Manual De Control Interno

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO (PROCEDIMIENTOS)

INTRODUCCIÓN

Las entidades dentro del proceso de diseñar el Sistema de Control Interno, tienen que elaborar sus procedimientos integrales (Manuales de Control Interno), los cuales son la base primordial para poder desarrollar adecuadamente sus operaciones o actividades, establecer responsabilidades de los funcionarios, información, medidas de seguridad y objetivos que participen en el cumplimiento con la misión institucional propuesta

El Sistema de Control Interno aparte de ser una política de gerencia y siendo una exigencia constitucional y legal, se constituye en las directrices principales de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

En razón de esta importancia que adquiere el Sistema de Control Interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.

DEFINICIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO (PROCEDIMIENTOS)

El manual de control interno (Procedimientos) es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento detallado e integral que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que realizan en una entidad, en todas sus áreas, secciones, departamentos, servicios, etc.

Requiere identificar y señalar Quién?, cuando?, como?, donde?, para qué? , por qué? de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.

OBJETIVOS, POLÍTICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

• El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad para complementar los controles de organización.

• Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.

• Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.

• Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.

• La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.

• La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.

• La correcta disposición de los controles validos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así como la extensión de los necesarios.

CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO SEGÚN LOS ELEMENTOS DE LA LEY 87 DE 1993

Relación con literales del art. 4 de la ley 87 de 1.993.

CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

c, d.

a.

b, k, l.

b, k, l.

.

d

f, h.

h, l.

h, j.

1. Titulo _____________ Código _____________

2. Introducción (Explicación)

3. Organización. (Estructura Micro y Macro de la entidad)

4. Descripción del Procedimiento :

4.1. Objetivos de Procedimiento

4.2. Base Legal (Normas aplicables al procedimiento)

4.3. Requisitos, documentos y archivo.

4.4. Descripción rutinaria del procedimiento u operación y sus participantes (pasos que se deben hacer, cómo y porqué)

4.5. Gráfica o diagrama de flujo del procedimiento (Ver flujograma)

5. Responsabilidad, autoridad o delegación de funciones del proceso las cuales entraran a formar parte de los ¨ manuales de funciones ¨ en los que es establecerá como parte de las labores asignadas la responsabilidad establecida individualmente en los diferentes procesos.

6. Medidas de seguridad y autocontrol, aplicables al procedimiento.

7. Informe: Económicos, financieros, estadísticos, de labores y autocontrol (Recomendaciones propias)

8. Supervisión, evaluación y examen, Auto control de oficinas y entidades de control.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU JUSTIFICACIÓN CON EL CONTENIDO

DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO.

Estos Manuales de Control Interno, se desarrollaran para cada una de las actividades, áreas u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo con los lineamientos y exigencias establecidas en el artículo 4to de la ley 87 de 1993, dependiendo de estos elementos la aplicación del contenido señalado anteriormente y por ente la justificación y que se resumen así:

1) Establecer objetivos.

2) Definir políticas, guías, procedimientos y normas.

3) Sistema de organización.

4) Limitación de autoridad y responsabilidad.

5) Normas de protección y utilización de los recursos

6) Sistema de méritos y sanciones para administración del personal

7) Aplicación de recomendaciones.

8) Sistemas de información.

9) Procedimientos y normas.

10) Métodos de Control y Evaluación de la gestión.

11) Programas de inducción y capacitación del personal.

12) Simplificación de normas y trámites de los procedimientos.

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Para la representación gráfica de la secuencia de los procedimientos o actividades que conforman el manual se utilizará los siguientes signos universales.

INICIO O FIN

Iniciación o terminación del procedimiento al interior del símbolo.

FUNCIONARIO RESPONSABLE - DEPENDENCIA En la parte Superior nombre del cargo del responsable de la ejecución de la actividad, en la parte inferior el nombre de la dependencia a que pertenece.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Se describe en forma literal la operación a ejecutar.

DECISIÓN Pregunta breve sobre la cuál se toma alguna decisión.

ARCHIVO Archivo del documento.

