Fundamentos de compras actividad 2. Creando un departamento de compras

Resultado:

Realiza una propuesta para el departamento de compras de la pyme seleccionada, que incluya lo siguiente:

• Identifica el tamaño de la pyme, quién lleva o llevará a cabo las compras, si es el gerente o dueño de la empresa el que toma las decisiones o un departamento especializado.
• Si no tiene departamento de compras, desarrolla uno y propón los procedimientos de compras, así como los objetivos.
• Incluye la relación que tienen con otros departamentos de la empresa.
• Considerar una estructura del área de compras de acuerdo a los objetivos de la empresa.
• Incluye las responsabilidades y los procedimientos que deben seguir los integrantes del departamento de compras.
• Establece los indicadores de las compras de acuerdo al producto o servicio que brinda la empresa.
• Decide si será centralizado o descentralizado y explica tu respuesta

Propuesta:

Grupo Ultrafemme es una empresa mediana que tiene sus inicios en la ciudad de Chetumal, Quintana Roo. La empresa contará con un departamento especializado en compras, siendo el gerente de compras la persona en cargada de llevar a cabo las compras en la empresa. De igual manera se contará con compradores mayores, compradores asistentes y el personal de apoyo para llevar a cabo esta tarea fundamental en la empresa. El departamento se encargará de hacer los pedidos de los productos que ofrecen, los cuales son perfumería, joyería, cosméticos, bolsas y accesorios de grandes marcas de prestigio.

El principal objetivo de este departamento es asegurar los suministros de los productos que se necesiten y reducir los costos finales. Estos objetivos se relacionarán con la misión de la empresa, la cual es lograr que los clientes vivan una experiencia memorable positiva en cada venta que se realice. Es por eso la importancia de compras, ya que logra que el cliente quede satisfecho en encontrar los productos que necesite.

El departamento de compras tendrá una relación directa con varias áreas de la empresa, entre ellas están producción, finanzas, transporte, mercadeo, agentes aduanales, proveedores, aduanas, control de calidad, almacén y ventas. Compras se encargará de hacer los pedidos a los proveedores sobre los productos que se requieren en la empresa para que posteriormente el área de logística se encargue de realizar el proceso de importación para que la mercancía llegue al almacén y posteriormente a las tiendas. De igual manera se realizarán compras de activos que se necesiten dentro de la empresa como los equipo de cómputo, entre otros.

La organización y estructura del departamento estará compuesta de la siguiente manera:

• Organización lineal: La autoridad y responsabilidad son transmitidas por una sola línea que va desde la cima hasta el final de la estructura. La autoridad se va transmitiendo a cada integrante sucesivamente hasta llegar a los niveles inferiores

Integrantes del departamento de compras:

• Gerente de compras: Es responsable de procurar y adquirir a nombre de la empresa los materiales, productos, equipo y refacciones necesarias, con el mejor precio, calidad y servicio, para la operación de la empresa de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos. Además de llevar a cabo el logro de los objetivos propuestos. Los procedimientos que debe llevar a cabo son: evaluar la eficiencia de los miembros del departamento para corregir fallas actuales y posteriores, cotizar y seleccionar proveedores para los productos, firmar todos los pedidos realizados, cancelar pedidos cuando la situación lo amerite, coordinar la labor del departamento en relación a los demás departamentos de la empresa, y reportar al jefe inmediato sobre los anticipos a cuenta de pedidos.
• Secretarias: Atender al gerente en la comunicación con los proveedores, recibir llamadas telefónicas, redactar cartas que le sean asignados por el gerente, hacer registros de requisiciones y tarjetas viajeras, manejo de archivos, entre otros.
• Mensajero: Realiza todas las encomiendas que se le solicite a través de su jefe inmediato. Además de cotizar y seleccionar proveedores para pedidos especiales, anotar requisiciones, cotizar y seleccionar proveedores para artículos, entre otros.
• Activadores: Logra que todos los pedidos fincados sean embarcados en la fecha y condiciones establecidas a través de la labor de seguimiento. De igual manera son responsables directos del archivo de control de pedidos, actualiza pedidos con entregas parciales, entre otros.
• Asistente administrativo: Auxilia al gerente de compras en las funciones administrativas del departamento, así como los permisos de importación y control de mercancía en tránsito. Es responsable de tramitar y expeditar las solicitudes de cheques para anticipos aprobados por el gerente, hace el cálculo de máximos, mínimos, y realizar reorden de las requisiciones que lleguen al departamento de compras para abastecimiento de material.
• Analista de proveedores: Sus funciones son investigar y promover proveedores actuales y potenciales, así como mantener actualizadas las condiciones de compras de todos los artículos. Su responsabilidad es mantener contacto permanente con los proveedores, obtener cotizaciones actualizadas, hacer análisis de mercados para investigar la existencia de nuevos proveedores y mantener informado al gerente sobre las actividades que realiza con el fin de que pueda aprobar o elevar las cotizaciones y recomendaciones que se hagan a los proveedores.

El departamento de compras será centralizado, ya que se adquirirán materiales, suministros y equipos a través de una sola oficina matriz, con una unidad de políticas de compras y en la que se reunirá personal especializado y competente. Las ventajas que se tendrán son:

• Poder unificar los criterios en cuanto al abastecimiento de materias primas y productos, facilitando el control de las existencias
• Reducir las inversiones de capital
• Aprovechar los descuentos que se tendrán de pronto pago
• Facilitar la planificación

Conclusión: En esta actividad pude ver y aprender sobre la importancia del departamento de compras en una empresa, así como realizar una propuesta para la empresa pyme Grupo Ultrafemme, y ayudarme a identificar los pasos a seguir y las decisiones que son relevantes. Es importante conocer las políticas y procedimientos de compras ya que permiten entender la importancia del departamento dentro de la estrategia de la empresa, además de que se genera una ventaja competitiva a través de la eficiencia.

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