IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN EL ENTORNO EMPRESARIAL
Enviado por monito27 • 14 de Septiembre de 2015 • Ensayos • 1.818 Palabras (8 Páginas) • 129 Visitas
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN EL ENTORNO EMPRESARIAL
OSCAR ESPINEL
BOGOTA D.C 13 JULIO 2015
INDICE GENERAL
1 INTRODUCCION
2 LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN EL AMBITO EMPRESARIAL
3 ARCHIVO DE MCS CONSULTORIA
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: _ Función de los archivos empresariales.
Figura 2: _ Clasificación según la frecuencia de consulta.
Figura 3: _ Clasificación según lo que se desea almacenar
Figura 4: _ Clasificación según su ubicación
Figura 5: _ Clasificación según el grado de privacidad
Figura 6: Panorámica archivo central Mcs Consultoría
Figura 7: _ Panorámica 2 archivo central Mcs Consultoría.
Figura 8: _ Panorámica 3 archivo central Mcs Consultoría.
Figura 9: _ Panorámica 4 archivo central MCS Consultoría.
INTRODUCCION
El presente documento tiene como finalidad dar a conocer a nivel general la importancia de los archivos en el ámbito empresarial y como estas contribuyen a la toma de decisiones y a la salvaguardia de la memoria y gestión de una entidad a través del tiempo.
La ley 594 define archivo como un conjunto de documentos que produce una empresa en el desarrollo de sus actividades los cuales son de vital importancia para su funcionamiento y supervivencia.
También se da una mirada general al archivo de la empresa MCS consultoría en cuanto a su organización y las técnicas de archivo que se implementan en esta empresa en la parte del archivo.
LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN EL AMBITO EMPRESARIAL
La palabra archivo proviene del latín Archivium, lugar en él que se guardan de forma ordenada documentos. Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma ordenada documentación útil, la cual se va a realizar de un modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente la fácil localización de cualquier documento de la forma más rápida, cuando así se requiera. La Ley obliga a conservar la documentación en periodos establecidos, con plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación, estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados, proporcionando información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad, el archivo es eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca. Las funciones que provee el archivo es recibir, clasificar, conservar, custodiar y facilitar documentos, el material de archivo más común lo constituyen: carpetas, archivadores, az, guía y documentos electrónicos.
[pic 1]
Figura 1: Función de los archivos empresariales.
Fuente: Material de estudio SENA.
Los archivos empresariales deben tener ciertas características que lo hacen ser un archivo funcional, el archivo debe ser simple es decir que debe ser accesible a todo el mundo, debe ser acorde con las necesidades que debe contener información clara y precisa de las actividades que allí se realizan y comprensible por que debe ser un archivo que tengan métodos de clasificación y ordenación con el fin de encontrar la información de una manera más rápida y eficaz.
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados, además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado, también sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo
Los documentos de archivo se clasifican de 4 formas en general la primera es según lo que se desea almacenar esta consiste en que los documentos pasan por tres fases diferentes de archivos las cuales son activo,semiactivo o muerto los cuales son los mismos archivo de gestión central e histórico. Otra es según lo que se desea almacenar, otra forma es según su ubicación y por último según su grado de privacidad a continuación en las Figuras 2,3 y 4 se da una mirada más específica a cada una de estas formas de clasificación de los archivos.
[pic 2]
Figura 2: Clasificación según la frecuencia de consulta.
Fuente: Internet.
.
[pic 3]
Figura 3: Clasificación según lo que se desea almacenar
Fuente: Material de estudio SENA.
[pic 4]
Figura 4: Clasificación según su ubicación
Fuente: Material de estudio SENA.
[pic 5]
Figura 5: Clasificación según el grado de privacidad
Fuente: Material de estudio SENA.
Los archivos se basan en sistemas de ordenación los cuales le dan forma a los archivos o a los documentos almacenados dentro de las unidades de conservación entre los cuales tenemos:
- Ordenación cronológica: La cual se basa en ordenar los documentos por fechas.
- Ordenación alfabética: Ordenar los expedientes de forma alfabética según las letras del abecedario.
- Ordenación Numérica: Dar un número a los documentos y ordenarlos según ese número consecutivo.
- Ordenación Sistemática: Tomar datos basados en el cuadro de clasificación documental y combinarlos con otros datos.
Por ultimo entramos a hablar de las instalaciones de los archivos las cuales deben garantizar la seguridad y conservación de los documentos, debe ser espacios amplios libres de contaminación, lejos de humedad y buena ventilación y contar con un sistema de aislamiento de fuego la normatividad que describe las características que deben tener estos sitios esta descrita en los acuerdos 049 del 2000 y el acuerdo 050 también del año 2000.
La importancia de las condiciones ambientales y de seguridad de un archivo es muy importante, estos se tienen que ubicar en un lugar donde no exista ningún peligro en el entorno, el fuego, el agua, los almacenamientos inadecuados, los robos, el vandalismo, el terrorismo, tiene que ser rentable y con poco costo energético, valorado para toda su vida planificada (mínima de 20 años) y preferentemente con espacio para ampliaciones, que no dependa excesivamente de equipamientos y maquinaria de alta tecnología para mantener un entorno estable y donde los equipos funcionen siempre correctamente.
...