COMUNICACIÓN Y NEGOCIACIÓN

COMUNICACIÓN Y NEGOCIACIÓN

COMUNICACIÓN

La comunicación a nivel organizacional también sigue el mismo esquema general, pero en un contexto más amplio, ya que se debe velar las comunicaciones con las partes interesadas, lo que implica ver las comunicaciones con públicos internos y públicos externos, que deben recibir un mensaje único, coherente, claro e integrado, porque en caso contrario, si el mensaje es difuso, contradictorio o sesgado, puede producirse un desconcierto anárquico que llevaría a la organización con destino al fracaso.

Los seres humanos nos encontramos negociando en casi todos los momentos de nuestra vida, sin darnos cuenta estamos tratando de llegar acuerdos, solucionando algún conflicto o tratando de conseguir algo de alguien para obtener algo que necesitamos.

La negociación es un esfuerzo de interacción que se realiza a fin de generar beneficios. (Wikipedia, 2011). Esta interacción hace necesario que exista obligatoriamente el acto de la comunicación, “sin comunicación no hay negociación” (Fisher Roger, 2000, pág. 39). Es la comunicación la base para cualquier negociación y a partir de esta se pueden llegar o no acuerdos, se pueden generar lazos de confianza o desconfianza y se puede alcanzar la negociación o la no realización de la misma. Es esencial una buena comunicación para llegar acuerdos y solucionar los problemas.

El método de negociación de Roger Fisher y William Ury, centrado en negociación según principios, nos da un panorama de la diferencia de una negociación basada en posiciones o la basada en principios, en donde se resume que una negociación basada en principios o intereses, debe tener claros los siguientes puntos:

“Las personas: Separe las personas del problema. Los intereses: concéntrese en los intereses, no en las posiciones. Opciones: genere una variedad de posibilidades antes de decidirse a actuar. Criterios: Insista en que el resultado se base en un criterio objetivo” (Fisher Roger, 2000, pág. 12), en este método es importante para el éxito de una negociación tener en cuenta las emociones, percepciones y la comunicación que se establezca entre las partes interesadas en la negociación, para poder identificar con mayor claridad los intereses y necesidades que de busquen satisfacer con la negociación.

En las negociaciones la principal función de una adecuada comunicación es permitir compartir los intereses y puntos de vista que puedan tener ambas partes, para luego alcanzar un acuerdo de mutuo beneficio que permita la gana-gana de ambas partes dentro la negociación.

En la negociación basada en principios propuesta por Roger Fisher y William Ury, proponen concentrarse en los intereses y no en las posiciones y es precisamente en este punto donde la comunicación vuelve a tomar un factor importantísimo por ejemplo en el momento de comenzar una negociación la forma de preguntar podría hacer la diferencia entre una negociación basada en posiciones o en intereses.

RELACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN

La comunicación ha constituido y es elemento básico generador de la sociabilidad. Es a través de ella que el hombre se nutre y preserva su carácter como un ser eminentemente social. El hombre tiene la característica de ser heredero histórico, se hace y principia a partir de lo hecho por otros. No se basa solamente en experiencias propias, sino que también toma experiencias ajenas tanto pasadas como presentes.

Como uno de miles de ejemplos que podríamos citar, está el de los inventos y descubrimientos, ya que estos dependen de manera innegable de la acumulación de información y de la transmisión de conceptos en forma gradual. Por mucho que la experiencia directa nos brinde lo necesario, también nos debe hacer comprender los alcances tan limitados de nuestras propias capacidades. La habilidad del hombre para comunicarse condiciona también la solidaridad social y el espíritu cooperativo entre los grupos.

La base de todo es la comunicación, ya que es la herramienta mediante la cual se pueden representar, transmitir y utilizar todas las experiencias y conocimientos a los que se hacía referencia líneas arriba.

La necesidad de comunicación en las empresas es un tema que ha estado fuera de la administración. Hoy las empresas que deseen rendir y generar mayor valor, sea este material o intangible, debe poseer una verdadera y fuerte relación entre los diversos departamento de una institución. Y como la relación entre departamentos se construye con personas, la herramienta fundamental, es la comunicación.