CONECTOR DE ACTIVIDADES

Indicando dentro del procedimiento el paso siguiente a una operación. (lleva en el interior la letra de la actividad).

CONECTOR DE FIN DE PÁGINA Utilizado para indicar que el procedimiento continúa en la página siguiente.

FLECHA INDICADORA DE FRECUENCIA Flecha utilizada para indicar la continuidad de las actividades dentro del procedimiento.

DOCUMENTO Para indicar por ejemplo un pedido, requisición, factura, recibo, comprobante, correspondencia, etc.

BLOQUE DOCUMENTOS

Para indicar copias múltiples.

REMISIÓN A OTRO PROCEDIMIENTO

Lleva el código del procedimiento a seguir.

CINTA MAGNÉTICA

Utilizado cuando se genera un documento en disco blando (diskette).

TIRA DE SUMADORA

Información que genera una sumadora como parte de un proceso.

QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO (PROCEDIMIENTOS)

• Todos los funcionarios de la entidad deberán consultar este Manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos.

• Los jefes de las diferentes dependencias porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la empresa para analizar resultados en las distintas operaciones.

• Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de sus áreas y operaciones.

RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS ÁREAS FRENTE AL MANUAL DE CONTROL INTERNO

Corresponderá a los Jefes de áreas funcionales, frente a los Manuales de Control Interno:

• Dirigir su diseño, establecimiento, aplicación y control.

• Propender por el cumplimiento y actualización de los Manuales establecidos.

• Detectar las necesidades de creación y actualización de procedimientos de acuerdo a nuevas normas y tecnologías, por medio de un seguimiento permanente.

• Proponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios que lleven a la reestructuración de las áreas y al cumplimiento de los objetivos.

Objetivos del Levantamiento de Procedimientos

Con el levantamiento de procedimientos por parte de los funcionarios se pretenden alcanzar los siguientes objetivos:

• Cumplir con el mandato constitucional y legal de implementar métodos y procedimientos de Control Interno.

• Identificar los tramites de cada operación.

• Identificar las funciones del personal en cada actividad, tramite, proceso, operación o transacción.

• Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duración total del procedimiento. Ejemplo: cuanto tiempo se gasta el tramite de un contrato, una cuenta, recepción de suministros, etc.?

• Establecer controles para fomentar la descentralización y desconcentración de funciones por medio de una adecuada segregación y planeación de las cargas de trabajo.

• Fomentar la modernización y simplificación de los tramites, evitando demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados.

• Establecer tiempos estándar o promedio para cada paso de un procedimiento, con el fin de detectar las dependencias que demoran los tramites sin justa causa.

• Sentar la base documental para la elaboración de los manuales de Control Interno (Procedimientos y Funciones).

• Estimular la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los procedimientos

• Establecer indicadores, estándares, índices o razones válidos para evaluar la gestión

TÉCNICAS PARA REALIZAR EL LEVANTAMIENTOS DE PROCEDIMIENTOS

Para hacer el levantamiento de los procedimientos que forman parte del Manual de Control Interno, se pueden utilizar una o varias de las siguientes técnicas, así:

1) El jefe de oficina, de las distintas dependencias de la empresa, en forma simultánea, se reúne con todos los funcionarios de la misma, y nombrando un relator, comenzarán a describir en orden ascendente ( 1º. , 2º. …..), cada una de las actividades que se realizan bajo la responsabilidad individual, para cada uno de los procesos o tareas y se diligencia un “Formato Único” en borrador, por cada uno, de esta manera quedará registrado el respectivo procedimiento en esa oficina, el que podrá continuar en una u otras oficina hasta su culminación, distinguiendo claramente el inicio y el final de los mismos, señalándose un plazo o fecha fija para ser entregados a los asesores o coordinadores de los manuales, paralelamente se anotaran los objetivos, las medidas de seguridad y de protección, la base legal, los informes a elaborar para cada procedimiento, de orden financiero, económico estadístico o de labores del personal y/o justificación de las tareas, señalando el Documento base o que es elaborado en el mismo momento, con sus respectivas copias y distribución de las mismas, señalando su utilización que se hace de éstas en las otras dependencias, se acompañará una fotocopia, además se indican los puntos de control, como se indica en este instructivo y se analizarán sugerencias para simplificar el respectivo procedimiento, en sus distintos pasos o tareas, estos formularios serán revisados al final por los jefes de oficina en coordinación con los asesores o coordinadores de estas tareas hasta llegar al definitivo que se transcribirá por computadora y posteriormente se elaborará la respectiva gráfica o flujograma e integrando con los demás elementos del Manual de Control Interno.

