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Sistema de control administrativo

La contabilidad administrativa: tiene un triple objetivo

• Ayudar a planear

• Tomar decisiones

• Ejercer control administrativo

Las herramientas que facilitan el control administrativo pueden ser:

• costos estándares

• presupuestos

• el modelo costo – volumen – utilidad

Estas herramientas carecerían de sentido si no existiera el sistema de información contable que las integra para efectuar un adecuado control administrativo.

La contabilidad por área de responsabilidad es un sistema que cumple con lo anterior.

Control administrativo: es el proceso mediante el cual la administración se asegura que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en función de los objetivos planeados por la organización.

La importancia del control administrativo, se da ya que las organizaciones son perfectibles (siempre pueden superar determinadas etapas para lograr sus objetivos fijados por la administración) y esta dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas.

Ese control solo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y aciertos, de modo que constantemente se estén corrigiendo los errores y capitalizando los aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa.

Existen tres tipos de controles (sistemas utilizados):

1. control direccional: consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben ejecutarse antes de completar la operación.

2. control selectivo: consiste en la verificación de muestras de determinadas operaciones para detectar si se cumplen los requisitos previstos, para así determinar si se puede continuar con el proceso.

3. control después de la acción: se realiza una vez que la operación se ha concluido, se miden los resultados y se comparan con un estándar previamente establecido.

Los objetivos son el logro de:

• diagnosticar: el control administrativo es una herramienta que durante la actuación o toma de decisiones permite que se descubran síntomas sobre áreas problemáticas o áreas de aciertos para determinar las acciones que se deben realizar para corregir una situación o capitalizar un acierto.

• Comunicación: proporciona un medio de comunicación entre las personas que integran la organización, informando los resultados que se logran de las diferentes actividades realizadas por la empresa.

• Motivación: el ser humano necesita ser estimulado, incentivado para lograr los objetivos de la empresa y también requiere que dichos objetivos no se encuentren en conflicto con los personales o de los grupos sociales ya que de existir oposición, los más perjudicados serán los de la empresa.

Todo cambio en una empresa genera resistencia, en consecuencia surge la necesidad de ser muy cauteloso al implementarlo. Es necesario hacer notar que esta nueva herramienta, más que beneficiar a la empresa, serviría para indicar las fallas o aciertos del personal.

Una de las formas mas efectivas de convencer al personal de la empresa es haciéndolos participes del diseño del sistema y del establecimiento de los objetivos. También es necesario mostrar la gran ayuda que es para el responsable de las áreas contar con este tipo de información y que la alta gerencia se muestre atenta a las ideas y sugerencias que le proporcionen los empleados una vez que se implante el sistema.

Por lo cual, lo más importante al implementar un sistema de control, es el convencimiento del personal.

Etapas para diseñar un sistema de control administrativo:

1. definición de los resultados deseados: el diseño de un buen sistema de control debe iniciarse en base a los objetivos fijados por la administración, determinando el conjunto de acontecimientos que se desea que sucedan en el futuro. Se debe tratar que los resultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables, luego deben ser relacionados con las personas que directa o indirectamente tengan que ver con dichas metas ya que influyen sobre el éxito o fracaso de los mismos. Lo mejor es dividir a los objetivos en subobjetivos para que el personal participe en la obtención de los resultados.

2. determinación de las predicciones que guiaran hacia los resultados deseados: dicho control determina por anticipado los elementos predictivos que durante el proceso ayudaran a la obtención de resultados. Algunos de estos elementos predictivos son indicadores para detectar desviaciones con respecto a lo planeado y corregirlas (por ejemplo: cambios en los niveles hendibles de los insumos)

3. determinación de los estándares de los elementos predictivos en función de los resultados deseados: consiste en la fijación del nivel que se considera aceptable y con el cual se harán las comparaciones. Es recomendable que sean flexibles.

