GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

A fin de asesorar y coordinar adecuadamente las acciones protocolares, eventos institucionales y actividades de relaciones públicas institucionales, es necesario definir ciertos criterios referidos a las citadas actividades institucionales a fin que la Unidad de Imagen Institucional pueda llevar a cabo las coordinaciones pertinentes, dentro de su ámbito de competencias.

En ese sentido, se han determinado los siguientes criterios a tener en cuenta para las coordinaciones de eventos y actividades

1. Definir un responsable o coordinador del evento. La dirección y/u oficina del INDECI encargada de la organización del evento designará a un profesional que será el contacto con el que la OGCS coordinará los aspectos referidos a la organización y desarrollo del evento, se debe tener en cuenta que lo coordinado con el responsable será lo que se disponga. Solo esta persona será la autorizada para realizar las coordinaciones formales. Cualquier otro requerimiento o disposición que no provenga a través del responsable o coordinador del evento será omitida.

1. Definir instituciones organizadores del evento. En ciertas ocasiones los eventos son organizados con cooperación externa. En este caso, se deberán indicar cuáles serán las instituciones coorganizadoras y cuáles será sus responsabilidades. Así mismo, el coordinador del evento deberá gestionar ante las instituciones coorganizadores la remisión de sus respectivos logos institucionales (en alta resolución y/o formato vectorial) a fin que sean incluidos en los materiales que se produzcan dentro del marco del evento.

1. Nombre del evento. El nombre del evento deberá guardar relación con la temática tratarse. Deberá definirse conjuntamente con la fecha y hora, a fin de permitir la elaboración de la Agenda del Evento así como los demás materiales proyectados para ser utilizados en la difusión del evento y su respectivo merchandising.

1. Fecha y hora del evento. Se debe definir la fecha y hora del evento con la debida anticipación, a fin de poder iniciar la elaboración de la Agenda del Evento.

1. Local donde se realizará el evento. Es muy importante realizar una adecuada selección del local en el que se llevará a cabo el evento, teniendo en cuenta el tipo de evento a realizarse se determinará la disposición que tendrá el ambiente a ser utilizado. De ser posible, se deberá prever que todas las atenciones (coffee break y/o almuerzo) a brindarse a los invitados al evento, sean realizadas en el mismo local.

1. Agenda del evento, Se debe definir con anticipación y deberá definir los horarios y temas a tratarse durante el evento, así como indicar a los responsables de cada tema indicando sus cargos e instituciones a las que pertenecen.

1. Envío de invitaciones. Las invitaciones para toda clase de actos sociales deben ser recibidas por el destinatario (invitado) con al menos 10 días hábiles de anticipación.

Al redactarse una invitación, deben considerarse los siguientes aspectos:

• Nombre del invitante.
• Cargo y/o dignidad del invitante.
• Nombre de la Institución a la que pertenece el invitante.
• Objetivo de la invitación.
• Nombre del invitado.
• Cargo y/o Dignidad del invitado.
• Carácter del acto o ceremonia a la que se invita: formal o informal.
• Fecha, hora y lugar donde se desarrollará el acto o ceremonia.
•  Si el caso lo requiere, indicar la tenida que deberá usarse y/o consideración de acompañante (cónyuge).
• Teléfono, fax o dirección donde responder la invitación, acompañado de la abreviatura S.R.C. (Se Ruega Confirmar) o R.S.V.P. (Respondez S'il Vous Plait).

1. Autoridades que conforman la mesa de honor. Se deberá definir las autoridades que conforman la mesa de honor y se deberá proveer a la OGCS los datos (tratamiento, cargo e institución a la que pertenece) a fin que se elabore el marbete respetivo.

Así mismo, se deberá considerar una lista de invitados preferenciales a quienes se les reservará lugares preferencial en el auditorio, los mismos que deberán ser marcados como reservados.

1. Definir oradores y orden de participación. Se debe Indicar el nombre de las autoridades/expositores que se dirigirán al público y el tema a tratar, en el orden en el que se llevarán a cabo sus intervenciones.

1. Definir el tipo de evento. Deberá definirse el tipo de evento que se llevará a cabo, a fin de prever los requerimiento necesarios:

• Aniversario: Celebración de carácter simple de un acontecimiento interno importante.

• Charla: Consiste en una exposición de carácter simple, generalmente con propósitos de divulgación o información, sobre diferentes tópicos tratados dentro de un tema específico. No se precisa de requisitos previos para asistir a ella.

• Conferencia: Exposición sobre un tema específico que reviste grados de complejidad y profundidad. Está dirigida a un auditorio que posee conocimientos previos sobre el tema y su objetivo es la difusión cultural en áreas determinadas o la profundización en temas especializados.

• Video conferencia: La video conferencia es un sistema interactivo que permite a varios usuarios mantener una conversación virtual por medio de la transmisión en tiempo real de video, sonido y texto a través de Internet. Está dirigida a un grupo de trabajo cuyo objetivo es realizar coordinaciones sobre un tema específico.

• Curso: Es una sesión o un conjunto de sesiones pedagógicas destinadas a desarrollar varios temas sobre una materia específica, durante un periodo determinado, que se estructura en torno a objetivos de enseñanza-aprendizaje definidos.