2) Se designará a un funcionario dentro de la oficina quien conformará también el grupo de apoyo, con un perfil definido por su destacada colaboración, interés, criterios de estar de acuerdo con el cambio, etc. quien asumirá la tarea de hacer el levantamiento de los procedimientos en colaboración con el coordinador o asesores, aplicando los parámetros señalados en el punto anterior, utilizando siempre el formato único, el cual ha prestado magníficos resultados, necesitando una revisión más detallada para evitar desviaciones o mentiras de las tareas que componen el procedimiento.

3) Los Asesores o Coordinadores mediante “entrevistas y encuestas” a cada uno de los funcionarios va diligenciando el formato único , describiendo las tareas, buscando el orden y la base lógicas del mismo y aplicando todas las explicaciones señaladas en el primer punto de este tema.

4) Paralelamente se utilizará la Hoja de Ruta, como se explica más adelante del presente documento con carácter obligatorias, sea la que fuere la técnica utilizada, como elemento de confirmación y comprobación del respectivo procedimiento, y como resultado se podrán hacer ajustes, previas las explicaciones justificadas del caso.

Funciones del Grupo Directivo; de Apoyo y Asesor en el Proceso de Levantamiento, Revisión, Actualización e Implementación de los Procedimientos que conforman el Manual de Control Interno.

A continuación se indican las funciones de los grupos utilizados en estas labores de levantamiento, elaboración, revisión, modernización y actualización de los Manuales de Control Interno o de procedimientos integrales, así:

FUNCIONES DEL GRUPO DIRECTIVO:

La Gerencia, incluyéndose, designará un grupo de nivel directivo para que supervise todas las tareas que esto origine como el levantamiento, la revisión, ajustes de los procedimientos y posteriormente su mantenimiento, de acuerdo con las orientaciones de Asesores o Coordinadores encargados de estas labores y sus funciones son:

• Dirigir y supervisar el cumplimiento del levantamiento de los procedimientos por parte del Grupo de Apoyo, de los Jefes de Oficina u otro método que se utilice.

• Señalar las directrices y políticas para el levantamiento de los procedimientos actuales.

• Controlar la ejecución y cumplimiento del levantamiento de los procedimientos mediante un plan de trabajo, teniendo en cuenta el tiempo y la calidad de las labores

• Canalizar la recolección de los distintos procedimientos por cada área en las fechas o plazos establecidos

FUNCIONES DEL GRUPO DE APOYO:

Estará integrado por un representante de cada área de la Empresa según su organigrama, con un perfil del funcionario, así: Que se destaque por su colaboración, interés, actitud positiva al cambio y la modernización; las funciones de este grupo son:

• Con los Jefes de Oficina y/o el funcionario respectivo levantar mediante formato único los procedimientos actuales efectuando las verificaciones y correcciones de los mismos (en borrador).

• Acatar y sujetarse a la metodología y orientaciones emanadas por los Asesores y por estas instrucciones.

• Proporcionar sugerencias y recomendaciones para la simplificación, mejoramiento y modernización de los procedimientos, así como el señalamiento de puntos de control.

• Llevar un registro e informar por escrito sobre los procedimientos que están bajo su cargo.

• Proponer objetivos, normas legales o base legal medidas de seguridad e informes a elaborar por cada uno de los procedimientos que conformen el Manual.

