LA SUPERVISIÓN

La Supervisión, según la Etimología significa “mirar desde lo alto”, lo cual induce la idea de una visión global. Por otra parte, en su concepto más propio supervisión es un proceso mediante el cual una persona procesadora de un caudal de conocimientos y experiencias, asume la responsabilidad de dirigir a otras para obtener con ellos resultados que les son comunes.

Hoy más que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir con altos niveles de productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores.

Supervisar efectivamente requiere, planificar, organizar, dirigir, ejecutar retroalimentar constantemente . Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario poseer características individuales en la persona que cumple esta misión.

El objetivo de este trabajo es mejorar el desempeño de las personas con actividades supervisores a través de dinámicas y discusiones de grupo que permitan el desarrollo de habilidades para fijar y lograr objetivos, establecer prioridades y planes de acción, tomar decisiones, organizar las tareas, motivar a sus colaboradores, controlar el curso de los acciones y retroalimentar a su personal.

El termino supervisor se aplica en todos los niveles de la administración a quienes dirigen las actividades de otros. Pero se ha vuelto costumbre aplicarlo sólo a las personas de los niveles inferiores de la jerarquía administrativa.

El supervisor es un elemento clave dentro de cualquier organización. De él depende la calidad del trabajo, el rendimiento, la moral y el desarrollo de buenas actitudes por parte de los trabajadores. El supervisor dirige y evalúa el trabajo y conoce a todos los trabajadores.

El supervisor moderno ha dejado de ser operador y el líder nato del grupo para convertirse en un especialista del comportamiento humano, en lo que concierne a la practica de la habilidad administrativa y de los aspectos técnicos de su cargo.

1. Características del Supervisor

1.2 Conocimiento del Trabajo: Esto implica que debe conocer la tecnología de la función que supervisa, las características de los materiales, la calidad deseada, losa costos esperados, los procesos necesarios, etc.

1.2.1 Conocimiento de sus Responsabilidades: Esta característica es de gran importancia, ya que ella implica que el supervisor debe conocer las políticas, reglamentos y costumbres de la empresa, su grado de autoridad, sus relaciones con otros departamentos, las normas de seguridad, producción, calidad, etc.

1.3 Habilidad Para Instruir: El supervisor necesita adiestrar a su personal para poder obtener resultados óptimos. Las informaciones, al igual que las instrucciones que imparte a sus colaboradores, deben ser claras y precisas.

1.3.1 Habilidad Para Mejorar Métodos: El supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible los recursos humanos, materiales, técnicos y todos los que la empresa facilite, siendo critico en todo su gestión para que de esta manera se realice de la mejor forma posible, es decir, mejorando continuamente todos los procesos del trabajo.

1.3.2 Habilidad para Dirigir: El supervisor debe liderizar a su personal, dirigiéndolo con la confianza y convicción necesaria para lograr credibilidad y colaboración de sus trabajos.

1.4 Funciones del Supervisor

De manera muy general, se puede decir que todo supervisor tiene cuatro grandes funciones proyectar, dirigir, controlar y desarrollar.

1.4.1 Proyectar: Significa el programa o planificar el trabajo del día y establecer la prioridad y el orden, tomando en cuenta los recursos y el tiempo para hacerlo, de igual forma el grado de efectividad de sus colaboradores, así como la forma de desarrollar dicho trabajo dentro de su departamento, sin olvidar su relación con otras dependencias y los procedimientos alternos que deberá usar en casos de emergencia.

Proyectar en el corto, mediano y largo plazo, es uno de los pilares fundamentales para el éxito de cualquier supervisor.

1.4.2 Dirigir: Esta función comprende la delegación de autoridad y la toma de decisiones, lo que implica que el supervisor debe empezar las buenas relaciones humanas, procurando que sus instrucciones sean claras, especificas, concisas y completas, sin olvidar el nivel general de habilidad de sus trabajadores.

Tendrá que hacer ver a su personal el propósito del trabajo de cada uno de ellos y asignarles tareas que contribuyan a su propio desenvolvimiento. Por otro lado, la elaboración de planes de adiestramiento dirigidos al personal nuevo y antiguo en una responsabilidad ineludible de l supervisor. Con ello los llevara a los niveles de eficacia requeridos para el logro de los objetivos planteados.

La ayuda que pueda prestarles a sus colaboradores en la solución de sus soluciones traerá como consecuencia la implementación de una adecuada disciplina, ya que el entendimiento y la cooperación, hacen que las personas observen las normas porque comprende que estas son necesarias y útiles.