• Taller: Actividad práctica realizada en conjunto por un grupo de personas con experiencia profesional en la materia, orientadas por especialistas competentes. Su propósito es estudiar o buscar soluciones a problemas concretos del área respectiva y posibilitar el intercambio de experiencias mediante el trabajo en pequeños grupos.

• Seminario: Actividad académica de carácter teórico que se realiza a través de sesiones de trabajo colectivo de un grupo de especialistas para estudiar, analizar o enriquecer un tema previamente determinado. Está programado y dirigido por un académico experto en la materia, tiene un mínimo de sesiones y concluye con la elaboración de un informe final expuesto por un relator.

• Panel: Modalidad de presentación de un tema ante una audiencia por un equipo de diversos especialistas, quienes lo abordan desde diferentes ángulos, con el fin de proporcionar amplia información sobre él. Una vez expuesto el tema, el público participa formulando preguntas, presentando ideas o experiencias que aclaren puntos de vistas, sin que se produzca debate.

• Foro: Reunión en la que uno o más especialistas exponen ante un público heterogéneo un tema previamente determinado, generalmente controvertido, seguido de una discusión en la cual participa el público asistente.

• Encuentro: Reunión formal de especialistas, en la cual uno o más expositores abordan temas inherentes a su área, con el propósito de conocer e intercambiar trabajos y experiencias realizados en sus respectivos campos disciplinarios.

• Simposio: Consiste en reunir a un grupo de especialistas o expertos en un tema, los cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, conformando así un panorama lo más completo posible del tema en cuestión. Es una técnica formal en que los especialistas exponen individualmente y en forma sucesiva, durante 15 a 20 minutos. Lo importante es que cada expositor trate un aspecto particular del tema, de tal manera que, al terminar éste, quede desarrollado integralmente y con la mayor profundidad posible. En el simposio se obtiene información autorizada y ordenada sobre los diversos aspectos de un mismo tema, puesto que los expositores no defienden posiciones, sino que suman información al aportar conocimientos propios de su especialidad.

• Congreso: conjunto de sesiones de trabajo sobre una temática determinada que se realiza durante un periodo relativamente prolongado y al cual concurren especialistas invitados en calidad de exponentes u observadores. Tiene como propósito presentar tesis, investigaciones o experiencias inéditas, para someterlas al juicio crítico de los participantes, a fin de unificar criterios, en relación con la temática central. Los trabajos presentados son seleccionados previamente por comisiones especiales designadas para ello por los organizadores del evento. El congreso está estructurado sobre la base de trabajo de comisiones y reuniones plenarias, en las que se analizan las ponencias presentadas y las conclusiones elaboradas por las comisiones. Culmina con una sesión en la que se exponen y someten a aprobación las conclusiones a las que llegaron las distintas comisiones de trabajo. Un comité especialmente designado redacta las conclusiones del congreso, las que son publicadas posteriormente.

• Jornada: Periodo durante el cual se desarrolla una serie de actividades de extensión, centradas en un área disciplinaria, cuyo propósito es difundir y actualizar los conocimientos de un grupo de personas con intereses afines.

• Feria: Evento social, económico y/o cultural que se lleva a cabo en una sede y que llega a abarcar generalmente un tema o propósito común.

1. Lista y cantidad de invitados. Es muy importante que el coordinador del evento proporcione una lista de invitados a la OGCS, la cual indique cuales son los invitados que participarán como miembros de la mesa de honor, así como los que deberán ser ubicados en un lugar preferencial. Esta lista además deberá consignar los nombres del personal de la institución que participará en el citado evento.

1. Informar si habrá servicio de coffee break, almuerzo y/o brindis de honor. Deberán remitir datos del proveedor, las opciones de menú elegidas y/o las opciones de cocktail

1. Solicitud de materiales y otros. Según la naturaleza del evento, se deberán definir los materiales que serán utilizados durante el desarrollo del evento ya que algunos de éstos son proporcionados por la OGCS, por lo que deberán ser solicitados con la debida anticipación. Los materiales que pueden ser proporcionados por la OGCS están:

• Lapiceros institucionales
• Blocks institucionales
• Folders institucionales
• Bandera institucional (pabellón y/o banderines de mesa).

Así mismo, de ser requerido, la Unidad de Imagen podrá diseñar el siguiente material:

• Diseño de marbetes/tarecos (La OGCS estará a cargo de el diseño).
• Diseño de tarjetas de invitación (La OGCS estará a cargo de el diseño más no de la impresión y/o distribución).
• Diseño de banner, carpetas, porta foto institucional, etc. (La OGCS estará a cargo de el diseño más no de la gestión de impresión)

1. Presentes institucionales: Los presentes institucionales pueden ser:

1. Merchandising, son artículos de representación producido para ser entregado a invitados institucionales, así como también distribuido en las diversas actividades en las que participe la institución. Se deberá consultar a la OGCS sobre el tipo de productos y la disponibilidad de los mismos.

1. Recuerdos Institucionales,

1. Recuerdos a pedido,

1. Definir necesidad de cobertura fotográfica y/o de video. Es necesario conocer la necesidad de cobertura por parte del personal de la Oficina general de Comunicación Social, determinando si se debe cubrir el evento parcialmente o en su totalidad.

La importancia de la cobertura total de un evento deberá estar supeditada al fin que se le dará al material audiovisual, como por ejemplo su empleo didáctico del contenido de las ponencias en las sedes desconcentradas

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