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TRABAJOS GESTION ORGANIZACIONAL

PRESENTADO POR: MICHELL ALEXANDRA PEÑUELA TOVAR

INSTITUTO TECNICO NUESTRA SEÑORA DE BELEN

NORTE DE SANTANDER

GESTION ORGANIZACIONAL

SALAZAR

2016

TRABAJOS GESTION ORGANIZACIONAL

PRESENTADO POR: MICHELL ALEXANDRA PEÑUELA TOVAR

PRESENTADO A: TULIA TERESITA PELAEX HERRERA

PROFESORA

INSTITUTO TECNICO NUESTRA SEÑORA DE BELEN

NORTE DE SANTANDER

GESTION ORGANIZACIONAL

SALAZAR

2016

NOTA DE ACEPTACION

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FIRMA_____________________________________________

SALAZAR, 31 DE MARZO DE 2016

CONTENIDO

1. ¿Cuáles son los tipos de tarjeteros?
2. ¿Qué ventajas tienen los tarjeteros sobre las lista para la organización de información?
3. Como se puede archivar lo siguiente:

• Recortes y catálogos pequeños
• Planos, mapas y registros semejantes
• Películas, cintas magnéticas, etc.

1. ¿Qué es correspondencia?
2. Explique la diferencia que existe entre correspondencia recibida, envida e interna.
3. ¿Por qué es importante la correspondencia de un individuo o empresa sea colocada junta?
4. Describe los rótulos para gaveta de archivo o marbete.
5. Describa lo que se quiere indicar con cada uno de los siguientes términos:

• Pestaña
• Guía de primera posición
• Posición escalonada

1. ¿Por qué es importante tener un procedimiento definido para los documentos que van a archivar?
2. Describa los pasos para el archivo de la correspondencia.
3. Cuando se debe hacer una referencia cruzada en un documento.
4. Explique el significado de la clasificación alfabética en el proceso de archivo.
5. Explique para que es necesaria la referencia.
6. ¿Qué es un título?
7. Enumere las posibles combinaciones para escribir el nombre legal de una mujer casada.
8. ¿Cuáles son los elementos comunes de la mayor parte de los archivos alfabéticos?
9. ¿Qué es una guía principal y donde se coloca?
10. ¿Cuándo se utiliza la guía especial?
11. ¿Dónde están colocados los expedientes individuales en los archivos alfabéticos? ¿cómo se ordenan los documentos dentro de tales expedientes?
12. ¿Dónde están situados los expedientes misceláneos en un archivo? ¿cómo se ordenan los documentos dentro de éstos expedientes?
13. Describa el procedimiento utilizado al almacenar documentos en los archivos alfabéticos.
14. ¿Qué es un archivo numérico?
15. ¿qué significan los términos directo e indirecto en un sistema de archivo?
16. ¿Hay carpetas misceláneas en el archivo numérico principal?
17. ¿Cómo están organizados los documentos dentro de las carpetas o expedientes individuales?
18. ¿Cómo se guarda el archivo alfabético misceláneo en un sistema numérico?
19. ¿Qué se registra comúnmente en cada tarjeta del catálogo auxiliar o índice de tarjetas de un sistema numérico?
20. ¿cuándo se le asigna un número a un corresponsal o a un asunto?
21. ¿Qué es un archivo por asuntos?
22. ¿Cuándo se debe utilizar el sistema por asunto?
23. ¿Cuáles son algunas de las ventajas del archivo por asunto numérico?
24. ¿para qué sirve la referencia cruzada en un sistema por asuntos?
25. ¿enumere y describa los pasos en procedimientos en archivos por asuntos?
26. ¿Qué es un archivo geográfico?
27. Enumere algunos negocios que utilizan archivo geográfico.
28. Describa un posible ordenamiento de guías y expedientes desde la parte delantera hacia atrás y de izquierda a derecha en una gaveta de archivo geográfica.
29. ¿qué se hace cuando un expediente misceláneo por ciudad se congestiona?
30. Enumere y describa los pasos en el procedimiento del archivo geográfico.

1. Tipos de tarjeteros:

• Tarjetero índice:

sirve para proveer información de referencia relacionada a los asuntos o localización de expedientes o cierta información:

• direcciones de clientes
• autores o títulos de libros (bibliotecas)
• suplidores (bienes y servicios)

• Tarjetas de asiento o anotacion:

sirve de referencia en las operaciones diarias, se utilizan como registros acumulativos de anotaciones con apuntes periódicamente

• tarjetas cuando se separa mercancía
• llevar cuentas de clientes o suplidores
• llevar mantenimiento y reparación de equipo
• uso de libros en bibliotecas
• tarjetas de vacunas
• tarjetas de presentación con reverso para anotar citas

• Tarjetero cronologico:

sirve de recordatorio para asuntos pendientes y para dar seguimiento a otros, como son los documentos o expedientes, pagos pendientes, asuntos en proceso y reuniones.

• Tarjetero visible:

Se utiliza cuando es esencial que la informacion sae localizada de inmediato. En este tipo de tarjeteros no se utilizan guias, debido a que cada tarjeta actua como su propia guia.

• Tarjetero vertical:

Esta organizada en gavetas o en archivadores abiertos con pestañas sirve para agilizar la busqueda

2. ventajas que tienen los tarjeteros sobre las listas para la organización de informacion :

Sus ventajas son:

• Facilitan anotar y procesar datos.
• Permiten organizar y reorganizar las tarjetas en orden alfabético, numérico, por zonas geográficas o por asunto de una manera más fácil, efectiva y eficaz.

3. Como se puede archivar lo siguiente:

• Recortes y catálogos pequeños:

Las revistas pueden guardarse en un archivador de tamaño legal. Se considera que en él cabe todo tipo de revistas, boletines, catálogos, etc. También pueden guardarse en estanterías, si son gruesas, en tal forma que se lean los datos que van en el canto o lomo. Pueden además, colocarse en muebles que permiten que sean visibles algunas partes de las revistas, como el nombre, etc. Todo depende de la disponibilidad de la oficina, la frecuencia con  que se usan los materiales y la cantidad de los mismos.

Cuando la cantidad es grande, se recomienda llevar varios tarjeteros auxiliares: uno con el nombre de las publicaciones y otro con los temas o asuntos.

• Planos, mapas y registros semejantes:

Dos formas se usan más frecuentemente: en forma horizontal y enrollados. También hay aparatos especiales para colgarlos en bolsas protectoras. Existen muebles especiales para guardar los mapas enrollados. También se utilizan cajones y estanterías. Estos últimos tienen la desventaja de que no están protegidos.

La mejor forma para guardar los planos es usando muebles con gavetas especiales que permiten mantenerlos en forma horizontal.

• Películas, cintas magnéticas, etc. :

Se puede organizar digitalmente o también de forma física bajo el índice de: tema (asunto), nombre (alfabético), año de estreno (cronológico).

4. ¿Qué es correspondencia?

Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas,  tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.

5. Explique la diferencia que existe entre correspondencia recibida, enviada e interna:

• Correspondencia enviada: Es la que remite a individuos o a organizaciones externas; se acostumbra a retener para los archivos por lo menos una fotocopia del orginal.
• Correspondencia recibida: Esta es la que recibe las organizaciones externas, como cartas, oficios, telegramas, solicitudes e informes.
• Correspondencia interna: (interdepartamental) Es aquella correspondencia entre departamentos de la misma organización, como: memorandos, informes, circulares, avisos

6. ¿Por qué es importante la correspondencia de un individuo o empresa sea colocada junta?

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