y responder a su realidad.- Los proyectos de ordenanza deben atender con propiedad, compromiso social y conocimiento la realidad y problemática local. Las autoridades locales deben elaborar ordenanzas municipales que atiendan y reconozcan la diversidad, las problemáticas específicas y la participación de las comunidades locales.

El desarrollo local adquirirá un real protagonismo si las ordenanzas municipales son diseñadas y concebidas localmente. No es recomendable que las comisiones de regidores ni los asesores se limiten a copiar ordenanzas procedentes de realidades con características y problemas distintos. Ello no quiere decir que no se analice o compare otras normas u ordenanzas de otras jurisdicciones o las experiencias de otros países, provincias y distritos. Las ordenanzas, al sustentarse en la autonomía y el interés local, por el contrario deben responder a las demandas y problemáticas especificas (social, económica, cultural, y territorial) de la respectiva jurisdicción.

C. Las ordenanzas deben elaborarse consultando diversas fuentes.- Para la adecuada elaboración de los proyectos de ordenanza las municipalidades deben contar con fuentes bibliográficas, bases de datos, recursos humanos y material de consulta. Se recomienda revisar ordenanzas aprobadas por otras municipalidades que puedan servir como pauta orientadora de la materia a legislarse. Estas herramientas son indispensables, porque a diferencia de las comisiones parlamentarias, la generalidad de las comisiones de regidores no cuenta con personal de asesoría.

D. Prioridades para la elaboración de ordenanzas en Municipalidades Rurales.- Las municipalidades rurales deben privilegiar, entre otros, la elaboración de ordenanzas de adecuación de sus estructuras administrativas a su realidad, de planes de desarrollo rural concertados con las comunidades locales; de organización de mantenimiento de las infraestructuras productivas; programas y proyectos productivos agropecuarios, de prevención y lucha contra el abigeato; de intervenciones prioritarias en la educación y centros educativos rurales, lucha contra la pobreza y el analfabetismo, así como en la defensa y la protección ambiental.

Dado que en ejercicio de la potestad normativa, cientos de municipalidades de la República aprueban cotidianamente ordenanzas, sin coordinación ni dirección alguna, es recomendable orientar su elaboración hacia el desarrollo local.

3. Estructura

1.-Nombre de la Municipalidad que la emite

2.-Numero, año, y siglas del órgano municipal que las emite

3. Lugar y fecha.- El lugar indica el nombre de la provincia o distrito, y la fecha en que ha sido aprobada. Para la colocación de la fecha se deja un espacio en blanco que luego es puesto, el mismo que corresponde al día de su aprobación.

4. Vistos.- Toda ordenanza debe pasar por un Dictamen previo que luego llega a Sesión de Concejo. Por eso usualmente se estila poner “Visto: el Dictamen de la Comisión de regidores…” o, en el caso de una ordenanza que regula el proceso de presupuesto participativo se puede decir, por ejemplo, “Visto: El proyecto de ordenanza del proceso de formulación del presupuesto participativo presentado por el Consejo de Coordinación Local del distrito de Paucarpata…”.

5.- Considerandos.- se trata de los fundamentos o razonamientos que justifican la parte dispositiva de la ordenanza. Se comienza por los aspectos generales, explicando los fines y objetivos de la ordenanza y se termina dando cuenta de la base legal, es decir, la legislación nacional relacionada con el tema materia de la ordenanza.

6.- Definiciones Básicas.- Es una suerte del glosario de los conceptos y concepciones principales con las que se trabaja, para que podamos entender que es lo que la ordenanza expresa. Por ejemplo, en una ordenanza del presupuesto participativo se puede colocar como definiciones básicas, lo que se entiende como presupuesto participativo, consejo de coordinación local, desarrollo, participación ciudadana, organizaciones sociales, agentes participantes, entre otros. Esto permitirá que los conceptos tengan un mismo sentido, facilitando su interpretación y aplicación

7.- La parte dispositiva, Se trata del cuerpo propiamente normativo, que contiene títulos, capítulos y artículos

8.- Orden del registro, publicación y cumplimiento, pues toda norma debe ser registrada en el libro de normas municipales que tiene cada municipalidad. Su publicación es indispensable, pues sin el cumplimiento de este requisito la ciudadanía no podría conocerla y estar obligada a cumplirla.