FUNCIONES DEL GRUPO ASESOR O COORDINADORES:

Integrado por profesionales en diversas áreas, con experiencia en la elaboración e implantación de Manuales de Control Interno, tendrá como funciones:

• Establecer la metodología, coordinar el levantamiento de procedimientos técnicos a cargo de los miembros del Grupo de Apoyo, así como coordinar su actualización, evaluación, modificación y posterior integración en los Manuales de Procedimientos respectivos.

METODOLOGÍA

Con el objeto de hacer explícita la metodología para el Levantamiento de los Procedimientos, se indica a continuación adicionalmente las reglas y los Formatos, con su uso, diseñados para tal fin y que son de obligatorio cumplimiento, en razón a que se deben unificar en toda la entidad.

REGLAS PARA EL LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS

Para el levantamiento de procedimientos se deben tener en cuenta las siguientes reglas:

1. DEFINIR EL LIMITE DEL PROCEDIMIENTO: El inicio del procedimiento y el fin o terminación. Ejemplo: Recibo de la madera para fabricación del mueble (Inicio) y terminación del producto para la Venta (Fin del Procedimiento).

2. NOMBRE DEL CARGO: Nombre del cargo del funcionario responsable de acuerdo a la planta de personal.

3. Siempre iniciando la frase se debe usar el verbo en tercera persona.

4. En los pasos de decisión se utiliza el verbo en infinitivo.

5. Se debe estudiar el número de copias y su distribución 0-4dando su justificación especialmente por la utilización que se les dé en cada oficina.

6. EL GRUPO DE APOYO O LÍDER: Coordina a jefes y funcionarios que tienen a su cargo el levantamiento de los procedimientos y se hacen equipos, con grupos especializados.

7. DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS Y METAS: Lo que se espera del respectivo procedimiento.

8. Los procedimientos se hacen relacionar y referenciar utilizando el formulario “único”.

9. El grupo de apoyo entregará el procedimiento ya verificado con sus “Documentos Anexos” o Justificativos.

10. Explicación de las gráficas: Elaboración de flujogramas en borrador para pasar a revisar, estudiar y simplificar pasos o trámites.

11. Se realizan entrevistas con los funcionarios que manejan los distintos aspectos o que participan en el procedimiento para verificar, conocer, aclarar dudas, recoger formatos, recomendaciones, objetivos, clase de archivos, conductas, justificación de los trámites mediante la respuesta a los siguientes interrogantes “EL PORQUE? , CUANDO?, DONDE?, QUE?, COMO?.

12. Desarrollar y ejecutar las hojas de ruta para cada uno de los procedimientos, estableciendo las actividades, trámites y tiempo de ejecución, acompañados de los documentos originales. (Ver: Hoja de Ruta)

13. Determinar si cada paso del procedimiento está justificado y esta agregando valor, así que no sea repetitivo.

COMO REVISAR LOS PROCEDIMIENTOS

Una vez levantados los procedimientos y hechas las verificaciones, observaciones y entrevistas pertinentes, se procede a su revisión bajo el cumplimiento de estos pasos:

1. Tener claridad de la estructura de la entidad a Nivel General y a Nivel Individual, estudiar el organigrama.

2. Analizar la secuencia del proceso y la relación que se tenga con una o varias dependencias. Ejemplo : contabilidad, tesorería, etc.

3. Analizar la segregación de funciones. Lo cual se lleva a cabo mediante la solución al siguiente interrogante : CUANDO NO SE SEGREGAN FUNCIONES? CUANDO LO HACE TODO UNA SOLA PERSONA AUTORIZA, APRUEBA, REVISA, EJECUTA, ETC.?

4. Analizar la responsabilidad de cada paso que se realiza por cada funcionario.

5. Estudiar el listado de problemas - soluciones que recogieron en las encuestas y que tengan que ver con los procedimientos y cruzan dicha información con los nuevos procedimientos.

6. Analizar los documentos: formas que se utilizan, información que contiene, número de copias, distribución, usos, archivo, consulta, cuantificación de la cantidad de documentos procesados, formas de manipulación, firmas, sellos, personas que intervienen justificando su participación, respondiendo que informes se producen con base en la información de los mismos.

