Presupuesto Financiero

APUNTES DE PRESUPUESTOS

EL MEDIO ECONOMICO EN LAS EMPRESAS

En México el medio económico en que se desarrollan las empresas se ha definido como un SISTEMA CAPITALISTA, o de LIBRE EMPRESA, se caracteriza porque los recursos económicos TIERRA, TRABAJO, CAPITAL Y ADMINISTRACION, se les asigna un precio que acepta el usuario y las utilidades a participar de los ingresos satisfagan a los productores, esto es, que los bienes y servicios están relacionados con los consumidores por medio de un sistema de precios y son estos quienes indican a los mismos a abandonar el mercado o bien a optar por bienes de menor precio y menor calidad.

Mientras que un sistema de precios rige el control y la distribución de los bienes y servicios ya producidos, la obtención de utilidades indicará cuales son los bienes que se integran o salen del mercado. Es por esto que el fabricante continuará produciendo su mercancía siempre y cuando obtenga las utilidades que el crea conveniente.

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR FINANCIERO

Tradicionalmente el estudio de las finanzas se ha concentrado en la administración del activo circulante, o en la administración del efectivo. Gran parte del tiempo del Director de Finanzas se emplea en la administración del activo circulante. La adquisición de fondos, especialmente en las grandes empresas, se compromete a estas por largos periodos de tiempo e implica grandes cantidades de dinero.

Lo complicado de los mercados de capitales y sus diversos instrumentos de crédito, ha introducido a los Administradores Financieros a concentrar su atención casi exclusivamente en esta fase de la Administración Financiera.

En realidad las atribuciones del Director Financiero son mucho más amplias de lo que sugieren los enfoques tradicionales. El sitio que ocupa en las empresas comerciales de hoy, es sumamente importante y se reconoce que el éxito de las empresas y aún su supervivencia depende en gran parte de las políticas financieras, tanto presentes como futuras. El nuevo enfoque reconoce también que el Administrador Financiero ocupa una posición clave en la administración general de la empresa, ya que tiene el papel de planear y medir la necesidad de los fondos, obtenerlos y ponerlos en buen uso.

Ocasionalmente se le puede pedir tome parte activa en la solución de problemas especiales esporádicos como los que presentan los casos de fusiones y consolidaciones con algunas otras empresas, o bien, en la liquidación de la compañía, sin embargo, estos problemas no son responsabilidad directa de él, aun cuando sin duda tienen implicaciones financieras importantes.

ESTIMACION DE LOS FONDOS NECESARIOS

Para efectos de la estimación de fondos necesarios en las empresas, se tomará como punto de partida los ingresos, y si se prevé que los egresos serán mayores que los ingresos, se tendrá que recurrir a las fuentes de financiamiento internas o externas, con el objeto de hacer frente a las necesidades de la empresa.

La conversión del dinero en activos que no son dinero y vuelvan a ser dinero, generalmente se lleva más de un año, esto por lo que se refiere a los activos fijos, a lo que se le denomina CICLO LARGO, ya que el CICLO CORTO y CICLO MEDIANO será aquel en que intervienen los activos circulantes.

Para la buena elaboración de un flujo de fondos se debe tomar en cuenta influencias de tipo interno y externo, tales como: LAS ESTACIONES DEL AÑO, en estas solo se darán compras y ventas de temporada. LAS INFLUENCIAS CICLICAS, estos son aquellas empresas que únicamente en determinadas épocas del año van ha tener un ingreso magnifico, pero que el resto del año van a tener problemas para que su flujo de caja sea bueno. LAS INFLUENCIAS DE LA COMPETENCIA, es decir, si se trata de una empresa que se dedica al mismo ramo que el vecino, valdrá la pena ver con que producto y cuando salió este al mercado que hizo que la clientela voltee hacia el y no a la empresa que administramos.

PROCESO PRESUPUESTAL

La planeación financiera puede describirse como una Estimación de los aspectos financieros de un programa de actividades en cuanto a la toma de decisiones durante cierto tiempo, o sea que, comprende un plan de actividades en términos de fondos que son necesarios para llevar a cabo en plan propuesto. En esta planeación existen dos elementos muy importantes: la planeación a largo plazo, que incluye los objetivos de la empresa, así como estimar las circunstancias que puedan afectar estos objetivos y formular un presupuesto a corto plazo, en el que se incluye el flujo de fondos para controlarlo y estimar los resultados que se pretendan.