Generalmente, el descontento proviene de la imposibilidad de manifestarse, cuando no se escuchan las quejas y sugerencias de los empleados tarde o temprano estallara un conflicto violento.

1.4.3 Desarrollar: Esta función impone al supervisor la responsabilidad de mejorar constantemente a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando métodos de trabajo y elaborando planes de adiestramiento para el personal nuevo y antiguo, así elevara los niveles de eficiencia de sus colaboradores, motivara hacia el trabajo, aumentara la satisfacción laboral, siendo consecuencia de todo esto, un trabajo de alta calidad y productividad.

1.4.4 Controlar: Controlar significa crear conciencia en sus colaboradores para que sean cada uno de ellos losa propios controladores de su gestión, actuando luego el supervisor como conciliador de todos los objetivos planteados. Supervisor implica controlar. El supervisor debe evaluar constantemente para detectar en que grado se esta obteniendo por el o por las dirección de la empresa. Generalmente deberá tomar acciones conjuntamente con sus colaboradores, con el fin de controlar y corregir las posibilidades desviaciones que se obtengan de acuerdo a lo proyectado en sus planes de acción.

1.5 Responsabilidades del Supervisor

Responsabilidad es hacerse cargo o rendir cuentas por ciertos actos determinados.

1.5.1 Responsabilidad y Autoridad

La responsabilidad y autoridad son dos aspectos inseparables de la buena supervisión. La responsabilidad sin la autoridad causa una gran frustración, se proporciona la obligación de hacer algo pero no la habilidad para hacerlo. Por su parte, la autoridad sin responsabilidad no sólo es irreal sino también antisocial.

Autoridad:

Es el derecho para actuar, mandar o exigir obediencia en virtud del cargo que se desempeña o el poder de actuar por otros.

La autoridad que se requiere para realizar las tareas del supervisor están determinados por las responsabilidades. Desde el momento en que se es responsable de realizar ciertas tareas, se sobreentiende que tiene la autoridad necesaria para realizarla.

1.5.2 Desempeño de las Autoridades como Supervisor

Los 4 recursos aceptables para desempeñar las tareas como supervisor son:

• Actuar sin consultar: Con esto se sobreentiende que se ha establecido la autoridad del supervisor con anterioridad. Esta forma de actuar es aplicable a la mayoría de las decisiones que toma un supervisor.

• Informar para que otro actué: Este recurso se utiliza cuando el control dela situación esta en manos de otros supervisor, grupo o departamento.

• Informar para comunicar algo: Este es el recurso apropiado siempre y cuando se a necesario que la acción a tomar sea determinada o limitada para otra persona.

• Actuar una vez que se ha consultado: Este recurso es utilizado por los supervisores cuando se presentan situaciones poco comunes o de importancia peculiar en que la autoridad del supervisor no ha sido definida debido a la particularidad del caso.

1.6 Clasificación de las Responsabilidades del supervisor

Para lograr un mejor desarrollo de las actividades diarias, se pueden clasificar las “responsabilidades” en tres grupos:

• Responsabilidad administrativas;

• De instrucción y,

• De supervisión.

Responsabilidades administrativas

Antes de comenzar a tratar cada responsabilidad individualmente en ese grupo, es conveniente nombrarlas primeramente para poderles relacionar mejor:

• planear su propio trabajo,

• planear las tareas individuales de cada trabajador; y,

• preparar informes y mantener récords.

Veamos a continuación cada clasificación en detalle.

Planear su propio trabajo: Tanto el planteamiento en si como el tiempo que ha de emplearse depende del individuo y de sus necesidades, la clase de operación que se supervisa, el numero de trabajadores a su cargo, la forma en que su propio supervisor se desempeña, y la naturaleza y extensión de la autoridad que se le ha dado como supervisor.

A continuación se presenta algunos puntos de vista al respecto que le ayudaran al supervisor a la hora de planear su trabajo.

Plan de trabajo: existen ciertas reglas que sirven de guía para planear el trabajo. Estas reglas harán el planteamiento mas efectivo.

• Planear los trabajos de larga duración además de los de corta duración. El planear los trabajos de larga duración. Las tareas serán mas fáciles si se coordina el trabajo de hoy con el de mañana y sucesivamente.

• Algunos supervisores se convierten en burócratas.

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