Planeación del Sistema de Información para el Departamento de Recursos Humanos de la Empresa Venequip S.A.

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UNIVERSIDAD YACAMBÚ

VICERRECTORADO ACADÉMICO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

                      CABUDARE  

Planeación del Sistema de Información para el Departamento de Recursos Humanos de la Empresa Venequip S.A.

Integrantes:

Gómez Martín.

Jaramillo Martha.

Bescanza Lisleth.

Sánchez Joselyn.

Vásquez Ma. Fabiola.

Asignatura: Sistema de Información.

Sección: MA02N0S.

Profesora: Laurys Rivero.

Cabudare, Noviembre 2016

Índice de contenido

Introducción……………………………………………………………………………3

Inicio del Plan…………………………………………………………………………. 4

Información Relevante…………………………………………………………………5

Identificación de Requisitos……………………………………………………………6

Estudio de los Sistemas de Información actuales………………………………………11

Diseño del Modelo del Sistema de Información……………………………………….12

Plan de acción………………………………………………………………………….14

Referncias………………………………………………………………………………….15    

Introducción

Es importante acotar que los sistemas de información en sí, constituyen herramientas que permiten a las organizaciones en general mejorar sus procesos de gestión de información con el fin de lograr los objetivos establecidos, para ello es importante que cada componente o elemento dentro del sistema trabajo de manera coordinada con los demás para cumplir con sus propósitos. De manera que su papel fundamental es de servir como herramienta de apoyo para la toma decisiones, en el caso de la Empresa Venequip S.A, esta se dedica a la venta y alquiler de repuestos originales, así como el servicio post-venta para maquinaria pesada y equipos industriales de las marcas tales como: CAT, SULLAIR, GROVE, JLG, METSO y TAYLOR en toda Venezuela.

 En el caso del departamento de recursos humanos el mismo resguarda en sus archivos los Expedientes de Recursos Humanos del personal fijo y contratado en la entidad regional, además de encargarse de los procedimientos de reclutamiento, selección y capacitación del personal nuevo ingreso, preparar las nóminas, vacaciones, reposos. Dentro de este marco de ideas ellos actualmente presentan problemas para manejar los expedientes del personal, por la falta de organización e incumplimiento de las normas existentes que ocasionan que se pierdan datos importantes, expedientes incompletos, mutilados, retrasos en la búsqueda de información precisa que afecta el proceso, en fin se presentan problemas recurrentes de manejo de datos acerca de cada trabajador, al ser manuales la mayoría de los procesos, las actividades de reclutamiento, selección y adiestramiento se llevan de manera rudimentaria.

Es por ello que se hace evidente que se transforme el sistema de información actual del departamento, con fines de agilizar los procesos de toma decisiones junto a la selección y capacitación del personal, siendo importante desarrollar una planificación coherente de este aspecto para con ello, garantizar que se puedan procesar todos los datos de los trabajadores de la empresa de manera ágil y segura, en este contexto se presenta la planificación para el desarrollo e implementación de un sistema de información adaptado a las características de la organización.  

Etapas de la planificación del sistema de información para el departamento de Recursos Humanos de la empresa Venequip S. A:

1. Inicio del Plan

1.1 Necesidad

Actualmente el departamento de recursos humanos presenta problemas para organizar sus expedientes de personal tanto activo como jubilado, así como las carpetas del banco de elegibles que contienen currículo de diversas personas con profesiones y habilidades específicas, recibidos de manera sistemática,   ya que muchos documentos son archivados de manera incorrecta en otros expedientes, la  recuperación de datos es lenta, ya que se realiza en su mayoría de forma manual afectando los procesos de reclutamiento, selección, adiestramiento, así como las gestiones y trámites de la información personal del trabajador.

Destaca que los datos recabados de los candidatos son insuficientes e irrelevantes para tomar decisiones acerca de procesos de selección, muchos de estos currículo carecen de respaldos que certifiquen la autenticidad de la información reflejada en los mismo, mucha de la data esta desactualizada y el buscar candidatos idóneos es un proceso engorroso porque cada expediente como formato de elegible debe ser consultado de manera física, sin poseer toda la data necesaria, esto se repite en el archivo al recuperar un expediente de trabajador es difícil ubicarlos y obtener suficientes datos del candidato ya sea por perdida de documentos, carecer suficiente información o estar desactualizado.