9.- Firmas.- La ordenanza lleva la firma del alcalde y del secretario general del consejo

4. ¿Quiénes proponen la elaboración de una Ordenanza Municipal?

La formulación y presentación de un proyecto de Ordenanza es hecha por los regidores (inciso 1 del artículo 10) o por el alcalde (inciso 4 del artículo 20). En este caso el artículo 114 de la ley orgánica de las municipalidades exige que la legislativa vecinal tenga el respaldo del 1% del total de electores del distrito o provincia correspondiente.

Se hace entonces el debate y aprobación de la ordenanza en sesión pública por el consejo municipal luego de 10 días de presentada

CAPITULO II

DE LOS DOCUMENTOS DE

GESTION

1. Concepto.-

Los Documentos de Gestión son instrumentos técnicos que regulan el modelo de gestión interna y que permiten mantener el control de la calidad en todos los ámbitos de la organización así como establecer los lineamientos estratégicos de las acciones y las competencias entre las autoridades, oficinas, sedes, recursos humanos, procedimientos, operaciones y todo lo relacionado al negocio y/u organización del aparato funcional interno que permitirá obtener los objetivos centrales de la empresa u organización.

2. Tipos de Documentos de gestión.-

A. Texto Único De Procedimientos Administrativo. (TUPA)

i. Concepto

El Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) es el documento de gestión pública que compila los procedimientos administrativos y servicios exclusivos que regula y brinda una entidad pública. Este documento debe estar a disposición de los ciudadanos en la mesa de partes y en un lugar visible para que éstos puedan hacer las gestiones que consideren pertinentes en igualdad de condiciones y con suficiente información

Es un documento de gestión que contiene toda la información relacionada a la tramitación de procedimientos que los administrados realizan ante sus distintas dependencias.

EL TUPA, se debe de aprobar cada dos años obligatoriamente, es un texto de la administración que sirve como guía de acción de todas las actividades inherentes a una determinada entidad con o sin personería jurídica (o sea organismo u órgano, respectivamente). Por tanto, no es de naturaleza normativa o reglaría, sino de administración, por lo que no podrá variar restringir válidamente ningún alcance propiamente normativo reglario constitucional, legal o reglamentario bajo ninguna circunstancia. Si lo hace primarán las disposiciones de mayor o igual jerarquía.

Se aprueba por Resolución Jefatural de Jefatura Nacional que es nuestra norma interna de mayor jerarquía.

Para Baca corzo, “....... el TUPA es un texto de la administración que sirve como guía de acción de todas las actividades inherentes a una determinada entidad con o sin personería jurídica (o sea organismo u órgano, respectivamente)

ii. IMPORTANCIA

- El TUPA es creado para brindar a los administrados (personas naturales o jurídicas) en general la información sobre los procedimientos administrativos que se tramitan en las entidades (requisitos, costos plazos) en un documento único que los ordene y los sistematice.

- El que las entidades cuenten con el TUPA le permite cumplir con sus objetivos que a su vez constituyen significativas ventajas tanto para el ciudadano como para la entidad

- El TUPA un documento que uniformiza y ordena la información que necesitan los ciudadanos en general para iniciar los procedimientos administrativos que se tramitan ante las entidades públicas.

- Permite la visualización de los tramites en un solo documento; además ordena y racionaliza los requisitos que se solicitan para los procedimientos; del mismo modo reduce los espacios para actos de corrupción, al establecer públicamente los trámites obligatorios, sus requisitos y los derechos de tramitación a pagar; y en cuanto a las entidades les permite poder cobrar sus tasas y solicitar requisitos sin temor a cuestionamientos , ayudando a medir el buen funcionamiento de las personas responsables de los procedimientos.

iii. UTILIDAD

El objetivo es contar con un instrumento que permita unificar, reducir y simplificar de preferencia todos los procedimientos (trámites) que permita proporcionar óptimos servicios al usuario.

