Papeles De Trabajo De Auditoria

Los papeles de trabajo

El trabajo realizado por todo auditor debe ser anotado en una serie de papeles, los cuales constituyen la prueba material del trabajo realizado, en ellos se deja como evidencia la calidad profesional del mismo; estos papeles se conocen como papeles de trabajo o P/T y son los documentos en que el auditor registra cronológicamente los datos obtenidos en su examen; los resultados de las pruebas realizadas, así como las técnicas, métodos y procedimientos utilizados en el desarrollo de la auditoría.

Un aspecto de importancia es que se considera como obligación de todo auditor, sin importar el tipo de auditoría que lleve a cabo, el cumplimiento de la confección de los papeles de trabajo y la seguridad de que estos proveen de evidencia suficiente y comprobatoria, por lo que el auditor debe confeccionar los documentos necesarios para reunir estos dos aspectos; y a su vez estos deben ajustarse a las circunstancias y a las necesidades del mismo, de manera que indiquen que el auditor estudió y evaluó el sistema de control interno del cliente, en la extensión que consideró necesaria.

Estos documentos constituyen un registro ordenado, sistemático, estructurado y detallado de todas las tareas ejecutadas durante el desarrollo de la auditoría, su importancia radica en que permiten realizar el registro de la documentación, datos e información, así como de las evidencias encontradas producto de las observaciones, conclusiones y recomendaciones que forman parte de los informes parciales y del informe final que se emitirá.

Dichos documentos deben ser suficientes en cuanto a la calidad y cantidad, de manera que se pueda respaldar el contenido integral del informe final, con respecto a esto, se debe tener en cuenta que los informes constituyen el fundamento de la evidencia o de la ausencia de ella, al probar la validez de las operaciones examinadas por lo que de ninguna manera estos pueden estar exentos de los papeles de trabajo.

Después de estudiar evaluar y analizar la información brindada por la gerencia con respecto a su sistema de control interno los papeles de trabajo son base fundamental para anotar las posibles inconsistencias y las críticas que se tengan al manejo de la información y del control interno que la empresa maneja, de igual manera el auditor redacta la información con respecto a lo anotado en los papeles de trabajo, es por eso que se pueden contar como fuente para la revisión en futuras auditorías, de igual manera, es importante que el auditor antes de emitir cualquier opinión o informe le de una revisión con detenimiento a los papales de trabajo realizados, esto debido a que se pueden encontrar nuevas evidencias no contempladas o bien para sustentar las recomendaciones y conclusiones.

Es importante destacar que dichos papeles de trabajo son parte importante dentro del desarrollo profesional del auditor, ya que con el tiempo los va a ir moldeando y mejorando, lo que sea necesario para sus futuras auditorías, de igual manera si existen situaciones que llevan a una cierta reserva por parte del auditor, ya que si la empresa se encuentra en procesos judiciales que muestran la posibilidades de algún delito, los papeles de trabajo pueden utilizarse como la base para demostrar dichos fraudes, y podría decirse que dichos documentos de trabajo forman una evidencia fundamental para cualquier auditoría que se realice.

En fin, para que se pueda presentar un informe de auditoría eficiente es necesario que la calidad de los papeles de trabajo se demuestre en cada punto del informe y que el orden, las explicaciones y los resultados recibidos estén debidamente claros, lo que le permite al auditor tener una capacidad de tomar las decisiones necesarias a la hora de emitir su opinión, el auditor nos motiva además a tomar en cuenta la necesidad de que los auditores tengan la disciplina necesaria para tomar esta medida, para que adquieran más experiencia y mejoren su trabajo profesional.

Igualmente, es importante tener en cuenta, que para desarrollar un buen trabajo de auditoría es necesario obtener evidencia que sustente las conclusiones realizadas por el auditor, esta evidencia se puede obtener a través de la observación, inspección, entrevistas o a través de un examen de registros, eventos y hechos. Una vez que se obtiene la evidencia, esta debe quedar documentada en los papeles de trabajo.

Esta evidencia debe cumplir con ciertas características; es decir, debe ser suficiente, relevante, competente, confiable, disponible, verificable, pertinente y usable, lo anterior con el fin de que las conclusiones se encuentren bien sustentadas.