7. Estudiar que los espacios usados para los equipos sean suficientes y se adapten a las necesidades técnicas, por ejemplo computadoras o equipos especiales

8. Identificación de los procesos: sí son manuales o por computadora, evaluándolos especialmente con tendencia a que al máximo las labores se sistematicen.

9. Analizar los resultados que produzcan las Hojas de Ruta las cuales se pondrán en funcionamiento a partir del levantamiento de los procedimientos.

10. Se elabora un Banco de datos sobre:

• Medidas de Control Interno y de Seguridad por áreas. Procesos o grupos.

• Cuestionarios: base para la evaluación del Control Interno como apoyo de un verdadero autocontrol.

11. Definición de información que se producirá, de orden financiero, estadístico, económico y técnico.

12. Sistematización que se está aplicando en el procedimiento en la Entidad.

13. Realizar ejercicios de “lluvia de ideas” con los funcionarios para conocer formas o sugerencias que lleven a la simplificación y mejoramiento de los procedimientos.

TÉCNICAS PARA EL DISEÑO Y MANEJO DE LOS PUNTOS DE CONTROL EN CADA UNO DE LOS PROCEDIMIENTOS

La tendencia actual en el manejo de los procedimientos es eliminar por todos los medios ese paradigma originado en el famoso control previo, que esta mandado a recoger o sea mediante el control chequeador y revisiones con chulos y sellos, es decir donde otro funcionario revisa al anterior para determinar si se realizaron las tareas o labores correctamente o se cumplieron los requisitos tanto de documentos, como de firmas, sellos o demás elementos erradamente utilizados en el pasado, por el contrario lo que se debe aplicar en una gestión administrativa moderna es exigir que cada funcionario asuma con autoridad, seriedad sus obligaciones y funciones, responsabilizándose de lo que le toca hacer, y haciéndolo bien, a tiempo, con calidad y productividad es decir que las cosas se cumplieron con eficiencia.

Por estas razones es que en el señalamiento de los Puntos de Control, además de las Medidas de Seguridad o Preventivas, se deben cumplir las siguientes recomendaciones:

1. Una buena técnica de control es exigir dentro del respectivo procedimiento, datos o informes que se puedan comprobar y reconfirmar para un análisis de resultados, por ejemplo diseñando metas en cifras, índices o indicadores y compararlos con los mismos datos reales o ejecutados, determinando variaciones e investigando sus causas y efectos, manteniendo una permanente información estadística de los mismos y sus tendencias.

2. Otro elemento de Control es verificar o cruzar los datos e informes entre sus distintas fuentes. para comprobar su existencia real y su legalidad, por ejemplo, PARA EFECTUAR EL TRÁMITE DE UN GIRO O CANCELACIÓN , se debe confrontar o cruzar los datos y cuentas con el Almacén o Inventarios para determinar que los elementos se recibieron o llegaron realmente y comprobar que existe la cuenta por pagar actualmente por que no se ha pagado y una vez hechas estas tareas se procederá a continuar con el trámite correspondiente.

3. En todo procedimiento se debe analizar y realizar la segregación de funciones para que un solo funcionario sea exclusivamente el que registre, autorice, gire y controle físicamente los bienes o elementos de la empresa, con el fin de garantizar la globalidad y comprobación automática de las tareas como se indicó en el punto anterior, rompiendo así exclusividades o dictaduras administrativas en los procedimientos administrativos y operativos en general debiéndose segregar más especialmente en aquellos casos en que se tengan incidencias en el manejo de recursos y bienes de fácil vulnerabilidad, por ejemplo: dinero, bienes, elementos de altos costos o precios en el mercado, etc.

4. Incluirse dentro de la obligación de elaborar informes de labores, la cuantificación o sea, en cifras de las diferentes tareas que realiza cada uno de los funcionarios, lo cual permitirá obtener datos estadísticos como tendencias, variantes, índices, indicadores, indicadores de productividad y calidad de las diferentes tareas, así como de los servicios, y de esta información se harán evaluaciones por parte de los superiores o jefes que sirvan de base para determinar resultados y muestras que lleven a reconocimientos como premios, tanto en especie como en dinero tales como: primas de rendimiento de productividad, selección del mejor empleado, etc.

