Modelos Contables

1. Indice General

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2. Introducción 2-3

3. Análisis del Sistema Administrativo Contable de la Empresa 4

3.1 Características de la empresa. 4

3.2 Funcionamiento del Proceso Adm. Contable 5

3.2.1 Funciones del sistema contable 5

3.2.2 Análisis del sistema contable de la empresa 6

3.2.3 Control de caja y banco 6-7

3.2.4 Sobre el proceso de pago 7-10

3.2.5 Sobre el estado de la contabilidad en general 10-11

3.2.6 Sobre las contribuciones para fiscales 11

3.3 Fortalezas y debilidades que presenta el sistema 11-14

3.3.1 Plan de cuentas 14-17

4. Conclusiones y recomendaciones 18-19

5. Bibliografía 20

INTRODUCCIÓN

La Universidad Nacional Abierta (U.N.A) dentro del pensum de estudio de la Carrera de Contaduría Publica, incluye la materia Modelos Contables que pretende brindar las herramientas necesarias para que el futuro profesional cuente con las destrezas necesarias y sea capaz de adecuar los sistemas contables hacia la efectividad de la Empresa.

La empresa seleccionada Urbanizadora Selar, C.A. nos brindo oportunidad de conocer su sistema administrativo contable y de esta manera lograr obtener un diagnostico de sus principales problemas contables y de control interno administrativo, para de esta forma poder ayudarlos y así poner en practica los conocimientos adquiridos durante nuestra carrera. Esta empresa es ampliamente reconocida en el país por su alto nivel de excelencia en cuanto a construcción se refiere, y en Coro estado Falcón están construyendo la urbanización velita V, representando una fuente importante de empleo y generación de recursos en una zona tan deprimida económicamente, cubriendo adicionalmente el déficit habitacional existente en el área.

Durante el estudio de la empresa se observaron procesos del área Administrativo-Contable puesto que es el tema central en cuestión, por tanto, se realizaron visitas periódicas a La Empresa y asesoría de la Oficina Contable encargada de llevarle La Contabilidad a la misma, a fin de recopilar la información necesaria para llevar a cabo el mencionado informe.

3.-ANÁLISIS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO-CONTABLE DE LA EMPRESA

3.1 Características de la empresa

a) Nombre: Urbanizadora Selar, C.A.

b) Ubicación Geográfica: Urbanización Santa Paula Calle 5 casa N° 37

c) Actividad que realiza: Es una Empresa Constructora, cuyo objetivo es la construcción de todo tipo de desarrollo habitacional, construcción de carreteras y todo lo relacionado al ramo de la construcción en general

d) Tamaño: es mediana; que cuenta con 10 empleados. Y 170 obreros

e) Capital: Es Privada; los aportes para su constitución y funcionamiento provienen del aporte particular de los propietarios justificado con un capital de Bs. 200.000,00 dividido en 20.000 acciones con un valor nominal de 10 Bs cada una

Sus propietarios son:

Carlos Aranguren: Socio principal poseedor de 9.000 acciones representando un total de Bs. 90.000,00. Cargo: Presidente

Luis Chirino: Socio poseedor de 6000 acciones representando un total de Bs 60.000. Cargo: Vicepresidente

José Colina: Socio poseedor de 5000 acciones representando un total de Bs 50.000. Cargo: Gerente General.

3.2 Funcionamiento del Proceso Administrativo-Contable

Objetivos del Sistema Contable:

El objetivo de todo sistema contable es brindar información veraz y oportunidad que permita la toma de decisiones.

En cuanto al sistema contable de Urbanizadora Selar es llevado por una oficina contable externa siendo el proceso llevado de forma manual a través de los libros contables tradicionales y de esta forma registrar toda la información relacionada con la actividad económica de la empresa.

3.2.1 El sistema contable tiene las siguientes funciones:

1. Interpretar y registrar los efectos de las transacciones que realiza la empresa.

2. Clasificar las transacciones de modo que permita obtener información útil para la toma de decisiones.

3. Resumir y comunicar a las personas que toman decisiones la información contenida en el sistema.

4. Aplicar los conceptos contables y financieros en las operaciones a fin de alcanzar su eficiencia administrativa en busca de la sostenibilidad y consolidación de la empresa.