Al expresar que la evidencia es suficiente, indirectamente, se está diciendo que es adecuada y convincente, esto provocará que una persona que no sea especialista en auditoría pueda llegar a la conclusión que obtuvo el auditor. Muchas veces se relaciona la palabra suficiente solamente con el volumen o la cantidad, lo cual no es totalmente adecuado, ya que lo importante es el grado de calidad que tenga la evidencia.

Cuando se dice relevante es marcando los puntos sobresalientes y notables; y con respecto a lo competente se refiere a que debe ser conveniente al asunto que se encuentra en revisión.

Otra característica que debe tener la evidencia es ser confiable, lo anterior se refiere a que no debe contener tachaduras, borrones o marcas que puedan restarle confiablidad.

Por otra parte, con respecto a la característica de disponibilidad, los papeles de trabajo deben hacerse con información que se pueda localizar de forma rápida, además, es importante conservar estos papeles en un lugar donde sean fáciles de ubicar y que además estén correctamente identificados.

También es importante que la información pueda ser verificada, por lo tanto, la información que se incluya en los papeles de trabajo, deberá poder verificarse posteriormente, aún así, es importante que el auditor no deje de incluir datos, solamente, por el hecho que después no los pueda verificar. Igualmente, es importante que las fuentes de información no estén restringidas, se deben considerar todos los comentarios y aportes que puedan brindar los empleados, es necesario que el auditor les explique la situación para que al final obtenga comentarios reales.

Otra característica que debe tener la información es ser pertinente; es decir, que sea válida y relevante para un asunto específico.

Igualmente, la información debe cumplir con la característica de ser usable; es decir, que pueda ser utilizada sin reserva para demostraciones, comprobaciones, soporte de recomendaciones, estudios especiales, procesos judiciales, entre otras labores.

Existe otro aspecto importante de mencionar, que es la característica de diferenciación, es adecuado distinguir entre la evidencia de auditoría y la evidencia de tipo legal; también diferenciar entre la labor del auditor y del investigador, ya que el auditor no está capacitado para realizar investigaciones, esto le corresponderá a un profesional que ha recibido capacitación y entrenamiento.

Es importante saber que la evidencia de auditoría se clasifica en cuatro tipos: física, documental, testimonial y analítica.

La evidencia física es la que se puede obtener a través de una inspección u observación directa de funciones, actividades, documentos, registros, hechos o hallazgos. Esa evidencia debe documentarse de tal manera que resuma todos los aspectos revisados y observados, los papales de trabajo que demuestren la naturaleza y el alcance de la inspección, y cualquier representación gráfica que colabore con reafirmar lo revisado. En muchas ocasiones, es importante obtener evidencia gráfica, ya que esta tendrá un mayor impacto que lo que pueden decir las palabras.

Cabe destacar que la utilización eficaz de la observación y también reconocer el valor de la evidencia, depende de la persona que está desarrollando la auditoría, ya que si se mantiene alerta podrá observar de forma crítica los inventarios, las condiciones físicas del local, la colocación de los papeles y artículos de valor en la bodega, la colocación de dispositivos de seguridad, las funciones del personal, entre otros aspectos.

Otro tipo de evidencia es la documental, la cual se obtiene a través del examen de documentos importantes y examen de los registros contables. La Norma Internacional de Auditoría 550 “Evidencia de Auditoría” establece en su párrafo 12: “El auditor ordinariamente consigue más seguridad de la evidencia consistente de auditoría que obtiene de diferentes fuentes o de diferente naturaleza que de las partidas de evidencia de auditoría consideradas individualmente.”

Consecuentemente con el párrafo anterior, existen dos tipos de evidencia documental, las creadas dentro de la organización, y creadas fuera de la organización. Sin embargo, cada una de ellas posee características especiales que se deben considerar al desarrollar una auditoría; y que pueden afectar el grado de confianza que el auditor deposite sobre esas evidencias, la confiabilidad de la evidencia de auditoría es influida por su fuente y por su naturaleza y depende de las circunstancias individuales bajo las que se obtiene.

La evidencia interna es la más económica de todas, aunque es menos fiable que el resto de las fuentes, ya que puede ser manipulada por la Administración o los empleados. La calidad de esta fuente se encuentra relacionada con la fortaleza del control interno de la organización, porque si esta posee un control débil, el auditor no puede

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