5. Realizar permanentemente reuniones de los jefes con sus respectivos funcionarios, en una dinámica de “lluvia de ideas”, que originen medios para establecer medidas de seguridad y de control, las cuales serán seleccionadas, entre las mejores ideas, las cuales igualmente serán base para el reconocimiento de premios, méritos, ascensos, reconocimientos, etc., aclarándose que las ideas seleccionadas deberán ser comprobadas o verificadas para ponerlas en funcionamiento.

PLANILLA No. 1: Formato Único para el Levantamiento de los Procedimientos

FECHA DEL LEVANTAMIENTO:

PAGINA NO.:

CÓDIGO:

PROCEDIMIENTO:

PASO No. FUNCIONARIO

RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN FORMATO

Este formato único, ya probado en diferentes entidades, con magníficos resultados, se recomienda utilizarlo obligatoriamente para unificarlos en toda la empresa, su implantación facilita la consulta de información y control sobre los procedimiento. Está integrado por las siguientes casillas:

• Dependencia:

Nombre de la dependencia que tiene bajo su responsabilidad la ejecución del procedimiento.

• Nombre del Procedimiento:

Nombre o denominación que permite al usuario obtener una idea general de la naturaleza del procedimiento y su respectivo código.

• Paso No. :

Se define el orden lógico que ocupa cada actividad dentro de la estructura del procedimiento 1o, 2o,.No.

• Funcionario Responsable:

El cargo, del funcionario que tiene bajo su responsabilidad la ejecución de una o varias actividades del procedimiento.

• Dependencia:

Unidad organizacional a la que pertenece el funcionario responsable de la ejecución de la actividad que conforma el procedimiento.

• Descripción de las Actividades:

Acciones que agregan valor y que en su conjunto conforman la estructura del procedimiento. Cada una de estas actividades es realizada por el funcionario responsable definido anteriormente y se diligencia de acuerdo con las pautas que se dan a continuación:

– Limitar el procedimiento: Indicar como paso No. 1 el procedimiento anterior o actividad que precede y como ultimo paso el procedimiento o actividad subsiguiente. Ejemplo : paso No. 1 y No.10 de la planilla No.1

– Nomenclatura: Para indicar el origen y las copias de un documento se usaran las siguientes convenciones (0-n). Ejemplo: recibo de caja en original y cuatro copias se indicará como (0-4) Recibo de Caja. Copia cuarta de comprobante de pago se indicará (4) Comprobante de pago.

– Comenzar la descripción del paso con verbo en tercera persona del singular. Ejemplo: diligencia, verifica, archiva, etc.

– Estructura de Párrafos Generales: Son aquellos que corresponden a pasos o tramites normales o regulares: Elaboración de un documento, diligenciamiento de un formato, etc. La redacción de estos párrafos se iniciará con un verbo en tercera persona del singular, y si es necesario modificar o especificar la acción, se utilizaran los gerundios correspondientes. Ejemplo: “Selecciona cotizaciones para la adjudicación enviando oportunamente los soportes a la Gerencia.

– Estructura de un párrafo de decisión: En su primera parte es similar a un párrafo general, terminando con la frase y ‘determina’. La segunda parte describe las dos alternativas de la decisión. Se inicia con verbo en infinitivo y se indica la situación y la condición de cada una. Ejemplo : (indicando el tiempo utilizado)

PASO NO. FUNCIONARIO RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN FORMATO

3 Jefe de Oficina de Gestión y Autocontrol Oficina de Gestión y Autocontrol Mantener actualizadas las bases de datos sobre los indicadores necesarios en cada área de la Secretaría

– Estructura de un párrafo de distribución de documentos: Cumple con las mismas reglas del párrafo general, solo que se mencionaban las copias de los documentos y sus destinatarios. Ejemplo: (indicando el tiempo utilizado)

PASO No. FUNCIONARIO RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN FORMATO

4 Director de Talento Humano Dirección de Talento Humano Expedir certificados de servicio y salario que le soliciten

• Formato:

Es la columna donde se relacionan los documentos que se generan en la actividad desarrollada conforme a la nomenclatura explica. Se deben incluir todos los formatos, fotocopias, desprendibles de sumadora, tiquetes, reportes de fax, diskettes y cualquier soporte escrito o magnético descrito en el procedimiento.

