Folleto Rol del Gerente de Proyectos
ecordobaMonografía2 de Septiembre de 2015
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PANAMÁ
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
FOLLETO
El Rol del Gerente de Proyectos
Elaborado por:
ING. ELIDA TIRSA CÓRDOBA, MSC
Fecha de elaboración:
15 de septiembre de 2011 al 15 de enero de 2015
Fecha de impresión: agosto de 2015
Dirigido a estudiantes y profesores de la Facultad de Ingeniería Industrial
Contenido
Introducción
Objetivo
Gerente de Proyectos
Responsabilidades del Gerente de Proyectos
Habilidades del Gerente de Proyectos
Competencias funcionales del Gerente de Proyectos
Funciones no oficiales
Retos del Gerente de proyectos
1. El engaño de la responsabilidad frente a la autoridad
2. Imposición poco realista
3. Énfasis en la función perpetua
4. El reto de tener doble responsabilidad
5. El conflicto fundamental de la certeza y la incertidumbre
Bibliografía
Introducción
Un proyecto es un esfuerzo complejo, que se diseña para satisfacer las necesidades de un cliente. Es único, no rutinario, y está limitado por tiempo, costo, expectativas de desempeño, satisfacción del cliente y percepción de riesgo. Otra manera de ver la naturaleza de un proyecto es en términos de su ciclo de vida; este reconoce que los proyectos tienen un alcance limitado de vida y que hay cambios predecibles en el nivel del esfuerzo, que cada proyecto es diferente del otro. El ciclo de vida del proyecto pasa por varias etapas; que son: inicio, planeación, ejecución y cierre.
La administración de proyectos es más que un conjunto de herramientas, es un estilo de administración, orientado a resultados, que le da una importancia especial a la consolidación de las relaciones de los colaboradores, por tal razón la gente relacionada con la administración de proyectos le esperan grandes retos.
El trabajo del gerente de proyectos es muy diverso, ya que los proyectos, son únicos, tiene un esfuerzo temporal y se debe trabajar con un equipo, entre otras cosas. El rol del gerente se puede ver desde tres puntos: responsabilidad, retos y habilidades. El papel y la responsabilidad varían de un proyecto a otro y de una empresa a otra.
Objetivo
Presentar las responsabilidades y funciones de los Gerentes de Proyectos en la Administración de Proyectos.
Gerente de Proyectos
El gerente de proyectos es el que lidera y mantiene el control del equipo de trabajo, asegura la comunicación efectiva entre departamentos, delega responsabilidades, asegura que los problemas del proyecto sean debidamente identificados y resueltos.
Todos los gerentes realizan el mismo tipo de tareas. Existen cinco funciones básicas que los gerentes deben desempeñar: la planeación, la organización, la integración, la dirección y el control.
[pic 1]
Ilustración 1 Funciones básicas de los gerentes[1]
En particular el gerente de proyectos administra actividades temporales y no repetitivas a fin de completar un proyecto con vida finita. El gerente de proyectos trabaja con grupos diversos de colaboradores para lograr el objetivo por medio de la coordinación e integración del equipo.
Por otro lado, el gerente de proyectos hace el enlace directo con el cliente, para manejar la tensión entre las expectativas del cliente y además trabaja con un grupo de personas externas como los son: vendedores, proveedores y subcontratistas.
Responsabilidades del Gerente de Proyectos
Los gerentes de proyectos son administradores, todos participan en actividades relacionadas con el desarrollo del proyecto, por lo tanto deben: trabajar en equipo, vencer retos, supervisar las operaciones, documentar las lecciones aprendidas, garantizar que se haga una prestación adecuada entre los requerimientos de costos, tiempo y desempeño del proyecto.
Son responsables del desempeño del grupo de trabajo, pero a veces con muy poca autoridad, la cual se debe recuperar. Si definimos autoridad encontramos que la autoridad “es el derecho de tomar decisiones, dirigir el trabajo de otros y dar órdenes”[2]. A nivel gerencial se distingue a la autoridad de línea y a la autoridad de staff. Ver ilustración 2.
[pic 2]
Ilustración 2 Autoridad de línea y staff para los gerentes
Los gerentes de proyectos deben poseer autoridad de staff por lo general no pueden dar órdenes hacia abajo de la estructura jerárquica, con excepción de su propio equipo de trabajo[3].
El trabajo del gerente de proyectos es muy diverso, el consejo más útil que le podemos dar es que actué como staff y que piense en función de todo el panorama. El gerente de proyectos debe evitar la tendencia a dedicar mucha atención a aspectos del proyecto con que se sienta cómodo y familiarizado[4]. El gerente de proyectos deber ser líder y debe tener responsabilidades
Según (Heerkens, Project Management, 2001), las responsabilidades de los gerentes de proyectos se dividen en 4 grandes áreas: el proyecto, la organización, el equipo y estos tres se forma en uno solo (el gerente de proyectos).
[pic 3]
Ilustración 3 Responsabilidad de los gerentes de proyectos
El proyecto: debe cumplir con el presupuesto previsto, horario, funciones y objetivos de calidad para ejecutar el mismo, de manera eficiente con el apoyo de la organización y el equipo de trabajo. Para sobrevivir a las etapas del ciclo de vida del proyecto, el gerente de proyectos debe conocer las técnicas y herramientas que se mencionan en la tabla 1. A continuación la tabla 1.
Tabla 1 Técnicas y herramientas[5]
Proceso | Técnicas | Herramientas | |
1 | Inicio | Mapas mentales | Charter |
2 | Planeamiento | Plan del proyecto Declaración del alcance WBS (EDT) Diagrama organizacional Matriz de roles y funciones Matriz de comunicación Calendario de eventos Reporte mensual Ruta crítica | Estimaciones de costos Presupuesto base Programa de erogaciones (flujo de efectivo) Diagrama de causa y efecto Lista de verificación Mapas de riesgo Matriz de administración de riesgos Matriz de abastecimiento Sistema de control de cambios Lecciones aprendidas |
3 | Ejecución | Administración de concursos y cotizaciones (Panamá Compras) Matriz de evaluación de alternativas | Administración de contratos Requisiciones de pago Integración del equipo |
4 | Monitoreo y seguimiento | Control presupuestal Valor ganado | Sistema de control de cambios Lecciones aprendidas |
5 | Cierre | Reporte final Cierre administrativo | Lecciones del cierre Cierre contractual |
La organización: se espera que el proyecto proporcione un retorno tangible a la organización. El gerente de proyectos debe:
- Defender el proyecto.
- Alinearse a las políticas y estrategias de la organización.
- Estar relacionado con el flujo de información para mantener a todos informados del estado del proyecto ya sea bueno o malo.
- Establecer procedimientos y formatos, para la toma de decisiones y coordinación de actividades.
El equipo: el gerente de proyectos debe administrar las habilidades de su equipo de trabajo, coordinándolos para alcanzar los objetivos que se proponen diariamente, lo que a su vez es lo que necesita el proyecto para llevarse a cabo. Deben mantener un mayor control con su equipo de trabajo en cuanto a la comunicación con otros departamentos, realizando reuniones periódicas al finalizar el día rindiendo informes sobre las inquietudes y observaciones que hayan notado cada miembro de su equipo. Debe mantener un equilibrio y saber delegar funciones al equipo de trabajo.
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