Propuesta proyecto aplicado.
Enviado por Carlos Cely • 10 de Diciembre de 2016 • Ensayos • 3.457 Palabras (14 Páginas) • 512 Visitas
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Fecha: | 19 de agosto de 2016 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Título de la propuesta: | Transición del enfoque funcional al enfoque por procesos en una institución del sector público (Indeportes Tolima) bajo los parámetros de un sistema de gestión de calidad. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
INTEGRANTES DE LA PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN (MÀXIMO 3 ESTUDIANTES) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Duración del proyecto (meses) | 12 meses |
Línea de Investigación de escuela o Línea de profundización del programa | Modelos de gestión organizacional – gestión de calidad |
Escuela | Unad Ibaguè |
Descriptores palabras claves | Enfoque funcional, enfoque por procesos, gestión de calidad, proceso, sistemas de gestión. |
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A nivel organizacional las empresas tienden a conformarse bajo el modelo de estructuras funcionales, lo cual se basa en que las organizaciones se dividen en distintas áreas funcionales o departamentos. Este modelo consiste en asignar a cada área funcional una serie de tareas potenciando la especialización. De este modo, fueron surgiendo los distintos departamentos dentro de una organización: compras, producción, ventas, recursos humanos. Por otro lado las estructuras funcionales son también llamadas estructuras verticales debido a su estilo particular de organizar sus flujogramas, en lo que comúnmente se conoce como flujograma tipo cascada en donde cada departamento tiene subdivisiones una sobre otra dificultando de esta manera el flujo de información y la eficacia en el cumplimiento de las actividades. En este trabajo de grado aplicado se pretende adoptar el modelo de estructura por procesos en INDEPORTES TOLIMA, pasando de un estilo de flujograma vertical y por departamentos a un modelo que permita identificar, describir, evaluar y mejorar los procesos de la institución, con el fin de potencializar las actividades y tener la satisfacción de cliente como el mayor objetivo institucional. Además se tendrá como referente para esta transición los requisitos plasmados en la NTC GP 1000:2009 la cual es la norma que rige los sistemas de gestión de calidad para el sector público y que tiene como objetivo satisfacer las necesidades de los clientes y promover la cultura de la mejora continua. |
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Con el pasar de los años y los cambios tanto en la tecnología como en las variables del mercado, la proliferación de las tecnologías de la información, los sistemas de compra por internet, entre otros aspectos han hecho que la carga y el desarrollo del trabajo a nivel organizacional se haga más complejo por lo que se cuestiona constantemente acerca del modelo de estructura funcional como solución a la problemática actual en la que se encuentran las empresas por prestar un mayor calidad en sus productos y servicios y a su vez una mayor satisfacción en sus clientes. Las nuevas tendencias del mercado exigen que una organización deba tener lo siguiente
Por lo anterior se hace necesario que se adopte un modelo que no solo se centre en elaborar un buen producto o en prestar un servicio de manera adecuada, sino que se establezca una estrategia que permita a la organización ser capaz de orientarse al cliente, identificando sus demandas y satisfaciéndolas de manera que se pueda aportar un valor agregado y una ventaja competitiva. Por tal motivo se hace indispensable que se adopte un modelo de gestión que sea capaz d hacer frente a los cambios del mercado y que a su vez este en la capacidad de cumplir con todos los requisitos generados por el cliente, es así como el INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES DEL TOLIMA INDEPORTES TOLIMA debe cambiar su visión funcional por una visión de procesos con el fin de establecer como objetivo principal la satisfacción de la comunidad que atiende y lograr beneficios como:
Pregunta de Investigación ¿Cómo lograr que el INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES DEL TOLIMA INDEPORTES TOLIMA cambie de la estructura funcional a la estructura por procesos con el fin de orientar sus esfuerzos y gestión a satisfacer las necesidades de sus clientes? Sistematización del problema
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La Gerencia pública moderna y eficiente busca un Estado con capacidad permanente para mejorar su gestión, sus espacios de participación y su interlocución con la sociedad, en procura de la prestación de mejores y más efectivos servicios. El mejoramiento continuo de la Administración Pública, se basa, entre otros aspectos, en el fortalecimiento de herramientas de gestión y en la coordinación interinstitucional que facilitan la implementación de las políticas públicas mediante la ejecución de los planes, los programas y los proyectos. Con el fin de proporcionarle a la ciudadanía los bienes y servicios que necesitan y de atender oportunamente sus exigencias, las entidades requieren que desde la planeación se trace el camino de la gestión institucional con principios de eficiencia y eficacia y que los colaboradores de los diferentes niveles y áreas de la entidad se sientan involucrados en el logro de las metas establecidas. La estructura por procesos junto a los sistemas de gestión de calidad a través del tiempo y acorde a los requerimientos de los ciudadanos en los diferentes escenarios se han convertido en un elemento clave para el éxito de las organizaciones, desempeñando un rol exigente y de medición para la satisfacción de las necesidades de los usuarios e incrementar la confianza de estos hacia las organizaciones del Estado. La implementación de una estructura por procesos permite un rediseño organizacional, dirigido a consolidar una organización moderna, flexible y abierta al entorno, orientada a la funcionalidad de un marco de eficiencia que promueva la cultura del trabajo en equipo, ya que la calidad es un factor determinante en el logro de las metas y del impacto que produce la gestión de las organizaciones, razón por la cual, se establece la presente propuesta para la adopción de una estructura por procesos en el INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES DEL TOLIMA INDEPORTES TOLIMA. |
