Papeles De Trabajo Para Auditoría

PAPELES DE TRABAJO

Definición.

Existen infinidades de definiciones para los papeles de trabajo, pero se pueden resaltar, entre otras, las siguientes:

De acuerdo al autor Gabriel Sánchez Curiel “los papeles de trabajo son “documentos preparados u obtenidos por el auditor durante el desarrollo de su examen, contienen la evidencia necesaria para respaldar las afirmaciones incluidas tanto en el dictamen como en la carta de recomendaciones para mejorar el control interno”. (2006, p 237).

Por otro lado, Florencio Bernal Pisfil, define a los papeles de trabajo como “el conjunto de cédulas y documentos en los que el auditor registra los datos e información obtenidos, así como los resultados de las pruebas realizadas durante el examen. (2008, p VIII-1).

Ya el venezolano Francisco Gómez Rondón enmarca a los papeles de trabajo como

“el expediente, donde el auditor deja constancia de su trabajo, y que finalmente, utiliza como base argumental para emitir su opinión profesional y como prueba de su labor realizada y del cumplimiento de las normas de auditoria”(1990, p 5-1)

Por ultimo es necesario destacar lo establecido en la Declaración sobre Normas y Procedimientos de Auditoria Nº 1(DNA-01), donde se define expresamente a los papeles de trabajo como “registros elaborados por el Contador Público que demuestran los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenido Y las conclusiones pertinentes a que ha llegado en el trabajo” (1982, p 1).

Tomando en cuenta todas estas definiciones se puede decir que, Los papeles de trabajo es un archivo o expediente que maneja o manipula el auditor contentivo de todos los documentos que sustentan el trabajo que efectuó durante la auditoria, estas constituyen el respaldo de su labor. El dictamen que expresa el auditor respecto a los estados financieros tiene innumerables implicaciones o consecuencias, por lo cual cada una de sus afirmaciones debe estar completamente amparada con cédulas de auditoria.

Importancia

En opinión de Florencio Bernal Pisfil su relevancia radica en que “los papeles de trabajo representan en la culminación del trabajo de auditoria, la evidencia documental del trabajo efectuado, de las técnicas y procedimientos de auditoria aplicadas y de las conclusiones generadas” (2008, p VIII-1). Se puede decir que los papeles de trabajo son importantes porque a través de estos el auditor respalda su labor, ya que representan la evidencia cualitativa y cuantitativa del mismo. De ahí que estos permitan, no solo amparar el informe del auditor, sino también evaluar la calidad del trabajo ejecutado por este, esto en virtud de que proporciona evidencias del cuidado ejercitado durante el examen, al igual constituye el vínculo entre las etapas de planeamiento, ejecución e informe de auditoria, y por ultimo puede servir de soporte en los procesos judiciales.

Finalidad

Entre los fines mas importantes se encuentran:

- Validez de los Documentos: el cliente que solicita una auditoria, por lo general, no se preocupa por el procedimiento empleado, sino por los resultados que se obtienen, que se ven reflejados en el informe de auditoria. Los papeles de trabajo, reúnen distintos datos, análisis, cálculos, notas, relaciones, ratificaciones entre otros elementos, que van a permitir conjuntamente con el programa de auditoria y el cuestionario de control interno, la elaboración del informe de auditoria. Estos elementos constituyen la única prueba de validez o veracidad de los documentos y del informe de auditoria de ahí que se diga que los papeles de trabajo conforman el enlace entre los documentos del cliente, la auditoria y el informe.

-Revisión del Control Interno: el sistema de control interno es definido por Francisco Gómez Rondón como “todas aquellas medidas organizativas y operativas, que toman la empresa para garantizar que sus operaciones se realicen como deben ser y de acuerdo a lo planificado y convenido” (1990, p 6-1), por lo cual, los papeles de trabajo van hacer posible que se realice un examen al control interno del cliente y la obtención lógicamente de un resultado.

-Consulta de Datos: los papeles de trabajo conforman para el auditor un medio idóneo para realizar observaciones y sugerencias, también suelen usarse como una fuente de información veraz muchos años después de que se ha elaborado la auditoria, por lo cual estos papeles trascienden en el tiempo.

-Valor Defensivo: los papeles de trabajo poseen valor probatorio y de protección, en consecuencia, sirven para que el auditor: justifique o defienda su actuación ante sus clientes y en caso de una demanda es una prueba que ampara su accionar.