Las empresas, sean privadas o públicas, deben tomar conciencia de que actúan dentro un marco socioeconómico y para producir su riqueza se provee de los recursos que están dentro de contexto cultural. Ya en el siglo pasado las prácticas empresariales irresponsables con la sociedad, el medio ambiente y economía acusaron enormes daños materiales y morales. Es evidente por ejemplo, que el calentamiento global es una consecuencia de las malas prácticas empresariales del siglo XX. En aquella época era poca la gente que conocía sobre el manejo adecuado de los recursos y las prácticas, solo un sector privilegiado de relación directa tenía acceso a la información. Y toda información que causara daño a la empresa era desaparecida o escondida para que ninguna persona supiera lo que había ocurrido. La idea era conseguir riqueza sin importar los costos sociales, ambientales, económicos y culturales.

Hoy la sociedad posee mayor conciencia y mejores herramientas para comunicarse e informarse. El desarrollo y acceso a las tecnologías de la Comunicación e Información (TICs) ha elevado magníficamente la capacidad de convocatoria y difusión de algún tema en concreto a nivel regional y global. Frente a este paradigma de evaluar y reclamar respeto por los derechos humanos, ambientales, sociales y culturales a las empresas a calado de poco en los medios de comunicación tradicionales, hoy existen temas de responsabilidad social empresarial en las agendas de más media, y además, auditorias de comunicación a las empresas privadas con sus públicos.

PROCESO DE COMUNICACIÓN

La comunicación es un factor clave en cualquier tipo de negociación. Es más, su éxito está condicionado por alcanzar un buen entendimiento entre las distintas partes. Los negociadores deben explicar perfectamente sus objetivos y a su vez, conocer los de su rival. En este proceso, la comunicación juega un papel primordial. Muchos son los expertos que aseguran que, sin ella, simplemente no hay negociación.

Negociar es también una forma de comunicación entre dos o más partes con intereses comunes y opuestos. Por eso, un buen negociador debe ser, ante todo, un perfecto comunicador, alguien capaz de trasmitir, de forma clara y precisa, cuáles son sus planteamientos y sus pretensiones. Además, ha de hacerlo de una manera correcta para garantizar que la otra parte ha entendido, exactamente, el mensaje que le está transmitiendo.

La comunicación también colabora para encontrar equilibrios entre las dos partes, ya que ayuda a conocer la posición de los interlocutores y es más fácil pensar en soluciones que satisfagan a todos.

Sin embargo, comunicación no es sólo comunicar. Escuchar es realmente la clave del éxito. De hecho, la principal causa de los fracasos de comunicación de deben a que no sabemos escuchar. Atender activamente mejora lo que decimos y ayuda a que la otra parte sienta complacida por ser escuchada y comprendida.

La buena comunicación exige una escucha activa y para conseguirla, debemos prestar atención a lo que se está diciendo, pedir a la otra parte que exprese detalladamente y de forma clara lo que quiere comunicar, solicitar que se repitan las ideas si hay alguna ambigüedad, repetir las palabras cuando se ha mencionado una idea realmente importante y preguntar si tenemos alguna duda. De hecho, un buen negociador se diferencia de los demás porque sabe preguntar.

Además, en un mensaje pueden recibirse toda una variedad de significados que apuntan a la complejidad del proceso de comunicación y a la necesidad de analizar cada uno de estos factores para una mejor comprensión de los mensajes recibidos y emitidos durante la negociación. Preguntar es conveniente y, en ocasiones, obligatorio.

En cuanto a las recomendaciones para un mejor uso del lenguaje y una excelente comunicación, destaca hablar sobre nosotros mismos y no de la otra parte. Por ejemplo, si el interlocutor no ha cumplido su palabra, es mejor decir que estamos descontentos que acusarle directamente de no respetar lo pactado. También ayuda conocer personalmente a la otra parte, preferiblemente, antes de comenzar las negociaciones. Nunca hay que ver al interlocutor como un enemigo.

La comunicación que se establece en la preparación de la negociación y durante ella, crea, mantiene y desarrolla las relaciones humanas, que en ocasiones, son más importantes que el logro de un acuerdo aislado.

También se pueden conseguir mejores resultados comunicativos si se limita el tamaño del grupo en las conversaciones. Generalmente, las decisiones importantes se consiguen cuando no hay más de dos personas presentes en la habitación.

Por último, hay que decir que aunque el lenguaje es el medio de comunicación por excelencia, junto a él aparecen también los movimientos corporales, el modo de vestir, los gestos o la expresión del rostro. Todos ellos comunican en determinadas situaciones de la negociación si el observador es o no atento. Por este motivo, el buen negociador debe manejar la comunicación verbal y la no verbal.

El proceso negociador es ante todo un proceso comunicativo. Si cada parte no puede manifestar sus deseos

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