Esta planeación debe preceder al control y formación del presupuesto, ya que un buen presupuesto es el resultado de una buena planeación. Es por esto que todas las unidades económicas, sean personas físicas, morales o gubernamentales, efectúan planeaciones financieras y todas las actividades las basa precisamente en estos presupuestos. Estos pueden ser voluminosos como los que presentan los Gobiernos de los Estados o bien pueden tratarse de simples notas mentales como las que realizan las amas de casa para llevar el presupuesto familiar. Lo que si es una realidad tengan el aspecto que tengan los presupuestos son esenciales para una buena planeación financiera.

Una vez que se ha tomado la resolución de elaborar un buen presupuesto se debe tomar en cuenta los siguientes cuatro puntos:

1. La elaboración del presupuesto que deba emplearse como Plan de Acción en el

período que se trate.

2.- Comparaciones periódicas entre lo real y presupuestado.

3.- Análisis de la variación.

4.- Decisión acerca de la necesidad de modificar el presupuesto para eliminar las

causas de esas desviaciones.

FLUJO DE FONDOS

Cuando un negocio se organiza comienza generalmente con dos cosas principales, una idea y algún dinero, en donde este hace que la idea funcione y si se logra, los propietarios del mismo reciben su recompensa en forma de dinero proveniente de las utilidades del negocio.

La conversión del dinero en activos que no son dinero y su reconversión en este, se hace ininterrumpidamente en todas las empresas, a este fenómeno se le conoce como flujo de fondos o flujo de caja, esta imagen del flujo de caja es tan simple que existen tantos caminos por los que el dinero puede viajar y muchas fallas en su curso pueden llegar a que el negocio se pierda, si no se tiene la debida preparación y administración de los mismos.

PREPARACION DEL PRESUPUESTO

Como se ha comentado todos los negocios trabajan base de un presupuesto, que bien puede estar realizando sobre las rodillas o bien puede tratarse de un sistema más o menos elaborado de planeación y control, pero si no se tiene un sistema de presupuestos la empresa corre el riesgo de cometer graves errores que con un buen presupuesto se podrían evitar, no todos los presupuestos pueden adaptarse a todas las empresas, pues no existen dos empresas que trabajen exactamente igual aunque se dediquen a lo mismo.

TIPOS DE PRESUPUESTOS

Los tipos de presupuestos los podemos clasificar como presupuesto fijos, flexibles y mixtos. Como su nombre lo indica, el presupuesto fijo es aquel que no permite durante el periodo presupuestal cambios o variaciones significativas, el ejemplo clásico de un presupuesto fijo es el que elaboran los organismos gubernamentales. Esto no

quiere decir que existan empresas debidamente organizadas que tengan la facultad de poder de estimar con un cierto grado de exactitud sus ventas, costos y gastos.

El presupuesto flexible es adecuado para las empresas cuyos costos, gastos y ventas tienden a variar considerablemente a cualquier nivel, existen empresas que tienden a emplear un sistema de presupuestos combinados, en el que el presupuesto fijo lo emplean en la adquisición de activos fijos, publicidad, gastos de investigación, etc., mientras que en presupuesto flexible lo emplean en la fabricación y venta de sus artículos.

PERIODO PRESUPUESTAL

Existen tantos periodos presupuestales como administradores de la empresa, esto es, que cada una de ellas estipulara el periodo que le convenga, sí se llegara hacer la pregunta de qué tan largo puede ser el periodo presupuestal, a manera de respuesta se diría que debería ser lo suficientemente largo para permitir una planeación eficaz.

El presupuesto típico comprende generalmente un año, analizando mensualmente, sin embargo existen empresas que tienen la costumbre de hacer presupuestos continuos, o sea, que van alargando el presupuesto mes a mes a medida que pasa el tiempo, es decir, que a finales de enero de 1978, preparan el presupuesto de enero de 1979, de esa manera siempre tendrá en disposición 12 meses de presupuestos. Con este procedimiento. Lo que se evita la empresa es la pérdida de tiempo que generan las constantes juntas para la elaboración de presupuesto general, el departamento de finanzas incluye en su rutina normal la elaboración de los presupuestos. Cabe comentar que en la época económica actual presupuestar a más de un año es muy arriesgado por los cambios tan bruscos en la economía, es por esto que en algunas empresas proyectan cuando mucho a tres meses.

PROCEDIMIENTOP PARA LA ELABORACION DE L PRESUPUESTO

Aun cuando los procedimientos que se siguen para formular un presupuesto varían considerablemente de una empresa a otra lo más usual es que se pida a cada uno de los departamentos con que cuente la empresa que elabore su propio presupuesto, siendo el departamento de finanzas quien se va a encargar

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