-Revisión de la Auditoria: Los papeles de trabajo se revisan en todos los niveles de supervisión de un despacho contable: los auditores de alto rango examinan lo de los asistentes, los gerentes examinan los que preparan los asistentes y los auditores senior o de alto rango, el socio examina todo los papeles de trabajo, con esto todos buscan cerciorarse de que los papeles de trabajo reflejen correctamente la auditoria.

Los papeles de trabajo es una herramienta de supervisión, mediante estos se puede revisar el trabajo que hayan ejecutado el personal que ha sido asignado a una auditoria, de manera de verificar que: todos los estados y relaciones se hayan preparado correctamente, y estén debidamente justificado; que el examen se realizó apegado a las normas de auditoria, que los procedimientos técnicos utilizados han sido adecuados y que los comentarios y recomendaciones sean justos.

-Referencias Futuras: sirven en un mismo cliente como guía o base para auditorias posteriores, por ejemplo los papeles de trabajo del año pasado de x empresa indicaron el tiempo requerido para efectuar la auditoria, conocer el control interno del cliente y refrescar datos sobre los problemas que se detectaron anteriormente. Al igual puede suceder que la auditoria de una empresa, se pierda o altere, estos papeles de trabajo completo van a hacer posible su reconstrucción, aunque hay que tomar en cuenta con respecto a este ultimo punto que de acuerdo al párrafo 8 de la Declaración sobre Normas y Procedimientos de Auditoria Nº 1 (DNA-01), “los Papeles de Trabajo no deben considerarse como parte de, o sustituto para, los registros contables del cliente”. (1982, p2).

Contenido de las Cedulas

Los papeles d trabajo o cedulas de auditoria deben diseñarse según las circunstancias, las necesidades de cada auditor en particular, de cada auditoria y del asunto que se este examinando. De acuerdo a lo comprendido en el párrafo 5 de la Declaración sobre Normas y Procedimientos de Auditoria Nº 1(DNA-01), el contenido de los papeles de trabajo, “…deben ser suficientes para mostrar que los registros contables concuerdan con los estados financieros y otra información dada y que las normas aplicables al trabajo de campo han sido cumplidas.” (1982, p 1).

La mayoría de los papeles de trabajo son relativamente directos y objetivos, pero se necesitan mucho ingenio y habilidad para diseñar papeles de trabajo que puedan reducir un asunto complejo a una cedula o a un análisis de comprensión inmediata, por estas razones el contenido de los papeles de trabajo no se pueden estandarizar o ser muy rígidos, ya que se tienen que incluir datos de distinta naturaleza, referentes a:

-la relación entre los datos contenidos, en los estados financieros, en los registros de contabilidad de la empresa o cliente auditado y las evidencias obtenidas en el examen, que sirven de base para que el auditor emita su opinión.

-El nivel de confiabilidad del sistema de control interno.

- Las pruebas de que la auditoria se llevo a cabo de manera eficaz, de acuerdo a lo planificado, utilizando para esto los mejores recursos y técnicas existentes.

.- las conclusiones alcanzadas, hay que acotar que las opiniones de los auditores sobre los asuntos que examino deben estar sustentadas en evidencias y pruebas suficientes, al igual dichos dictámenes tienen que ser claros y precisos.

En opinión de francisco Gómez Rondón “el contenido de las cedulas y papeles de trabajo lo dividimos en tres partes, perfectamente diferenciadas, a saber: encabezamiento, cuerpo y firmas” (1990, p-5-3). El encabezamiento, identifica al cliente, al documento en si lo cual consiste en un titulo que describa la naturaleza del contenido del papel de trabajo, y la fecha esta ultima, no solo proporciona evidencia del día en que se preparo, sino también facilita seguir la pista de la secuencia en que se ejecutaron, los distintos pasos y ayuda a planear la oportunidad y los tiempos para trabajos semejantes en el siguiente examen, el Cuerpo, debe reflejar datos como, los escritos examinados, las personas que fueron entrevistadas, cálculos matemáticos, las evidencias logradas y conclusiones y recomendaciones, entre otros; las Firmas: los papeles de trabajos deben estar firmados, por las personas consultadas, los que facilitaron la información, así como por las personas que se encargaron de realizar la auditoria.

Requisitos del Contenido.

Entre los requisitos más comunes, establecidos por los auditores para la elaboración de los papeles de trabajo se encuentran:

a) “todo documento debe estar perfectamente bien identificado, fechado y firmado; de manera que, mediante una breve inspección del mismo, se pueda conocer su contenido con precisión”. (Gómez

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