Con la finalidad de agilizar la lectura, el análisis del procedimiento y destacar las actividades que conforman los puntos o momentos de control, se han diseñado las convenciones que a continuación se presentan:

P.C. Punto de Control:

Actividad del procedimiento encaminado al logro de los objetivos propuestos, mediante la verificación y evaluación del cumplimiento de los requisitos establecidos por la(s) autoridad (es) competente (s), y que generalmente debe ser mediante comprobación, o verificación automática (ejemplo: Listado de Proveedores pendientes para cancelar una cuenta por pagar y evitar doble pago.

(O.N.):

Original y No. de copias del documento que se genera en la ejecución de la actividad.

FORMATO No. 2: Fundamentación Básica del procedimiento

FUNDAMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1. PROCEDIMIENTO :

2. OBJETIVOS :

3. BASE LEGAL :

4. MEDIDAS Y POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL :

5. INFORMES:

6. FORMATOS Y DOCUMENTOS:

Se registrará en este formato información básica del procedimiento, que incluye los siguientes aspectos:

• Dependencia:

Nombre del área que tiene bajo su responsabilidad la ejecución del procedimiento.

• Procedimiento:

Nombre o denominación que permite al usuario tener una idea general de la naturaleza del procedimiento.

• Objetivos:

Descripción del (los) fin (es) que se persigue (n) a través de la ejecución del procedimiento.

• Base Legal:

Leyes, Decretos, Resoluciones y normas que soportan legalmente la ejecución del procedimiento. Su consulta es necesaria si se quiere profundizar en los aspectos de tipo legal que lo conforman el procedimiento y para realizar reformas a la estructura del mismo.

• Medidas y Políticas de Seguridad y de Autocontrol:

Medidas que permiten salvaguardar los bienes y recursos de la entidad de situaciones irregulares como el despilfarro, la malversación y el hurto. Así mismo, todas las políticas tendientes a incrementar la eficiencia y eficacia del procedimiento.

• Informes:

Reportes o datos que permitan detallar el empleo de los recursos y el alcance de las actividades realizadas, incluyendo índices, razones aplicables.

• Formatos y Documentos:

De trabajo que se elaboran o participan para desarrollar el procedimiento.

FORMATO No. 3: Sugerencias e ideas para modernizar el procedimiento actual.

SUGERENCIAS E IDEAS PARA MODERNIZAR EL PROCEDIMIENTO ACTUAL

No. DESCRIPCIÓN

En este formato se anotará en forma numerada las sugerencias que los funcionarios consideren convenientes para mejorar, modernizar y simplificar los diferentes procedimientos levantados.

REGISTRO DE PROCEDIMIENTO LEVANTADOS

RESPONSABLE: _______________________________________________________

CARGO : ______________________________ FECHA DE ENTREGA: ____________

No. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

1. Nombre del responsable: Nombre del funcionario que adquirió el compromiso de levantar los procedimientos.

2. Cargo del responsable: Nombre del cargo de la persona que fue encargada para levantar el procedimiento.

3. Fecha de entrega: Fecha en la cual se presentan los procedimientos al grupo de Control Interno.

4. Nombre del procedimiento: Indicar el nombre de todos los procedimientos levantados.

HOJA DE RUTA

Definición:

Es un documento diseñado para efectuar el seguimiento evaluación y control de las diferentes operaciones o procedimientos (ingresos, contratos, ventas, pago de facturas, producción, etc.,), realizadas en una o varias dependencias, relacionando las áreas y los funcionarios participantes, el tiempo del trámite respectivo y las recomendaciones y observaciones realizadas al mismo.