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Diseñar una estrategia que permita realizar la transición del enfoque funcional al enfoque por procesos, potencializando de esta manera en Indeportes Tolima la orientación hacia el cliente y la optimización de su entorno organizacional. |
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La estructura o gestión por procesos tiene como objetivo principal, ampliar la visión clásica de la administración ya que ve al proceso como un conjunto de actividades que transforman entradas en salidas teniendo en cuenta cumplir con las expectativas o requisitos del cliente. Diferentes autores han definido lo que es un proceso, uno de ellos es el consultor norteamericano que señala: “Un proceso es un conjunto de actividades que producen valor para un Cliente externo o interno” (Heffernan, 1994); otro investigador que conceptualiza el proceso plantea que “Definir un proceso es: conocer sus límites, salidas, clientes, entradas, proveedores, representando gráficamente las actividades que lo conforman” (Martínez, 1997), en general la definición de proceso apunta a una correlación entre las actividades teniendo un objetivo en común el cual es el cliente, lo cual no se tenía en cuenta en la estructura funcional donde cada departamento tenia objetivos diferentes y se trabaja en pro de sobresalir cada área funcional por su parte. Por otro lado otra definición de proceso. Según la norma ISO 9000:2005 es: un proceso es “un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. El hecho de considerar las actividades agrupadas entre sí constituyendo procesos, permite a una organización centrar su atención sobre “áreas de resultados” (ya que los procesos deben obtener resultados) que son importantes conocer y analizar para el control del conjunto de actividades y para conducir a la organización hacia la obtención de los resultados deseados. Este enfoque conduce a una organización hacia una serie de actuaciones tales como: •Definir de manera sistemática las actividades que componen el proceso. •Identificar la interrelación con otros procesos. •Definir las responsabilidades respecto al proceso. •Analizar y medir los resultados de la capacidad y eficacia del proceso. •Centrarse en los recursos y métodos que permiten la mejora del proceso. Con esta definición, se puede deducir que el enfoque basado en procesos enfatiza cómo los resultados que se desean obtener se pueden alcanzar de manera más eficiente si se consideran las actividades agrupadas entre sí, considerando, a su vez, que dichas actividades deben permitir una transformación de unas entradas en salidas y que en dicha transformación se debe aportar valor, al tiempo que se ejerce un control sobre el conjunto de actividades. (Gonzales, 2013) Otro factor a tener en cuenta es que la estructura por procesos va supremamente relacionada con los sistemas de gestión de calidad, es en este punto donde la NTC GP 1000:2009 plantea que el enfoque basado en procesos permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. (NTCGP1000, 2009) En cuanto a los requisitos planteados en esta Norma de la gestión pública relacionados con la transición del enfoque funcional al enfoque por procesos se puede destacar: La entidad debe:
como el control de estos procesos sean eficaces y eficientes,
operación y el seguimiento de estos procesos,
Satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de la entidad. |
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Para lograr de manera eficaz la transición del enfoque funcional al enfoque por procesos se deben tener en cuenta 4 fases que lograran un rediseño organizativo y a su vez llevar a la institución a conseguir mayores resultados a nivel externo y externo. Fase 1: La identificación y selección de procesos El primer paso para desarrollar la gestión de procesos consiste en reflexionar sobre cuáles son los procesos que deben configurar el sistema de gestión que queremos diseñar. Antes de nada, es necesario saber que los procesos ya existen dentro de la organización, de modo que debemos centrarnos en identificarlos para poder gestionarlos adecuadamente. La identificación de los procesos se realizara mediante el inventariado de funciones y procesos. De este modo, se podrá ver cómo los procesos ya existían en la organización aunque funcionáramos con el paradigma vertical. Una vez identificados los procesos de la institución, se pasara a clasificarlos. La clasificación de procesos suele hacerse según un sistema que diferencia entre procesos estratégicos, tácticos u operativos y de apoyo o soporte, esta clasificación se verá reflejada en el mapa de procesos institucional. Fase 2: Descripción de cada uno de los procesos Así como el mapa de procesos permite identificar los procesos y conocer la estructura y las interacciones entre ellos, la descripción de procesos permitirá saber cómo son los procesos “por dentro” y cómo se realiza la transformación de entradas en salidas. En otras palabras lo que se busca es conocer a fondo el comportamiento de cada proceso identificando, sus proveedores y clientes, entradas y salidas, normatividad que le aplica, recursos necesarios, documentación utilizada, entre otros. La herramienta que se usara para esta descripción será la caracterización de procesos la cual permite conocer a fondo las interacciones que presentan los procesos dentro de la institución. Fase 3: Seguimiento y medición de procesos: los indicadores de proceso El enfoque basado en procesos manifiesta la importancia de llevar a cabo un seguimiento y medición de los procesos para poder conocer los resultados y posteriormente analizar si estos resultados cubren los objetivos previstos. Es importante resaltar que lo que no se mide no se puede mejorar ya que el instituto debe someterse a evaluación continua de los objetivos con el fin de mantener generando planes de acción que permitan mejorar continuamente. Fase 4: Análisis de procesos En esta fase se analizara el comportamiento de cada proceso frente a los objetivos planteados, se generan planes de acción que contemplen acciones correctivas y preventivas y se mantendrá dentro de la institución la filosofía de mejor continua. Por otro lado será la fase fundamental para la toma de decisiones a nivel organizativo que la permita a la institución generar estrategias con el fin de aumentar la satisfacción de cliente. |
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