LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

INTRODUCCIÓN

Es importante para las organizaciones contar con sistemas de información, ya que conectan las necesidades de la información de cada proceso con las fuentes de datos. En cada organización existen varios sistemas de información, los bancos de datos son el soporte básico de los sistemas de información.

Para comprender mejor el tema es necesario mencionar que un sistema de información en el área de Recursos Humanos es: un sistema utilizado para reunir, registrar, almacenar, analizar y recuperar datos sobre recursos Humanos de la organización y sirve para efectuar el análisis y emprender las acciones del área de gestión de personas .Por consiguiente atiende las necesidades de los especialistas de Rh sabiendo las necesidades de información para la gestión de personas, este sistema cubre:

• Planeación Estratégica,
• Formulación de objetivos y programas de acción.
• Registros controles de personal para efectos de pago de nómina, ausencias, retrasos, disciplina.
• Informes sobre remuneración, incentivos salariales, beneficios, reclutamiento y selección, plan de carreras profesionales, entrenamiento desempeño, higiene, seguridad en un tipo de trabajo, área médica.

En este tema emprenderemos tres de los sistemas de información de Recursos Humanos que se utilizan habitualmente en las organizaciones; Inventario de personal, la plantilla y el Escalafón.

INVENTARIO DE PERSONAL

Es un recurso importante para la organización ya que muestra información sobre las personas que trabajan en ella y donde se especifican características demográficas,  habilidades, competencias certificadas, el grado que se posee en las mismas, el rendimiento alcanzado en el desempeño de las actividades, intereses, experiencia y el grado de actualización de cada empleado.

        Según John M. Ivancevich “la lista de datos que se pueden codificar en los inventarios es casi interminable y debe adaptarse a las necesidades de cada organización”.

        Los elementos del inventario del personal son: nombre, nacionalidad, clave del empleado, fecha de nacimiento, datos familiares (como el nombre de sus padres, hermanos, conyugue e hijos), nivel educativo, idiomas, cursos tomados dentro y fuera de la organización, publicaciones, licencias, evaluación del supervisor, nivel salarial, pasatiempos, puesto, área adscrita dentro de la organización, reconocimientos dentro de la organización, participación en cuerpos colegiados o asociaciones de profesionistas, entre otros.

        La importancia del inventario de personal es que brinda información que permite identificar las necesidades presentes de personal,  con lo que se convierte en un recurso de suma valía en el proceso de planeación estratégica de personal y particularmente en la formulación de la estrategia e recursos humanos, lo cual permite redefinir y enmendar el rumbo de la organización.

        Su objetivo  es conformar una base de datos que describa con detalle el tipo de personal con el que cuenta la organización con el propósito, entre otros, de acrecentar su potencial.

Inventario de personal a través de sistemas electrónicos de  procesamiento de información:

Las empresas emplean sistemas electrónicos para el manejo óptimo y uso expedito de la información concerniente a su personal que le permita, a partir de la base de datos actualizada con la que deberá de contratar, responder en el lugar y el tiempo adecuado cualquier necesidad en materia de personal.

        Muchas compañías digitalizan la información del inventario de recursos humanos utilizando diversos paquetes de computo, en estos los empleados llevan un cuestionario de 12 páginas donde describen su formación y experiencia, cuando un gerente necesita una persona calificada para cubrir un puesto, lo describe y luego introduce los datos en la computadora. Después de revisar el bando de candidatos posibles el programa ofrece al gerente un informe con los candidatos calificados.

Usos y aplicaciones del inventario de personal

• Generación de estadísticas de la población laboral

 El inventario de personal arroja información cuantitativa respecto al promedio de escolaridad del personal empleado, el porcentaje de mujeres y hombres laborando en puestos directivos, ejecutivos y operativos, los distintos niveles y escalas salariales que se ofrecen, la antigüedad laboral de la persona en la organización, el grado de capacitación por género, número de integrantes por familia, entre otros, la cual brinda apoyo a los directivos de recursos humanos en las distintas decisiones tomadas en materia de planes de vida y carrera , capacitación y desarrollo de recursos humanos, planes de prestaciones salariales, etcétera.

-Selección de personal

El inventario de personal es un valioso indicador que mide los aciertos o las fallas de una correcta o equivoca conducción del proceso de selección de personal. Si el inventario muestra signos satisfactorios de desempeño del  personal el trabajo de selección de personal se podrá calificar como efectivo, y si refleja escasos logros del personal cabría la necesidad de revisar el procedimiento de selección de personal.

-Capacitación

Para lleva a cabo un acertado proceso de capacitación de personal es necesario recabar la información respecto a cuales carencias de conocimiento, habilidades y actitudes deben ser satisfechas. Por esta razón el inventario de personal representa una fuente valiosa de información que permite orientar y guiar el proceso de capacitación, ya que ilustra el grado y nivel de conocimientos o habilidades que posee cada empleado.

-Evaluación del desempeño

Con el inventario del personal es posible detectar problemas de rendimiento ya que en él se especifican para cada empleado, las competencias que tiene certificadas, el grado en que posee las mismas y el nivel de rendimiento alcanzado en el desempeño de sus tareas

-Métodos para el mantenimiento, manejo y actualización del inventario de personal.

El cuestionario y la entrevista son los principales métodos para el mantenimiento, manejo y actualización del inventario del personal.

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