3.2.2 Análisis del Sistema Contable de la Empresa:

Al llevarse la contabilidad de forma manual la información obtenida no es totalmente confiable, ya que diariamente se generan aproximadamente entre 60 y 100 transacciones de pagos, nómina, etc., las cuales por la magnitud hacen factible que se cometan errores de diversa índole. Y de esta forma no confiarse en las cifras obtenidas en los estados financieros, ya sea balance general o estado de resultados, conllevando esto a decisiones erróneas por parte de la administración de la empresa.

Aunado a ello todos los soportes de la contabilidad se llevan a la oficina contable externa una vez finalizado el mes, ello dificulta el control de las operaciones.

Se pudo determinar que la empresa presenta serias debilidades de control interno ya que en rubros tales como:

3.2.3 Control de caja y bancos

Durante la revisión efectuada se pudo constatar que desde la creación de la empresa no se están llevando las conciliaciones bancarias mensuales, así como tampoco el respectivo libro auxiliar de bancos. Ello trae como consecuencias que el saldo mostrado en la contabilidad no sea cierto, de hecho en conversaciones sostenidas con el Licenciado Oswaldo Chirino contador de la empresa manifiesta que en virtud de que no se le entregan las conciliaciones el saldo de bancos de la contabilidad no es el real.

Es importante destacar que en el proceso de conciliación bancaria es posible determinar errores humanos, del banco o hasta fraudes. Por ejemplo de llegarse a extraviar un cheque y falsificarse la firma pudiese perderse dinero y no darnos cuenta ya que no se concilian las cuentas, aunque el banco o las instituciones financieras tienen como políticas verificar la emisión del cheque debemos estar consientes que ellos de igual forma son humanos y en algún momento pudieran saltar un procedimiento y en mi experiencia como auditor interno y externo he podido observar casos como estos, otro ejemplo en una institución publica en la cual trabajé el cajero del banco proceso un cheque de 56.000,00 en 65.000,00 originándose una disminución en la cuenta del banco de Bs 9.000,00 la cual se pudo detectar a través del proceso de conciliación y efectuarse el respectivo reclamo al banco.

3.2.4 Sobre el proceso de pagos

Durante la revisión efectuada se pudo observar debilidades en el proceso de pagos, ya que al solicitarse la relación semanal de cheques la misma no estaba completa, ni avalada por un superior. Es importante destacar que la persona encargada de esta área debe mantener actualizada en todo momento esta relación con el mínimo margen de error, con todos los números de cheques, beneficiarios y montos, ya que esta relación constituye una importante herramienta de control interno que es la que se debe utilizar para efectuar el proceso de conciliación bancaria, llenar el libro auxiliar de bancos y de esta forma se puede obtener el saldo de bancos actualizado, que nos permita emitir los cheques a los proveedores con la confianza de que exista disponibilidad en bancos y de esta manera el cheque no sea devuelto.

La persona encargada del área de pagos debe elaborar de igual forma una relación de cheques anulados o dañados, esta relación debe ser avalada por un superior y el superior debe constatarla con los cheques respectivos.

Dentro de las funciones del encargado de pagos esta en verificar al momento de recibir las facturas las mismas cumplan con las normativas emitidas por el SENIAT en sus providencia 0071 publicada en Gaceta Oficial Nº 39.795 de fecha 08/11/2011 sobre el régimen de facturación sobre tributos nacionales. Es decir no se deben recibir facturas que no cumplan estas exigencias, ya que estaríamos avalando que nuestros proveedores defrauden al fisco y por ende nosotros seriamos parte de evasión fiscal. Por ello es muy importante exigir a partir de este momento a todos los proveedores sin excepción la respectiva factura legal, y para no causar tropiezos en las operaciones de la empresa darles un tiempo prudencial para que ellos cumplan con esta exigencias. Debemos recordar que la factura legal es una formalidad que no debe ser eludida y aunque Consorcio Urbanizadora Sena, C.A este exonerada del IVA e ISLR por Decretos N° 8.174 y 8.175 exoneración de ARANCELES, IVA e ISLR para construcción de viviendas de la misión vivienda Venezuela, de igual forma debe cumplir con todas estas formalidades.

En relación al punto anterior pude evidenciar gran cantidad de pagos que no cumplen con la factura legal y en muchos casos se emiten pagos sin ningún tipo de facturas como es el caso de Romelia Martínez que se efectúa el pago sin ningún tipo de

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