Sin lugar a dudas el objetivo principal del TUPA es que cada administrado sepa, que tipo de trámites se hacen en cada institución, que requisitos son exigidos para la realización completa de cada trámite la indicación y el monto de los pagos por concepto de derecho de trámite.

iv. Actualización del TUPA

Es necesario actualizar el TUPA porque es una herramienta de gestión que debe facilitar la inversión y el desarrollo de las actividades económicas vinculadas a los procedimientos de mayor demanda .Así, actualizar nuestro Tupas tratar de ordenar y hacer más simples los procedimientos, en especial aquellos muy largos y engorrosos.

B. Reglamento de Organización y Funciones (ROF).-

i. Definición

Es el documento técnico normativo de gestión institucional en el que se define formalmente y se establece la organización necesaria para lograr la misión, visión y objetivos estratégicos de la entidad y contiene los objetivos funcionales generales, la estructura orgánica hasta el 3° nivel organizacional y los objetivos funcionales de las unidades orgánicas.

El ROF es un documento que expresa cómo los órganos de gobierno, han decidido que debe formularse la organización de una entidad. Así al ROF establecerá:

Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones técnico-administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgánica de una entidad.

En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las Unidades Orgánicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creación y disposiciones complementarias.

Establece la estructura funcional y orgánica de las dependencias hasta el tercer nivel organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificándose la capacidad de decisión y jerarquía así como el ámbito de supervisión en la institución.

ii. UTILIDAD

El ROF deberá ser empleado como un instrumento de gestión administrativa, para establecer campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de dirección y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del órgano o unidades orgánicas, en tal sentido supedita a los Manuales de Organización y funciones (MOF), los cuales llegan hasta el nivel de cargo.

iii. CARACTERES

El ROF es un documento:

R Técnico, dado que es el resultado del proceso de planeación organizacional en el cual una entidad define el modelo de organización que mejor le conviene para el cumplimiento de sus funciones y objetivos.

R Normativo, porque constituye una norma de carácter público y de obligatorio cumplimiento para la entidad.

R De gestión, ya que es una guía administrativa para la entidad y su personal, sobre cómo se han asignado las funciones y responsabilidades en su interior.

iv. ENTIDADES QUE REQUIEREN DE ROF

Las entidades que requieren un ROF son aquellas organizaciones que por las competencias y funciones conferidas por las normas ejercen actividades de manera permanente.

C. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF):

i. Concepto

El manual de organización y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.

El MOF proporciona información a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización.

El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada organigrama y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suelen incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.

Hoy en día, se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran, sino porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

ii. UTILIDAD

A) Establece las funciones específicas, responsabilidades, líneas de autoridad y requisitos mínimos de los cargos dentro de la Estructura Orgánica de la Municipalidad.

B) Proporciona información a los funcionarios, empleados de confianza y servidores públicos, así como al personal obrero, sobre sus funciones y ubicación dentro de la Estructura Orgánica de la Municipalidad; además

C) precisa las líneas de autoridad y de responsabilidad, así como las interrelaciones formales que corresponda.

D) Sirve como un instrumento de control, que elimina la incertidumbre al ocupar los cargos y reduce la duplicación de esfuerzos en el desempeño de funciones.

E) Adiestramiento y orientación al personal en servicio; permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo asignado; así como refuerza sus conocimientos, permitiendo orientar y aplicar programas de capacitación, especialización y perfeccionamiento.

F) Facilita el proceso de inducción del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientación de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de capacitación.

G) Determina las funciones específicas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia

H) Proporciona información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus funciones.

D. Cuadro de Asignación de Personal (CAP)

i. Concepto

Es un documento de gestión institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la entidad, sobre la base de su estructura orgánica vigente prevista en su ROF.

También se le define como el documento que contiene los cargos o puestos de trabajo que la entidad ha previsto como necesarios para el adecuado funcionamiento y cumplimiento de los objetivos y fines de los órganos estructurales.

ii. UTILIDAD

Su utilidad es regular la cantidad y calidad de los cargos, plazas o puestos con sus respectivas características para el adecuado funcionamiento de la Entidad.