4. especificaciones de los flujos de información: gran parte del control consiste en la forma en que se maneja la información por lo cual es necesario contestar tres interrogantes ¿a quien se va informar? ¿Cuándo? Y ¿Cómo? Se necesitan distinguir, en consecuencia, a dos grupos de usuarios de información: los que toman decisiones dentro de la línea y los que no las toman.

5. evaluación y aplicación de las acciones correctivas: antes de iniciar una acción correctiva es necesario un análisis minucioso de cada elemento predictivo para detectar donde se encuentra la falla. La elección final y aplicación de la acción correctiva debe ser responsabilidad del ejecutivo de línea.

SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE POR RESPONSABILIDAD

La contabilidad por área de responsabilidad constituye un sistema de información específico para realizar el control administrativo.

En su forma clásica, la contabilidad esta orientada a generar información sobre los resultados obtenidos por funciones en la empresa. Pero esto no lleva a descubrir al verdadero problema, ya que se tiende a cubrir a las personas que provocan las fallas, es decir, no surgen los responsables de las desviaciones detectadas, por lo cual se origino la necesidad de elaborar un sistema de información orientado a informar sobre la actuación de las distintas áreas o unidades de la organización (y no a evaluar funciones) al frente de las cuales existe un responsable por los gastos e ingresos que ahí se originan.

Las áreas o centros son muy diversos, cuanto mas elevada se encuentre en la estructura empresaria, mayor será su radio de acción y su responsabilidad. La esencia de cualquier área radica en la relación “resultado respecto a insumos”, dicha reilación debe tratarse de traducir en términos monetarios para tener un común denominador que permita su comparación. Por lo cual, el control administrativo empleado, hace hincapié en que el objeto del control, es verificar si los insumos se utilizan con eficiencia y efectividad.

Para implementar este concepto se requiere que la estructura contable se adapte a la estructura jerárquica de la empresa, de modo que las mediciones de eficiencia (es decir, grado de cumplimiento de los planes) puedan ser computadas e informadas en cifras que reflejen responsabilidades personales concretas.

Objetivos (ventajas):

• favorecer la correcta determinación de responsabilidades

• facilitar la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la empresa permitiéndole a la dirección superior la evaluación de la performance individual de sus subordinados inmediatos.

• Ayudar a la aplicación de la administración por excepción. Permite a cada administrador comparar entre su presupuesto y lo realmente obtenido para atender las variaciones significativas.

• Suministrar a los ejecutivos responsables una información retrospectiva mostrándoles los efectos de sus acciones pasadas e indicándoles los puntos donde debe concentrar su atención.

• Motivar a utilizar la administración por objetivo o por resultados, ya que separa el objeto principal de la empresa en subobjetivos destinados a cada área, señalando a cada ejecutivo las pautas para aprobarlos.

Requisitos para su implementación:

1. la existencia de una estructura organizativa que implica la definición del organigrama y la asignación de responsabilidades: para definir claramente la responsabilidad de los distintos ejecutivos es necesario una clara estructura jerárquica expresada gráficamente en lo que se denomina organigrama, cuyo propósito es señalar a cada uno de los ejecutivos el campo de su actividad, responsabilidad y autoridad. Además, del organigrama se requiere de un manual que aclare las funciones de los miembros de la organización.

2. ordenamiento de la información contable: formular un plan de cuentas que traduzca la organización jerárquica de la empresa para que el sistema de información y control pueda construirse alrededor de la misma.

3. una vez que se han determinado las áreas, sus responsables y la codificación de las mismas, se debe determinar en cada área de responsabilidad el control que se tendrá de las partidas que utiliza dicha unidad.

Las partidas controlables son la clave para evaluar la actuación de los ejecutivos esto no quiere decir que el ejecutivo responsable de un área solo se preocupe por las partidas controlables, porque existen ciertas partidas que aunque no sean controlables para el, se deben mostrar en su reporte de actuación, para analizar el cuidado que tiene al administrar los recursos encomendados a el, y además permite que el responsable conozca en cuantos costos

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