INSTRUCTIVO PARA ELABORAR UN MANUAL DE CONTROL INTERNO

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO (PROCEDIMIENTOS)

INTRODUCCIÓN

Las entidades dentro del proceso de diseñar el Sistema de Control Interno, tienen que elaborar sus procedimientos integrales (Manuales de Control Interno), los cuales son la base primordial para poder desarrollar adecuadamente sus operaciones o actividades, establecer responsabilidades de los funcionarios, información, medidas de seguridad y objetivos que participen en el cumplimiento con la misión institucional propuesta

El Sistema de Control Interno aparte de ser una política de gerencia y siendo una exigencia constitucional y legal, se constituye en las directrices principales de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

En razón de esta importancia que adquiere el Sistema de Control Interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.

DEFINICIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO (PROCEDIMIENTOS)

El manual de control interno (Procedimientos) es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento detallado e integral que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que realizan en una entidad, en todas sus áreas, secciones, departamentos, servicios, etc.

Requiere identificar y señalar Quién?, cuando?, como?, donde?, para qué? , por qué? de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.

OBJETIVOS, POLÍTICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

• El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad para complementar los controles de organización.

• Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.

• Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.

• Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.

• La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.

• La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.

• La correcta disposición de los controles validos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así como la extensión de los necesarios.

CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO SEGÚN LOS ELEMENTOS DE LA LEY 87 DE 1993

Relación con literales del art. 4 de la ley 87 de 1.993.

CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

c, d.

a.

b, k, l.

b, k, l.

.

d

f, h.

h, l.

h, j.

1. Titulo _____________ Código _____________

2. Introducción (Explicación)

3. Organización. (Estructura Micro y Macro de la entidad)

4. Descripción del Procedimiento :

4.1. Objetivos de Procedimiento

4.2. Base Legal (Normas aplicables al procedimiento)

4.3. Requisitos, documentos y archivo.

4.4. Descripción rutinaria del procedimiento u operación y sus participantes (pasos que se deben hacer, cómo y porqué)

4.5. Gráfica o diagrama de flujo del procedimiento (Ver flujograma)

5. Responsabilidad, autoridad o delegación de funciones del proceso las cuales entraran a formar parte de los ¨ manuales de funciones ¨ en los que es establecerá como parte de las labores asignadas la responsabilidad establecida individualmente en los diferentes procesos.

6. Medidas de seguridad y autocontrol, aplicables al procedimiento.

7. Informe: Económicos, financieros, estadísticos, de labores y autocontrol (Recomendaciones propias)

8. Supervisión, evaluación y examen, Auto control de oficinas y entidades de control.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU JUSTIFICACIÓN CON EL CONTENIDO

DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO.

Estos Manuales de Control Interno, se desarrollaran para cada una de las actividades, áreas u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo con los lineamientos y exigencias establecidas en el artículo 4to de la ley 87 de 1993, dependiendo de estos elementos la aplicación del contenido señalado anteriormente y por ente la justificación y que se resumen así:

1) Establecer objetivos.

2) Definir políticas, guías, procedimientos y normas.

3) Sistema de organización.

4) Limitación de autoridad y responsabilidad.

5) Normas de protección y utilización de los recursos

6) Sistema de méritos y sanciones para administración del personal

7) Aplicación de recomendaciones.

8) Sistemas de información.

9) Procedimientos y normas.

10) Métodos de Control y Evaluación de la gestión.

11) Programas de inducción y capacitación del personal.

12) Simplificación de normas y trámites de los procedimientos.

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Para la representación gráfica de la secuencia de los procedimientos o actividades que conforman el manual se utilizará los siguientes signos universales.

INICIO O FIN

Iniciación o terminación del procedimiento al interior del símbolo.

FUNCIONARIO RESPONSABLE - DEPENDENCIA En la parte Superior nombre del cargo del responsable de la ejecución de la actividad, en la parte inferior el nombre de la dependencia a que pertenece.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Se describe en forma literal la operación a ejecutar.

DECISIÓN Pregunta breve sobre la cuál se toma alguna decisión.

ARCHIVO Archivo del documento.

CONECTOR DE ACTIVIDADES

Indicando dentro del procedimiento el paso siguiente a una operación. (lleva en el interior la letra de la actividad).

CONECTOR DE FIN DE PÁGINA Utilizado para indicar que el procedimiento continúa en la página siguiente.

FLECHA INDICADORA DE FRECUENCIA Flecha utilizada para indicar la continuidad de las actividades dentro del procedimiento.

DOCUMENTO Para indicar por ejemplo un pedido, requisición, factura, recibo, comprobante, correspondencia, etc.

BLOQUE DOCUMENTOS

Para indicar copias múltiples.

REMISIÓN A OTRO PROCEDIMIENTO

Lleva el código del procedimiento a seguir.

CINTA MAGNÉTICA

Utilizado cuando se genera un documento en disco blando (diskette).

TIRA DE SUMADORA

Información que genera una sumadora como parte de un proceso.

QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO (PROCEDIMIENTOS)

• Todos los funcionarios de la entidad deberán consultar este Manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos.

• Los jefes de las diferentes dependencias porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la empresa para analizar resultados en las distintas operaciones.

• Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de sus áreas y operaciones.

RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS ÁREAS FRENTE AL MANUAL DE CONTROL INTERNO

Corresponderá a los Jefes de áreas funcionales, frente a los Manuales de Control Interno:

• Dirigir su diseño, establecimiento, aplicación y control.

• Propender por el cumplimiento y actualización de los Manuales establecidos.

• Detectar las necesidades de creación y actualización de procedimientos de acuerdo a nuevas normas

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