OBJETIVOS:

El establecimiento de la Hoja de Ruta se propone los siguientes objetivos:

1. Identificar los trámites de cada operación

2. Indicar las funciones de los empleados relativas a determinadas operaciones.

3. Establecer las responsabilidades de los funcionarios frente a una actividad.

4. Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer el tiempo total en proceso. Ejemplo: Cuánto tiempo se gasta en el trámite de una cuenta desde el momento en que es presentado por el interesado hasta el giro y entrega de la misma.

5. Servir de base para establecer controles como la segregación funcional y el establecimiento de responsabilidades para cada empleado que participe en los procedimientos.

LA HOJA DE RUTA E INSTRUCCIONES PARA SU DILIGENCIAMIENTO

HOJA DE RUTA (1)

(2) PROCEDIMIENTO

(3) CODIGO (4) FECHA INICIAL

(5) FECHA FINAL

(6) DOCUMENTO BASICO No

TRAMITE (12) MEDICION DEL TRAMITE

(7) ACTIVIDAD (8) DEPENDENCIA (10) INGRESO - RETIRO

Paso Descripción Código Cargo (9) Fecha (mm/dd) Hora (hh/mm) (11)

Firma del funcionario responsable Tiempo real

Día

Hora Tiempo normal

Día

Hora Dependencia

Día

Hora (13) Observaciones y recomendaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

NOTA:

QUIEN ENTREGA COLOCA LA FIRMA Y QUIEN RECIBE FIRMA

(15) REVISADO POR: __________________________________________

(16) APROBADO POR: _________________________________________

(17) V.B. RESPONSABLE: ______________________________________

1. Número: Coloque el número consecutivo de las diferentes hojas de ruta.

2. Procedimiento: Señale el nombre del procedimiento.

3. Código: Señale el código o número de identificación del respectivo procedimiento.

4. Fecha de Iniciación: Indique el día, mes y año en el cual se inicia el procedimiento.

5. Fecha de Terminación: Indique el día, mes y año en el cual se termina el procedimiento.

6. Documento básico número: Señale el documento básico con su número. Ejemplo: Comprobante de caja No. 0001; factura comercial No. 0233.

7. Actividad: Describa la acción que realiza en el trámite respectivo. (Paso del procedimiento). Con la implantación de los nuevos procedimientos se imprimirán hojas de ruta con el procedimiento incluido.

8. Dependencia: Relaciona el número que corresponda de acuerdo con la codificación interna.

9. Cargo: Indique el cargo del funcionario principal que efectúa la operación.

10. Ingreso/retiro: Anote el día, mes y hora en que se recibe y/o retira el documento base del proceso con la hoja de ruta.

11. Firma del funcionario responsable: Se anota como garantía que la labor y los registros corresponden a las anotaciones hechas.

12. Medición del Trámite: Este campo ser diligenciado por la oficina asignada para tal fin, anotando el tiempo real (días y horas) frente a los tiempos normales previamente determinando cuanto dura cada actividad y la operación total.

13. Observaciones y Recomendaciones: Se indican las observaciones que el funcionario considere necesarias. Ejemplo: Las explicaciones al procedimiento por sus demoras, devoluciones, señalando las causas y formulando las recomendaciones para hacer más ágil y eficiente la tramitación.

14. Total: Este campo será diligenciado a nivel interno, por la oficina asignada para tal fin (Oficina de Organización y Métodos), a nivel externo por los organismos de planeación y control. Se anotará la sumatoria de los tiempos de tramitación.

15. Revisado por: Muestra la firma del funcionario que aprueba el contenido y diligenciamiento del procedimiento que refleja en la hoja de ruta.

16. Aprobado por: Muestra la firma del funcionario que aprueba el contenido y diligenciamiento del procedimiento que refleja en la hoja de ruta.

17. Responsabilidad: La responsabilidad del trámite de la hoja de ruta es del jefe de la oficina donde se inicia el proceso, quien debe dar las instrucciones para el adecuado uso de la misma. El jefe de la dependencia donde finaliza el trámite o procedimiento estará a cargo de remitir la hoja de ruta a la dependencia que sea asignada.

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