De allí que la necesidad del departamento es contar con un sistema automatizado que le permita gestionar de manera organizada la información, mantener al día los datos de los candidatos elegibles, facilite el proceso de consulta de los datos de cada trabajador activo, apoye el proceso de reclutamiento, selección y adiestramiento, esto se traduce en contar con una herramienta que les proporcione reportes reales y fidedignos que les permitan desarrollar sus actividades de manera coordinada, beneficiando a la empresa de manera global y a las distintas unidades que solicitan personal idóneo para cumplir sus metas.

1.2 Objetivos

• Optimizar la gestión de información que apoye la toma decisiones sobre los procesos de reclutamiento, selección y adiestramiento del personal actual o futuro de la empresa.
• Contar con una base de datos de candidatos elegibles actualizada que facilite el proceso de toma decisiones.
• Agilizar los procesos de recuperación, organización y difusión de los datos de cada trabajador perteneciente a la nómina de la empresa Venequip S.A.
• Mejorar el proceso de recolección de datos de cada trabajador.
• Aumentar la efectividad de los trámites, garantizando la preservación de los expedientes de cada trabajador.

1.3 Ámbito de acción

Este sistema de información en general involucra al departamento de Recursos Humanos de Venequip, considerando los procesos de organización, consulta y difusión de los expedientes de los trabajadores activos de la empresa, además de los procesos de reclutamiento, selección y adiestramiento mediante  la recopilación  y actualización de los datos precisos e importantes de cada candidato, que facilite el proceso de tomar decisiones, a través de la emisión  de reportes sobre información destacada de cada candidato

2. Información Relevante

"Un Sistema de Información (S.I.) es un conjunto de procedimientos, manuales y automatizados, y de funciones dirigidas a la recogida, elaboración, evaluación, almacenamiento, recuperación, condensación y distribución de informaciones dentro de una organización, orientado a promover el flujo de las mismas desde el punto en el que se generan hasta el destinatario final de las mismas", sus funciones básicas son entrada de datos, le sigue el procesamiento de esos datos y los procesos de apoyo y cierra con la salida que normalmente está relacionada con la generación de reportes de datos que son insumos para la toma decisiones.

Ahora bien dentro de la empresa Venequip S.A, específicamente el departamento de recursos humanos, no cuentan con ningún mecanismo de control especifico, tampoco se conoce la existencia de un plan estratégico que involucre el desarrollo de un sistema informático, de allí que los objetivos y metas no estén registrados de manera formal, predomina en si un modelo de trabajo informal, tampoco se cuenta con un sistema de información que les facilite todos los procesos de gestión de datos, en el pasado se llegó a utilizar un sistema propio pero que fue abandonado desde el 2006,  para disminuir costos operativos desarrollándose en la actualidad todos los procesos de forma manual, lo cual impide procesar solicitudes urgentes y compromete la seguridad y actualización de los datos de los trabajadores y candidatos potenciales a ser contratados.

En este sentido la compañía está consciente que es necesario sobre todo para el departamento de recursos humanos, desarrollar un sistema que les permita dar respuesta  a las necesidades de los diferentes departamentos de talento humano, adecuado para mantener a la empresa en crecimiento, además de gestionar y dar respuesta oportuna y rápida a las solicitudes de información sobre determinado trabajador.

Se establece entonces que hace 10 años se trabajaba con un sistema de información desarrollado por ellos, pero se dejó de utilizar por los costó que implicaba su actualización tanto del sistema operativo como de equipamiento físico, asimismo no tienen definida una planificación acorde con las características de los procesos actuales que son llevados por el departamento que se traduce en una improvisación que afecta la organización y recuperación de expedientes y dificulta el proceso de selección de talento humano adecuado a las características del puesto y unidad solicitante.

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