Los cargos que se definen en el CAP deben estar en concordancia con la estructura orgánica aprobada en el ROF, y con los criterios de diseño y estructura de la administración pública que establece la Ley N° 27658 Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. El objetivo del CAP es priorizar y optimizar el uso de los recursos públicos

E. PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL (PEI):

i. Concepto

El plan estratégico es un documento en el que los responsables de una organización (empresarial, institucional, no gubernamental, deportiva,) reflejan cual será la estrategia a seguir por su compañía en el medio plazo. Por ello, un plan estratégico se establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 5 años (por lo general, 3 años).

Aunque en muchos contextos se suelen utilizar indistintamente los conceptos de plan director y plan estratégico, la definición estricta de plan estratégico indica que éste debe marcar las directrices y el comportamiento para que una organización alcance las aspiraciones que ha plasmado en su plan director.

Por tanto, y en contraposición al plan director, un plan estratégico es cuantitativo, manifiesto y temporal. Es cuantitativo porque indica los objetivos numéricos de la compañía. Es manifiesto porque especifica unas políticas y unas líneas de actuación para conseguir esos objetivos. Finalmente, es temporal porque establece unos intervalos de tiempo, concretos y explícitos, que deben ser cumplidos por la organización para que la puesta en práctica del plan sea exitosa.

En el caso concreto de una empresa comercial, el plan estratégico debe definir al menos tres puntos principales:

ii. UTILIDAD.-

Tiene utilidad para los responsables de la organización ya que en él se va a enmarcar su organización y funcionamiento que va tener en el periodo para el cual se presenta sus metas, objetivos, que quiere lograr lo que va permitir encuadrar a la organización como tal.

F. PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI):

i. Concepto

El Plan Operativo Institucional, es una herramienta que sirve para la identificación de los objetivos institucionales considerados en el Plan Estratégico Institucional y los Planes de Desarrollo Concertado orientando la asignación de recursos municipales a la ejecución de actividades y proyectos, considerados de vital importancia para el desarrollo.

El POI, es el documento normativo de gestión, que consolida las actividades y sus respectivas metas, concordante con el correspondiente Presupuesto Institucional de Apertura (PIA).

ii. UTILIDAD.-

La existencia y aplicación del POI permitirá conocer, entre otros: cuanto se empieza y cuando termina cada actividad a realizar, cual es el resultado que se pretende lograr, quien es el responsable de su ejecución, para que la máxima instancia de nuestra institución, adopte la decisión más adecuada en forma oportuna.

G. PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL (PDI):

i. Concepto.

El Plan Desarrollo Institucional (PDI) o Plan Estratégico Institucional (PEI) es el proceso mediante el cual se toma decisiones en una organización, se procesa y analiza la información pertinente, interna o externa con el fin de evaluar la situación presente de la institución, así como su nivel de competitividad, con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento institucional hacia el futuro

ii. Utilidad

La Utilidad del Plan de Desarrollo Institucional, radica en su importancia como herramienta de planificación ya que establece políticas de gestión en el medio plazo, objetivos estratégicos institucionales, estrategias y acciones orientadas a modernizar la organización y la gestión municipal para la promoción del desarrollo local y la prestación de servicios de calidad.

H. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

i. Concepto

Es un documento técnico de sistematización normativa que contiene la descripción detallada de las acciones que se siguen en la ejecución delas actividades, de sub procesos y procesos organizacionales, por una o más unidades orgánicas incluyendo además los cargos o puestos de trabajo que intervienen, precisando sus responsabilidades y participación. Asimismo contiene modelos de formatos, documentos e instrucciones para la automatización del flujo de información y para el uso de máquinas o equipos a utilizar en caso necesario y cualquier otro documento o información como dato necesario para el correcto desempeño del procedimiento.

| El Manual de Procedimientos Administrativos contiene procedimientos administrativos adjetivos que se relacionan con los órganos de apoyo, asesoría y línea, posibilitan el desarrollo y logro de los procedimientos sustantivos que se encuentran establecidos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos.

El manual de procedimiento es un documento de gestión que describe en forma pormenorizada y secuencial las operaciones que se sigue en la ejecución de los procedimientos en cada órgano funcional de una entidad. Es un instrumento de información sobre los métodos de trabajo que emplean las dependencias y orientación al personal que interviene directa o indirectamente en la ejecución de los procedimientos.

ii. UTILIDAD

• Permite identificar los procesos y sus elementos.

• Facilita cumplir con los requisitos.

• Ayuda a determinar la cantidad aproximada de personal necesario en cada órgano.

• Es un punto de partida clave para el costeo de los procedimientos.

• Optimiza el trabajo en equipo, y en consecuencia, contribuye a mejorar el clima organizacional.

I. REGIMEN DE APLICACIÓN DE INFRACCIONES Y SANCIONES (RAISA):

i. Concepto

El Régimen General de Aplicación de Infracciones y Sanciones (RAISA) comprende la capacidad sancionadora de la Municipalidad que se encuentra reconocida por la Ley Orgánica de Municipalidades, la potestad Sancionadora implica la tipificación de las conductas constitutivas de infracción y las respectivas sanciones, ante el cumplimiento de las disposiciones municipales; en concordancia con lo prescrito en la Ley de Procedimientos Administrativos General, Ley Nº 27444.

ii. Utilidad

La utilidad de RAISA radica en que en él es se va a plasmar las sanciones por el cometimiento de infracciones ya que ninguna organización está exenta de que sus empleadores o trabajadores cometan conductas inapropiadas.

J. REGIMEN UNICO DE TASAS (RUT):

i. DEFINICION.- El Régimen Único de Tasas (RUT), es un documento aplicativo del TUPA, que permitirá operatividad el costo de cada procedimiento en forma inmediata, es el resumen de tasas del Texto Único de Procedimientos Administrativos.

ii. Utilidad

Es muy importante ya que nos va a permitir conocer el costo de cada procedimiento como por ejemplo un retiro de dinero ante una entidad bancaria.

K. PRESUPUESTO PARTICIPATIVO

i. Concepto

El Presupuesto Participativo es un instrumento de gestión participativa y concertada para la planificación y formulación del presupuesto, que trata de priorizar los proyectos a ejecutarse de acuerdo a las problemáticas y necesidades regionales y locales. Forma parte de un proceso de toma de decisiones coordinadas entre el Estado (autoridades y funcionarios) y representantes de la sociedad civil

El Presupuesto Participativo (PP) es una herramienta de gestión en la que autoridades y sociedad civil definen cómo invertir los recursos municipales. Esta herramienta permite una mayor transparencia en las prioridades y ejecución del presupuesto municipal. El estudio detallado de un proyecto de inversión, todo expediente técnico contiene memoria descriptiva, presupuesto de la obra, análisis de costos unitarios, cronograma valorizado de ejecución de la obra, planos, etc. Para su mejor comprensión, se puede recurrir a profesionales que expliquen el contenido de estos documentos.

ii. Utilidad

Es útil porque reconoce el derecho ciudadano a participar en diversos aspectos del presupuesto público a nivel regional y local.

Los procesos del Presupuesto Participativo son importantes hoy, más por su capacidad de movilización y generación de conciencia ciudadana, frente a los montos presupuestarios sobre los que se decide actualmente.

CONCLUSIONES

Finalmente, a manera de conclusión señalamos que es importante y necesario las ordenanzas municipales ya que a partir él se puede tener una línea base para establecer enfoques que guíen el trabajo la municipalidad conjuntamente con los ciudadanos bajo su jurisdicción y así puedan también participar en la creación de ordenanzas que tienen el único fin de beneficiar a sus habitantes en general ya que el municipio es el núcleo de la sociedad y como tal debe fomentar la participación ciudadana.

Asimismo, queremos señalar que los documentos de Gestión son documentos fundamentales e importan antes ya que van a permitir regular la organización, funcionamiento de la organización así como también va a permitir alcanzar los objetivos trazados por la organización u empresa.

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